الوصف الوظيفي لمدير المكتب | الواجبات والمسؤوليات

إذا كنت تبحث عن دليل مفصل لوصف وظيفة مدير مكتب ، فهذه المقالة مُحسّنة جيدًا لك.

هذا لأنه يجيب على كل سؤال قد يكون لدى الموظفين أو الأفراد الباحثين عن وظيفة مدير مكتب.

كجزء من الوصف الوظيفي لمدير المكتب، تقع على عاتقه مسؤولية التأكد من التدفق السلس للأنشطة في المنظمة.

يساعد مدير المكتب في الإشراف على الموظفين الآخرين ويضمن أنهم يعملون في أفضل حالاتهم.

بالإضافة إلى ذلك ، قد يُطلب منه تقديم تقرير إلى المساعد التنفيذي أو رئيس القسم.

يشغل مدير المكتب منصبًا حيويًا للغاية في المؤسسة.

لذلك، أثناء التوظيف، يجب على أصحاب العمل التأكد من توظيف شخص قادر.

ما هو-وصف-الوظيفة-الواجبات-المسؤوليات-والعمل-الأنشطة-لضابط-مدير

ما هي واجبات ومسؤوليات مدير المكتب؟

واجبات ومسؤوليات مدير المكتب على سبيل المثال لا الحصر ، ما يلي.

إصلاح المواعيد والاجتماعات.
صيانة البيئة المكتبية واستدعاء الإصلاح عند الضرورة.
يعمل بشكل وثيق مع الموارد البشرية لضمان تحديث سياسات المكتب ودعمها بشكل صحيح.
التأكد من تسجيل جميع النفقات المكتبية بشكل مناسب.
تفاوض على السعر مع البائعين والعملاء ومقدمي الخدمات.
إدارة ميزانية المكتب، والاستفادة منها بالشكل الصحيح.
تفاوض مع موردي إدارة المرافق الآخرين ، مثل الأمان.
إصدار الاستفسارات عند الضرورة.
حل مشاكل أو مشاكل المكتب.
الإشراف على الموظفين الآخرين.
يضمن التنظيم والسلامة في المكتب.
المسؤول عن الصيانة والبريد. الشحن والمهمات والإمدادات والمعدات والفواتير.
الاتصال بقسم تكنولوجيا المعلومات بشأن المعدات المكتبية.
حافظ على علاقة جيدة مع البائعين ومقدمي الخدمات وعقود إيجار المكاتب.
تقييم جميع المشاريع التي تم تنفيذها وقياسها أيضًا وفقًا لمعايير المكتب.
تعيين المهام للموظفين المبتدئين والتأكد من تنفيذها بفعالية.
تحديث سياسات المكتب.
توظيف وتدريب الموظفين المعينين حديثا.
يلعب دورًا حيويًا في تخطيط وتنفيذ الأحداث المكتبية.
تقديم طلبات اللوازم المكتبية عند الحاجة.

قد تختلف واجباتك ومسؤولياتك كمدير مكتب حسب حجم الشركة وصاحب العمل.

في بعض المنظمات، يتم دمج دور مدير المكتب مع بعض المكاتب الأخرى.

تشمل هذه المكاتب:

مساعد الموارد البشرية
أمين سر المجلس
مدير المرافق
الإدارة

هذه المجموعات هي من حيث الدور أو الواجبات.

ما هي المؤهلات التي أحتاجها لأصبح مدير مكتب؟

درجة البكالوريوس مفيدة. الجميل في الأمر أن منصب مدير المكتب مفتوح للخريجين في أي مجال.

على الرغم من أن معظم أصحاب العمل لا يلزمون مدير المكتب بالحصول على درجة علمية.

بدلاً من ذلك ، ابحث عما يلي:

الكفاءة في مجموعة مايكروسوفت أوفيس
خبرة في إدارة المكاتب
إدارة وقت رائعة ومهارات تعدد المهام.
فهم المحاسبة والبيانات وممارسة الإدارة الإدارية.
المعرفة بإدارة الموارد البشرية.
فهم إدارة الأعمال.
إبقاء الإدارة على علم بجميع تحديثات المكتب

على الرغم من ذلك ، ستكون درجة البكالوريوس في إدارة الموارد البشرية مفيدة.

مثل أي وظيفة أخرى هناك ، يفضل معظم أصحاب العمل توظيف من لديهم مستوى من الخبرة.

ما هي المهارات والشخصية التي تناسب مدير المكتب؟

بعض المهارات التي يبحث عنها أصحاب العمل عند توظيف المديرين أو تعيينهم هي:

1. مهارات الاتصال

بالنسبة لشخص ترتبط واجباته ومسؤولياته كثيرًا بالعمل مع الآخرين.

من الضروري توصيل جميع جوانب عملك بشكل مناسب وصحيح.

2. مهارة التنظيم

يجب أن يكون مدير المكتب الجيد قادرًا على تنظيم الأشياء.

