تعد المعرفة الجيدة بالوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي خطوة جيدة نحو أن تصبح مساعدًا تنفيذيًا جيدًا.
يؤدي المساعدون التنفيذيون مجموعة واسعة من المهام الإدارية والكتابية.
يمكن أن تكون وظيفة مرهقة ومتطلبة للغاية ، لكن التجربة تستحق العناء.
الدور مشابه لـ المساعدين الإداريين، الأمناء or مساعد شخصي.
بمعنى أن أدوارهم كلها داعمة. يقدمون الدعم الإداري للأفراد أو الفريق.
لكن الفرق هو أن المساعد التنفيذي هو دور كبير يتم تعيينه لموظف تنفيذي متمرس.
في المؤسسات الصغيرة ، يتداخل الوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي والوصف الوظيفي للمسؤول والمساعد الشخصي.
في مؤسسة أكبر ، هذه كلها مناصب ذات توصيف وظيفي فريد.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لمدير الموارد البشرية | الواجبات والمسؤوليات
ماذا يفعل المساعد التنفيذي؟
المساعدون التنفيذيون هم من موظفي المكاتب العليا الذين يشرفون على عمل موظفي المكتب الآخرين. يقومون بتنسيق ومراقبة الأنشطة التي تساهم في نجاح الشركة بشكل عام.
يقدمون الدعم الإداري للمديرين التنفيذيين أو غيرهم من كبار الموظفين من خلال إجراء البحوث وتحليل الوثائق وتقديم التقارير.
المساعدين التنفيذيين هم جزء لا يتجزأ من أي منظمة ، وعلى هذا النحو ، لا غنى عنهم.
تشمل مسؤوليات المساعد التنفيذي تجميع وتوزيع البريد والمذكرات والرد على المكالمات وتنظيم الاجتماعات والمواعيد.
يبدأ معظم المساعدين التنفيذيين حياتهم المهنية من خلال شغل منصب المساعد الإداري.
بعد سنوات من العمل وتحسين المؤهلات ، يتم ترقيتهم في النهاية إلى منصب مساعد تنفيذي.
يجب أن تكون منظمًا وتمتلك مهارات إدارية ممتازة للنجاح في هذا المسار الوظيفي.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لوكيل السفر | الواجبات والمسؤوليات
ما هي واجبات ومسؤوليات المساعد التنفيذي؟
بعض الواجبات والمسؤوليات الشائعة في التوصيف الوظيفي لمساعد تنفيذي هي:
1. بمثابة جسر بين الموظفين والتنفيذيين
المساعد التنفيذي هو جسر أو نقطة اتصال بين الموظفين والمديرين التنفيذيين والشركاء.
هذا ممكن لأنهم مديرين تنفيذيين لكنهم يعملون بشكل وثيق مع موظفين آخرين.
2. التحكم في تدفق المعلومات
نظرًا لأنها نقطة اتصال بين الموظفين والمديرين التنفيذيين ، فهي أيضًا مسؤولية المساعد التنفيذي لإدارة تدفق المعلومات.
ينقلون المعلومات الضرورية من المديرين التنفيذيين إلى الموظفين والعكس صحيح.
3. إدارة التقويمات التنفيذية
يقوم المساعدون التنفيذيون أيضًا بإدارة التقويم الخاص بمديري المكاتب التنفيذيين المختلفين.
يتتبعون الاجتماعات ويحددون المواعيد.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لمحاسب مساعد | الواجبات والمسؤوليات
4. اتخاذ ترتيبات السفر
كما تقع على عاتق المساعد التنفيذي مسؤولية اتخاذ ترتيبات سفر جديدة للمديرين التنفيذيين.
يجب حجز وسيلة نقل لتكوين احتياطيات فندقية قبل الرحلة.
5. تتبع النفقات اليومية
المساعدين التنفيذيين يحتفظون بسجلات لجميع نفقات المكتب.
بالإضافة إلى إعداد تقارير شهرية وربع سنوية وسنوية.
6. الإشراف على الموظفين الآخرين
كما أنهم يشرفون على الموظفين الآخرين للتأكد من أن جميع العمليات تستخدم أفضل الممارسات.
