ما هو الوصف الوظيفي للمساعد الإداري؟
يجب أن يكون هذا هو السؤال الأول الذي تطرحه على نفسك عند البحث وقبل تولي وظيفة كمساعد إداري.
إنهم محترفون يساعدون مديري الشركة وموظفيها وزوارها.
يتطلب الوصف الوظيفي للمساعد الإداري أيضًا التعامل مع جميع التفاعلات والمعاملات بين الشركة والآخرين.
يضمنون أن جميع المهام منتجة ولصالح الشركة.
مع الأخذ في الاعتبار واجباتهم ومسؤولياتهم، هناك مهارات ومؤهلات معينة يجب أن يمتلكها المساعد الإداري.
إذا كنت تريد أن يحقق مساعدك الإداري المهني أهدافك ، فاستخدم دليل الوصف الوظيفي هذا لإنشاء تلك السيرة الذاتية.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لمدير الحالة | الواجبات والمسؤوليات
ماذا يفعل المساعد الإداري؟
يقوم المساعدون الإداريون بتنسيق المهام الإدارية والكتابية اليومية للمنظمة أو المكتب. إنهم يدعمون المديرين والزوار والموظفين لضمان تنفيذ الأنشطة بشكل إيجابي ومنتج.
يتضمن وصف وظيفتهم حجز السفر وجدولة المواعيد والرد على المكالمات الهاتفية.
ما هي واجبات ومسؤوليات المساعد الإداري؟
قد تعتمد واجباتك ومسؤولياتك على صاحب العمل وكذلك على حجم الشركة.
واجبات ومسؤوليات المساعد الإداري لا تقتصر على ما يلي:
1. الرد على المكالمات وتوجيهها إلى المكتب أو الشخص المناسب
يستجيب المساعدون الإداريون للمكالمات ويردون على المتصلين الذين يحتاجون إلى إجابات مباشرة.
لكن قم بإعادة توجيه المكالمات إلى المكتب أو الشخص المناسب عند الضرورة.
2. تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد
يتتبع المساعدون الإداريون جميع الاجتماعات والمواعيد المجدولة ويضمنون عقدها بنجاح.
يقومون بتخطيط وتنظيم وجدولة الاجتماعات أو المواعيد.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لمدير التسويق | الواجبات والمسؤوليات
3. أخذ محاضر مفصلة أثناء الاجتماعات
أثناء الاجتماعات أو المواعيد، يقومون بتدوين محضر تفصيلي للاجتماع.
في بعض الحالات ، قد يقرؤون محضر الاجتماع السابق قبل بدء اجتماع جديد.
4. طباعة وتوزيع رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والرسائل والفاكسات والنماذج
يقوم المساعدون الإداريون بفرز البريد والخطابات والنماذج والمذكرات وتوزيعها على المكتب المناسب للشخص.
كلما كان ذلك ضروريًا ، يقومون أيضًا بكتابة الرسائل والمذكرات والمراسلات الأخرى.
5. عمل ترتيبات السفر والحجز.
يجب على المساعد الإداري اتخاذ جميع ترتيبات السفر اللازمة.
من وسيلة النقل إلى مكان الإقامة ، يجب التخطيط للحجز وحجزه قبل الرحلة أو خلالها.
6. وضع أوامر للحصول على اللوازم المكتبية عند الضرورة
كجزء من الوصف الوظيفي للمساعد الإداري، يقومون بوضع طلبات لجميع اللوازم المكتبية.
يجب تقديم الطلبات وتسليمها قبل نفاد هذه الإمدادات من الشركة.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي للمسؤول | الواجبات والمسؤوليات
اقرأ أيضا:
- الوصف الوظيفي لفني الموجات فوق الصوتية | الواجبات والمسؤوليات
- الوصف الوظيفي لمندوب المبيعات | الواجبات والمسؤوليات
- الوصف الوظيفي لسائق التوصيل | الواجبات والمسؤوليات
- الوصف الوظيفي لصراف البنك | الواجبات والمسؤوليات
- الوصف الوظيفي لباريستا | الواجبات والمسؤوليات
- الوصف الوظيفي لرئيس الأركان | الواجبات والمسؤوليات
بعض المهام الإدارية والكتابية الأخرى التي يتولىها المساعد الإداري هي:
- المساعدة في تخطيط وإعداد التقارير المجدولة.
- تطوير نظام جيد لحفظ السجلات
- تحديث وصيانة سياسات المكتب.
- الاتفاق مع المساعدين الإداريين التنفيذيين وكبار الموظفين على التعامل مع الاستفسارات والطلبات من كبار المديرين.
ما هي المؤهلات التي أحتاجها لأصبح مساعدًا إداريًا؟
قد لا تكون درجة البكالوريوس في الإدارة أو المجالات الأخرى ذات الصلة ماندا ، لكنها مفيدة.
الحد الأدنى من التعليم الذي يجب أن يحصل عليه المساعد الإداري هو شهادة الدراسة الثانوية أو GED.
