الوصف الوظيفي لموظف الاستقبال | الواجبات والمسؤوليات

موظف الاستقبال هو أول شخص تقابله على الفور عند دخول أي منظمة. نتيجة لوصفهم الوظيفي ، يبدو أنهم دائمًا أنيقون وذكيون.

وظيفة الاستقبال ممتعة للغاية لأنك تقابل العديد من الأشخاص يوميًا. ويمكنك أيضًا الرد على الكثير من المكالمات الهاتفية.

لذلك لن تشعر بالملل في أي وقت من اليوم.

ربما قرأت هذا المقال لأنك تريد العمل كموظف استقبال.

أو أنك صاحب عمل يحتاج إلى قالب للوصف الوظيفي لموظف الاستقبال.

أيًا كانت الفئة التي تنتمي إليها ، تجيب هذه المقالة على السؤال ، "ما هو الوصف الوظيفي لموظف الاستقبال؟"

ماذا يفعل موظف الاستقبال؟

بصفتك موظف استقبال ، ستكون أول نقطة اتصال في أي منظمة. ستكون مسؤولاً عن الترحيب بالضيوف الذين يزورون المنظمات.

ستقوم أيضًا بأداء العديد من المهام الإدارية في جميع أنحاء المنظمة والتأكد من حسن سير جميع أنشطة مكتب الاستقبال.

لكي تكون موظف استقبال جيد ، يجب أن تبدو دائمًا سعيدًا ولطيفًا وأن تعرف كيف تعمل جيدًا تحت الضغط.

واجبات ومسؤوليات موظف الاستقبال

واجبات موظف الاستقبال هي كما يلي. وإن لم يقتصر على هذا.

تحية وترحيب زوار المنظمة.
ساعد الزائرين على التنقل في المؤسسة من خلال توجيههم إلى الشخص أو المكتب المناسب.
الرد على المكالمات الواردة وتوجيهها إلى المكتب الصحيح.
توفير المعلومات الضرورية والصحيحة للأفراد عبر المكالمات أو المحادثة الجسدية.
الحفاظ على الأمن الأمثل في المنظمة من خلال مراقبة من يدخلون ويخرجون وإصدار شارة زائر عند الضرورة.
سجل مناسبًا لجميع زوار الشركة يوميًا.
اطلب المستلزمات الضرورية لمكتب الاستقبال واحتفظ بسجل للمخزون.
تأكد من تحديث التقويمات وجدولة الاجتماعات.
ترتيب الرحلات الرسمية اللازمة وحجز الإقامة.
قم بإعداد القسائم
الاحتفاظ بسجلات محدثة لجميع نفقات المكتب.
أداء واجبات مكتبية أخرى مثل الطباعة والتصوير والطباعة والفاكس.
استلام وتوزيع شحنات المكتب على المكتب أو الشخص المناسب.
إعلان الزائرين للمكتب أو الشخص المناسب.
تأكد من حضور الزوار في غرفة الانتظار جيدًا.

قد تكون واجباتك ومسؤولياتك أكثر أو أقل اعتمادًا على المنظمة التي تعمل بها.

لكن هذه هي المسؤوليات الأساسية لموظف الاستقبال بغض النظر عن صاحب العمل.

ما هي المهارات والشخصية التي تناسب موظف الاستقبال؟

إن الترحيب الذي يتلقاه الضيف فور دخوله في منظمة يقطع شوطًا طويلاً نحو تحديد تصوره عن الشركة.

لذلك قبل تولي وظيفة موظف استقبال ، أو توظيف أحدهم ، إليك بعض المهارات أو السمات الشخصية التي يجب التحقق منها.

1. الاهتمام بالتفاصيل

يجب أن يكون موظف الاستقبال الجيد قادرًا على الاهتمام بكل التفاصيل الدقيقة. سيمكنك ذلك من القيام بكل مهمة دون ترك أي شخص بالخارج ، وكذلك الحفاظ على الأمن في جميع الأوقات.

2. القدرة على تعدد المهام

مسؤولية موظف الاستقبال عديدة وكلها مهمة. يجب أن يكون موظف الاستقبال قادرًا على القيام بأكثر من شيء في وقت واحد دون ارتكاب أخطاء.