بعض الواجبات والمسؤوليات الأخرى للمساعد التنفيذي هي:
- خذ دقائق خلال الاجتماعات التنفيذية
- الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى المراسلات الصحيحة.
- نرحب بالزوار وقرر أيضًا ما إذا كان يُسمح لهم بمقابلة المديرين التنفيذيين.
- اطلب اللوازم المكتبية.
- قراءة وتحليل وتوزيع المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني إلى المكاتب الصحيحة.
- وضع الخطط والاستعدادات اللازمة لأحداث المكتب.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لضابط شرطة | الواجبات والمسؤوليات
اقرأ أيضا ؛
- الوصف الوظيفي لفني الموجات فوق الصوتية | الواجبات والمسؤوليات
- الوصف الوظيفي لمندوب المبيعات | الواجبات والمسؤوليات
- الوصف الوظيفي لسائق التوصيل | الواجبات والمسؤوليات
- الوصف الوظيفي لصراف البنك | الواجبات والمسؤوليات
- الوصف الوظيفي لباريستا | الواجبات والمسؤوليات
- الوصف الوظيفي لرئيس الأركان | الواجبات والمسؤوليات
ما هي متطلبات أن تصبح مساعد تنفيذي؟
على عكس السكرتير أو المساعد الإداري ، لا تتطلب وظائف المبتدئين سنوات من الخبرة.
يجب أن يكون المساعدون التنفيذيون المحتملون قد اكتسبوا خبرة في مهام السكرتارية أو المساعد الإداري على مر السنين.
دبلوم المدرسة الثانوية هو الحد الأدنى من المؤهلات الأكاديمية لتصبح مساعد تنفيذي.
لكن معظم المنظمات تفضل توظيف الأفراد الحاصلين على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو المجالات ذات الصلة.
لا توجد شهادات خاصة إلزامية لتصبح مساعد تنفيذي.
لكن الشهادة قد تضيف قيمة إلى سيرتك الذاتية أو محفظتك. وهي متوفرة عبر الإنترنت ولا تستغرق وقتًا طويلاً لإكمالها.
بقدر ما يوظف أرباب العمل الأفراد ذوي الخبرة في المساعدة الإدارية أو غيرها من المجالات ذات الصلة لدور المساعد التنفيذي.
يتم اكتساب معظم الخبرة والثقة في الوظيفة على مر السنين.
يبحث أرباب العمل أيضًا عن الأشخاص ذوي الكفاءة في مجموعة Microsoft Office.
ما هي المهارات والشخصية التي تناسب مساعد تنفيذي؟
في معظم منشورات الوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي ، يبحث أصحاب العمل دائمًا عن أولئك الذين لديهم مهارات معينة.
هذا لأن هذه المهارات تجعل العمل أسهل وأسرع.
بعض المهارات الشائعة في الوصف الوظيفي للمساعدين التنفيذيين هي:
1. مهارات الاتصال
يقوم المساعدون التنفيذيون بالعديد من الأنشطة التي تتطلب مهارات اتصال كبيرة.
من الرد على المتصلين إلى تحديد المعلومات التي يجب تمريرها إلى المديرين التنفيذيين.
لذلك ، يجب أن يكونوا قادرين على التواصل بشكل صحيح كتابيًا ولفظيًا.
2. المهارات الشخصية
يجب على المساعدين التنفيذيين أيضًا تطوير علاقات جيدة مع الموظفين وأصحاب المصلحة.
هذا لا يزال يساعدهم على تعزيز ظروف وعلاقات عمل أفضل.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لمدير المطعم | الواجبات والمسؤوليات
3. المهارات التنظيمية
تعتبر مهارات المنظمة ذات صلة عند ملء المستندات ، والاحتفاظ بالسجلات ، وتنفيذ العديد من الواجبات الأخرى.
لذلك يجب تنظيم كل مساعد تنفيذي جيد في جميع الأوقات.
4. مهارات خدمة العملاء
المساعدون التنفيذيون يستجيبون للمكالمات ويرحبون بالزوار أيضًا.
نتيجة لذلك ، يجب أن تكون موجهة نحو العملاء.