يمكن لخريجي المدارس الثانوية أن يتدربوا في مدرسة مهنية على معالجة الكلمات والإجراءات المكتبية.
لكن حاملي درجة البكالوريوس يجعلون مساعدي إداريين أفضل في معظم الأوقات.
في كثير من الأحيان ، يفضل أصحاب العمل توظيف أولئك الذين لديهم بضع سنوات من الخبرة في إدارة المكاتب أو العمل كسكرتير.
ما هي المهارات والشخصية التي تناسب مساعد إداري؟
لتنفيذ جميع واجباتك ومسؤولياتك بشكل فعال كما هو مذكور في الوصف الوظيفي للمساعد الإداري الذي قدمه لك صاحب العمل ، هناك بعض المهارات التي يجب أن تمتلكها.
بالنظر إلى الوصف الوظيفي للمساعد الإداري ، إليك بعض تلك المهارات والسمات التي يبحث عنها أصحاب العمل.
1. المهارات التنظيمية
تعد المهارات التنظيمية من بين المهارات الأكثر قيمة التي يجب أن يتمتع بها أي مساعد إداري.
يجب أن تكون قادرًا على الحفاظ على تنظيم نفسك والآخرين بشكل جيد.
2. مهارات الاتصال
يجب أن يمتلك المساعد الإداري الجيد مهارات تواصل ممتازة.
يجب أن تكون قادرًا على التواصل شفهيًا وكتابيًا.
يساعد التواصل الجيد بالكلمات المساعد الإداري على التواصل بشكل جيد مع الزملاء والزائرين.
مهارات الكتابة الجيدة مهمة لأخذ محاضر اجتماعات ذات مغزى وحفظ السجلات.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي للمدير المالي | الواجبات والمسؤوليات
3. مهارات اتخاذ القرار
في مرحلة ما ، أثناء العمل ، قد تضطر إلى اتخاذ قرارات مستقلة.
ولذلك فإن القرار الجيد هو إحدى تلك الصفات التي يجب أن يمتلكها المساعد الإداري.
4. خدمة العملاء المنحى
لا يمكن المبالغة في أهمية مهارات خدمة العملاء الجيدة.
مساعد إداري سيساعد الزوار ويرد على مكالماتهم ؛ أثناء القيام بذلك ، يجب أن تكون لطيفًا.
5. مهارات إدارة الوقت
يجب أن يكون المساعد الإداري الجيد قادرًا على إدارة الوقت بأفضل طريقة ممكنة.
هذه هي الطريقة الوحيدة للحضور وإكمال جميع مهامك بفعالية.
6. القدرة على تعدد المهام
قد لا يكون جميع الأشخاص الذين يقومون بمهام متعددة مساعدين إداريين، ولكن يجب أن يكون جميع المساعدين الإداريين متعددي المهام بشكل جيد.
عندما لا يكون تعدد المهام ممكنًا، يجب عليك تحديد أولويات أنشطتك.
إعطاء الأفضلية للمهام الأكثر أهمية من المهام الأقل أهمية.
أين يعمل المساعدون الإداريون؟
تتطلب العديد من المنظمات دائمًا خدمات مساعد إداري.
يتراوح أصحاب العمل النموذجيون للمساعدين الإداريين من المؤسسات الحكومية إلى الشركات والشركات الخاصة.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لمهندس ميكانيكي | الواجبات والمسؤوليات
كم يتقاضى المساعدون الإداريون؟
يعتمد راتبك أو أجرك كمساعد إداري على صاحب العمل والموقع الجغرافي.
لكن في المتوسط ، يحصل المساعدون الإداريون على 15.42 دولارًا في الساعة ، وفقًا لـ إنديد.
يكسب المساعدون الإداريون الأكثر تعليماً وخبرة ما يصل إلى 32,25 دولارًا في الساعة في الولايات المتحدة.
بصرف النظر عن موقعك الجغرافي وصاحب العمل ، من الواضح أن مؤهلاتك وخبراتك تحدد راتبك أيضًا.
توضح الأرقام أعلاه أن المساعدين الإداريين الأكثر خبرة يكسبون أكثر من زملائهم الأقل احترافًا.
ما الذي يجب أن أدرجه في استئناف المساعد الإداري الخاص بي؟
يبدأ إنشاء سيرة ذاتية جيدة بمعرفة وفهم الوصف الوظيفي للمساعد الإداري.
بعض الأشياء التي قد ترغب في تضمينها هي مهاراتك وخبراتك ومؤهلاتك.
لا تتردد في استخدام هذا الدليل في الوصف الوظيفي للمساعد الإداري لإنشاء سيرة ذاتية احترافية تدعم هدفك.
ما هي بعض الأسئلة لمقابلة عمل مساعد إداري؟
تتضمن بعض الأسئلة التي قد يطرحها القائمون على المقابلة أثناء مقابلة وظيفة مساعد إداري ما يلي:
1. ما هي نقاط قوتك؟
حاول أن تضرب المسمار في رأسك عند الإجابة على هذا السؤال قدر الإمكان.