يجب أن تكون قادرًا على تنظيم نفسك بشكل صحيح ، والموظفين المبتدئين ، والمكتب بشكل عام.

3. صنع القرار

القدرة على اتخاذ قرارات جيدة أمر ضروري لمدير المكتب.

بصفتك مدير مكتب ، قد يُطلب منك اتخاذ قرارات أساسية عدة مرات.

قد تشمل هذه الأوقات عند تعيين الموظفين وأيضًا عند حل النزاعات.

4. مهارة التعامل مع الآخرين

يجب أن تكون قادرًا على الحفاظ على علاقة جيدة.

ليس فقط مع الإدارة ولكن أيضًا مع الموظفين المبتدئين والموردين ومقدمي الخدمات.

5. حل المشكلات

يجب أن يكون المدير الجيد قادرًا أيضًا على التعامل مع المشكلات التي قد تنشأ أثناء العمل.

يجب التعامل مع المشاكل بطريقة لا تخرج عن نطاق السيطرة.

6. إدارة الوقت

من هذه المقالة حول الوصف الوظيفي لمدير المكتب ، يمكنك إخبار المدير أن لديه الكثير ليفعله.

لإكمال جميع المهام ، كمدير جيد ، يجب أن تكون قادرًا على إدارة الوقت بشكل فعال.

7. النزاهة

لقد عهدت لك الإدارة بقدر كبير من المدير.

يجب أن تكون مخلصًا في جميع الأوقات. وبقدر الإمكان، ضع المكتب أولاً.

8. مرونة

يجب أن يكون مدير المكتب الجيد قادرًا على العمل بفعالية بغض النظر عن ظروف العمل.

9. وضع الميزانية

كمدير جيد، يجب أن تكون قادرًا على العمل ضمن ميزانية معينة.

يجب أن تكون قادرًا على التفاوض بشكل مناسب للحصول على أفضل الخدمات بتكلفة معقولة.

10. الإشراف

يجب أن يكون المدير الجيد قادرًا على الإشراف على الموظفين الآخرين بشكل صحيح

يجب أن تحصل على التفاصيل أثناء الإشراف.

وتأكد من أنه حتى أثناء قيام الموظفين المبتدئين بمسؤولياتهم بشكل جيد ، فإنهم يعاملون جيدًا ويتم الاعتناء بهم.

11. القيادة

المديرين لديهم موظفين تحت إشرافهم ويجب أن يمتلكوا المهارات القيادية اللازمة.

أين يعمل مديرو المكاتب؟

تتطلب جميع المؤسسات التي لديها عدد قليل من الموظفين خدمات مدير مكتب.

بعض من كبار أصحاب العمل هم:

المستشفيات
البنوك
السوبر ماركت
المدارس
منظمات غير حكومية
المنظمات الحكومية
الشركات الخاصة

هناك الكثير من المنصات التي يتم الإعلان عن الوظائف عليها.

كم يكسب مديرو المكاتب؟

قد تحدد بعض العوامل أجر مدير المكتب.

تشمل هذه العوامل:

الموقع:
نوع الشركة
حجم الشركة
العمل الحالي
المؤهل العلمي

يمكن لأصحاب العمل أيضًا أن يدفعوا لمديري المكاتب الذين لديهم خبرة أكثر من أولئك الذين ليس لديهم خبرة.

في المتوسط ، يكسب مدير المكتب 51,085،XNUMX دولارًا سنويًا في الولايات المتحدة.

وبطبيعة الحال، هذا الرقم يختلف في بلدان أخرى.

ما الذي يجب أن أدرجه في الوصف الوظيفي لمدير المكتب الخاص بي؟

عند وضع إعلانات لمدير مكتب، إليك قائمة بالأشياء التي يجب عليك توضيحها:

المؤهلات التي تحتاجها.
كم عدد سنوات الخبرة المتوقعة.
المهارات التي تحتاجها
الأجر (اختياري)

سيساعدك هذا الدليل الخاص بالوصف الوظيفي لمدير المكتب على إنشاء إعلان مثالي.

يجب على الأفراد الذين يبحثون عن وظيفة مدير أن يذكروا أيضًا مؤهلاتهم وخبراتهم ومهاراتهم بوضوح في سيرتهم الذاتية.

الخلاصة: دليل الوصف الوظيفي لمدير المكتب

أعتقد أن هذا المقال قد أجاب على جميع الأسئلة الممكنة.

إذا كان لديك المزيد من الأسئلة ، اترك تعليقًا.

نظرة جيدة على إنشاء إعلانك أو سيرتك الذاتية إذا كنت صاحب عمل أو موظفًا ، على التوالي.

دليل الوصف الوظيفي الآخر:

الوصف الوظيفي لمدير المكتب | الواجبات والمسؤوليات

ما هي واجبات ومسؤوليات مدير المكتب؟

ما هي المؤهلات التي أحتاجها لأصبح مدير مكتب؟