لأن معاملة الزبون أو الزائر بشكل خاطئ قد يؤدي إلى ضياعهما إلى الأبد.
5. تعدد المهام
من الجيد أن يتمكن المساعد التنفيذي من القيام بأكثر من شيء في نفس الوقت.
نظرًا لأنه يجعل العمل أسرع ، يمكن أن تقوم الشركة بمزيد من المهام في غضون فترة زمنية محدودة.
ولكن ، عندما يكون تعدد المهام مستحيلاً ، فإن إعطاء الأولوية للأنشطة هو أفضل بديل.
يجب إعطاء الأفضلية للمهام الأكثر أهمية وإلحاحًا ، بينما لا ينبغي ترك المهام الأقل إلحاحًا.
6. مهارات إدارة الوقت
تتمثل إحدى مسؤوليات المساعد التنفيذي في مساعدة المديرين التنفيذيين الآخرين على إدارة وقتهم.
نتيجة لذلك ، يجب أن يكون المساعدون التنفيذيون مديري الوقت المناسبين.
ليس فقط للمديرين التنفيذيين الآخرين ولكن لأنفسهم أيضًا.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لمهندس شبكات | الواجبات والمسؤوليات
7. التقدير
هذا الدور هو دور تنفيذي. لذلك ، يمكنهم الوصول إلى المعلومات الحساسة.
لذلك يجب أن يكون المساعدون التنفيذيون منفصلين وسريين.
8. مهارات القيادة
يجب أن يكون المساعدون التنفيذيون أيضًا قادة جيدين للقيام بواجباتهم بشكل صحيح.
يجب أن يمتلكوا ويظهروا سمات القيادة الجيدة عند التعامل مع الموظفين.
9. مهارات حل المشكلات
أخيرًا ، يجب أن يقوم المساعدون التنفيذيون أيضًا باستكشاف الأخطاء وإصلاحها.
يجب أن يكونوا قادرين على التفكير النقدي كلما ظهرت مشاكل.
أين يعمل المساعدون التنفيذيون؟
واجب المساعد التنفيذي أمر لا غنى عنه عمليا في كل منظمة.
بعض أرباب العمل النموذجيين للمساعدين التنفيذيين هم:
- المدارس
- المستشفيات
- المنظمات الحكومية
- الفنادق
- مراكز ترفيهية
- الشركات المصنعة
لكن الحاجة إلى مساعد تنفيذي تعتمد على حجم الشركة.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لطبيب نفساني شرعي | الواجبات والمسؤوليات
ما الذي يجب تضمينه في استئناف مساعد تنفيذي؟
وفقًا سيرتي الذاتية المثالية، هناك أربع خصائص للسيرة الذاتية الجيدة لمساعد تنفيذي.
1. ملخص
يجب أن يبرز الملخص ما يلي:
- مهارات
- قوة
- الإنجاز
يجب أن تتماشى هذه المعلومات مع ما يناسب المساعد التنفيذي.
يجب إبرازها باستخدام عبارات أو جمل قصيرة. مثال: "مساعد تنفيذي موجه نحو العملاء يتمتع بخبرة 6 سنوات في العمل مع كبار المديرين التنفيذيين المحترفين".
2. المهارات
إلى جانب القدرات الإدارية ، يجب أن يتمتع المساعد التنفيذي بمهارات استراتيجية.
بعض هذه المهارات تشمل:
- مهارات التواصل
- مهارات تنظيمية
- حرية التصرف
- مهارات القيادة
- مهارات ممتازة
- حل مشكلة
من المهم ذكر هذه المهارات في سيرتك الذاتية. تم توضيح أهميتها في الوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي أعلاه.
حتى أثناء المقابلات ، من الضروري دائمًا الرجوع إليهم.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي للتكنولوجيا البيطرية | الواجبات والمسؤوليات
3. خبرة
يجب أن يحتوي هذا القسم على بعض مساهماتك في نجاح الشركة أو المهام المحددة.
الآن ، أعلم أن هذه يمكن أن تكون رسالة طويلة. ومع ذلك ، عليك أن تجعلها عبارة قصيرة أو جملة بذكاء.