أخبرهم عن مؤهلاتك وخبراتك ؛ على سبيل المثال ، يمكنك إخبارهم عن دورة Microsoft office التي أكملتها.
باختصار شديد ، يمكنك أيضًا إخبارهم عن الوظائف التي تعاملت معها في الماضي والتي منحت لك بسبب قوتك في مجال معين من الخبرة.
2. كيف تدير الوقت؟
عند الإجابة على هذا السؤال، أخبرهم عن التطبيقات أو الأدوات التي تستخدمها لجعل إدارة الوقت ممكنة.
يمكنك أيضًا إخبارهم أنك تقوم دائمًا بتخصيص الوقت لجميع المهام الموكلة إليك.
وأن تستمر في التركيز على كل مهمة حتى تنتهي منها.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لمدير الحساب | الواجبات والمسؤوليات
3. كيف تتعامل مع رئيس أو زميل أو زائر صعب؟
يهدف هذا السؤال إلى تحليل مهاراتك في حل المشكلات ومعرفة مدى نجاحك في العمل تحت الضغط.
أخبرهم بإيجاز عن تجربة ما دون ذكر الأسماء للإجابة على السؤال.
أخبرهم كيف ساعدتك قدرتك على البقاء هادئًا أثناء المشاكل أو الضغط على العمل بشكل أفضل.
4. ما هو دور المساعد الإداري في المكتب؟
عادةً ما يكون سبب طرح هذا السؤال هو معرفة ما إذا كنت تفهم الوصف الوظيفي للمساعد الإداري.
عند الرد ، لا تتردد في استخدام هذا الدليل في الوصف الوظيفي للمساعد الإداري.
5. ما هو أفضل جزء من أن تكون مساعدًا إداريًا؟
أخبرهم بما تستمتع به أو يعجبك في كونك مساعدًا إداريًا للإجابة على هذا السؤال.
حب العمل يجعلك أكثر إنتاجية.
6. ما هي مناطق ضعفك؟
عند الإجابة على هذا السؤال ، يجب أن تكون متحفظًا جدًا.
الثقة هي أن صاحب العمل الخاص بك لا يتوقع على وجه التحديد أنك مثالي بنسبة 100٪. لذلك فإن قولك ليس لديك ضعف قد يكون كذبة فاضحة.
ولكن بعد ذلك ، عليك أن تجد طريقة للإجابة على هذا السؤال لتجنب استبعادك.
بعض الإجابات التي يمكنك تقديمها هي:
- أنا أهتم كثيرًا بالتفاصيل
- في بعض الأحيان أجد أنه من الصعب أن أترك الأمر حتى أكمل المشروع
- في معظم الأوقات ، أركز كثيرًا على وظيفتي لدرجة أنني أعطي القليل من الوقت لأشياء أخرى.
- أجد صعوبة في قول لا
انقر هنا لمعرفة المزيد عن كيفية شرح هذه النقاط.
هل وظيفة المساعد الإداري مرهقة؟
الحقيقة هي ، نعم ، في بعض الأحيان قد تكون وظيفة المساعد المعترف به مرهقة ومتطلبة.
على الرغم من أن هذا قد لا يكون هو الحال كل يوم ، إلا أن بعض الأيام قد تكون أقل إرهاقًا.
أفضل طريقة للتعامل مع التوتر هي أن تظل متحفزًا وتنظر إلى المواقف العصيبة كفرصة لتحسين مهاراتك.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لمدير العمليات | الواجبات والمسؤوليات
ما هو جدول وبيئة عمل مساعد إداري؟
في كثير من الأحيان ، يعمل المساعدون الإداريون في مكتب.
لا يتطلب أي جزء من الوصف الوظيفي العمل في مجال معين.
قد تضطر إلى مغادرة المكتب فقط إذا كان لديك رسائل أو مهام لتوصيلها إلى منظمات أخرى.
ساعات عمل المساعد الإداري هي 8 ساعات عمل عادية.
ما هي بعض المسميات الوظيفية الأخرى لمساعد إداري؟
لن تستخدم جميع إعلانات الوظائف أو الإعلانات عنوان "مساعد إداري".
بعض العناوين الأخرى التي تعني نفس الشيء هي:
- أخصائي إداري
- منسق إداري
وأيًا كان المسمى الوظيفي المستخدم، فإن الوصف الوظيفي لا يزال هو نفسه.
الخلاصة: دليل الوصف الوظيفي للمساعد الإداري
تم تحسين هذا الدليل الخاص بالوصف الوظيفي للمساعد الإداري جيدًا ويجيب على جميع الأسئلة التي قد تكون لديك.
من فضلك ، لا تتردد في استخدامه للوصول إلى الهدف المنشود.
وظيفة المساعد الإداري جيدة ولا تحتاج إلى شهادة أكاديمية عالية للحصول عليها.
يجب أن يكون هذا عاملاً مشجعًا لترك المدرسة الثانوية.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لمهندس مدني | الواجبات والمسؤوليات
الأوصاف الوظيفية الأخرى:
المراجع:
توصياتنا