أنا لا أقول أنه يجب عليك كتابتها كقائمة ، لا!
على سبيل المثال ، "ابتكرت طريقة جديدة وأفضل للاحتفاظ بالسجلات جعلت من السهل انتقاؤها عند الحاجة لأغراض مرجعية".
4. الخلفية التعليمية
على الرغم من أن الشهادات الأكاديمية ليست إلزامية للتأهل لوظيفة كمساعد تنفيذي ، إلا أنها مفيدة.
لذلك ، إذا كان لديك أي شكل من أشكال الشهادات الأكاديمية ، فقم بتضمينها في سيرتك الذاتية.
يفضل درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال والإدارة أو غيرها من المجالات ذات الصلة.
ما مقدار ما يربحه المساعدون التنفيذيون؟
في المتوسط ، يكسب المساعدون التنفيذيون في الولايات المتحدة ما يصل إلى 59,340،XNUMX دولارًا سنويًا.
يكسب المساعدون التنفيذيون الأقل خبرة والمؤهلين حوالي 24,690،XNUMX دولارًا سنويًا.
في حين أن زملائهم الأكثر خبرة أو مؤهلين قد يكسبون ما يصل إلى 64,230 دولارًا سنويًا
يكسب 10 ٪ الأدنى من المتوسط 24,690،10 دولارًا ، بينما يكسب أعلى 64,230 ٪ ما يصل إلى XNUMX،XNUMX دولارًا سنويًا.
قد تختلف هذه الأرقام اعتمادًا على ما يلي:
- الموقع الجغرافي
- العمل الحالي
- حجم وقطاع الشركة.
يمكنك معرفة أن المساعدين التنفيذيين الأكثر خبرة يكسبون أكثر من زملائهم.
هل المساعد التنفيذي وظيفة مرهقة؟
نعم ، يمكن أن تكون وظيفة المساعد التنفيذي مرهقة وشاقة للغاية.
قد تضطر إلى العمل بعد الوصف الوظيفي في بعض المواقف.
يجب عليك أيضًا التزام الهدوء تجاه الموظفين الآخرين والعالم في مواجهة تحدٍ أو أزمة.
لكن التجربة تستحق العناء. المهارات والشخصية التي يشربها التوتر بشكل غير مباشر تستحق كل هذا العناء.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي للطبيب البيطري | الواجبات والمسؤوليات
ما هي بيئة العمل والجدول الزمني لمساعد تنفيذي؟
يعمل المساعدون التنفيذيون عادةً في المكاتب ويتفاعلون مع الزوار والموظفين والمديرين التنفيذيين الآخرين.
إنهم يعملون في غضون ساعات وأيام العمل العادية.
كلما لزم الأمر ، قد يضطرون إلى تمديد ساعات العمل.
هل المساعد التنفيذي وظيفة مسدودة؟
لا ، وظيفة المساعد التنفيذي ليست وظيفة مسدودة.
بعد أن أصبحت مساعدًا تنفيذيًا ، هناك العديد من الأدوار أو المناصب المثيرة الأخرى التي يمكنك الترقية إليها.
بعض هذه المواقف تشمل:
- المدير العام
- مدير المشروع
- مدير / منسق الموارد البشرية
- منسق خدمة العملاء
- شريك مبيعات
- مساعد إداري تنفيذي
- مساعد قانوني
لذلك ، بعد بضع سنوات من العمل كمساعد تنفيذي ، يرجى الانتقال إلى أي من هذه الوظائف.
الخلاصة: دليل الوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي
على الرغم من أن هذا الدليل الخاص بالوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي قد تمت كتابته مع وضع المساعدين التنفيذيين المحتملين في الاعتبار ، إلا أنه يعد أيضًا نموذجًا جيدًا لإنشاء وظيفة شاغرة.
يلعب المساعدون التنفيذيون دورًا حيويًا في كل منظمة.
لذلك ، يجب على أصحاب العمل توخي الحذر لتوظيف الأيدي القادرة أثناء العمل.
اقرأ المزيد: الوصف الوظيفي لموظف القرض | الواجبات والمسؤوليات
وصف وظيفي آخر:
المراجع:
توصياتنا