3. البهجة في جميع الأوقات

بصفتك موظف استقبال ، ستكون أول شخص يلتقي به كل زائر فور دخوله إلى المنظمة. لذلك ، يجب أن تكون مبتهجًا وتعبر عن السعادة في جميع الأوقات.

4. مهارات اتصال كبيرة

يجب أن يكون موظف الاستقبال فصيحًا في اللغة الإنجليزية أو أي لغة مطلوبة. يجب أن تكون أيضًا قادرة على التواصل بشكل صحيح مع الضيف والموظفين الآخرين بشكل فعال.

5. الكفاءة في MS Office Suite

من المفيد لموظف الاستقبال معرفة كيفية استخدام Microsoft office بشكل صحيح. لأنها قد تحتاج إلى استخدامه لحفظ السجلات.

6. مهارات خدمة العملاء الجيدة

يجب أن يكون موظف الاستقبال مهذبًا ومهذبًا في إجراء المحادثات ، سواء عبر المكالمات الهاتفية أو المحادثة الجسدية.

ما هي المؤهلات المطلوبة لتصبح موظف استقبال؟

ليس من الضروري الحصول على درجة البكالوريوس قبل تولي وظيفة موظف استقبال.

فيما يلي قائمة ببعض المؤهلات التي تجعلك في حالة توتر.

الموقف والمظهر الاحترافي في جميع الأوقات.
الكفاءة والشهادة في مكتب السيدة
مهارات جيدة في الكتابة والتواصل اللفظي
القدرة على استخدام آلات معينة مثل آلات التصوير والفاكس والطباعة.
مهارات إدارية جيدة في تعدد المهام والوقت.
مهارات رائعة في رعاية العملاء.
شهادة الثانوية العامة.
خبرة في العمل كموظف استقبال أو مدير مكتب استقبال.

أين يعمل موظفو الاستقبال؟

عمليًا ، تتطلب كل شركة ومنظمة ، بطريقة أو بأخرى ، خدمة موظف استقبال.

بعض هذه المنظمات تشمل:

المنظمات الحكومية
الشركات المملوكة للقطاع الخاص
المنظمات غير الحكومية أو الربحية
سوبر ماركت
مكاتب دينية
الشركات

كم يكسب موظفو الاستقبال في السنة؟

وفقًا لموقع totaljobs.com ، يبلغ متوسط راتب موظف الاستقبال حوالي 19,000 ألف دولار في السنة.

قد يعتمد راتب موظف الاستقبال أيضًا على الموقع وخبرة العمل والمؤهلات وصاحب العمل.

موظف استقبال في البلدان الأكثر تقدما يكسب أكثر من أولئك في البلدان الأقل نموا.

ما الذي يجب أن أدرجه في وظيفة موظف الاستقبال الخاصة بي؟

عندما تقوم بإدراج وظيفة موظف استقبال ، يجب عليك تضمين جميع الواجبات والمسؤوليات التي تتوقعها من موظفك.

يجب عليك أيضًا تضمين المؤهلات والمهارات اللازمة التي تتوقع أن يمتلكها الموظف

استخدم المعلومات الواردة في هذه المقالة لسرد الواجبات والمهارات والمؤهلات التي يجب أن يقوم بها موظف الاستقبال الذي تنوي توظيفه ويكون لديه على التوالي.

ما هي بعض الأسئلة التي يجب طرحها خلال مقابلة عمل موظف استقبال؟

يجب أن تكون الأسئلة متزامنة مع متطلبات وظيفة المنظمة.

نظرًا لأن واجبات ومؤهلات موظف الاستقبال متشابهة ، فإليك بعض الأسئلة التي يمكن طرحها.

كيف تتعامل مع العملاء المقنعين؟
كيف يمكن استخدام التكنولوجيا للتعامل مع المهام الإدارية؟
أثناء تحضير غرفة اجتماعات للاجتماع ، يأتي العميل ويرن الهاتف في نفس الوقت. كيف تحدد أولويات هذه المهام؟
عندما يطلب منك المدير تحديد موعد اجتماع ، ما هي بعض الاستفسارات التي يجب إجراؤها لجدولته بشكل مناسب ليناسب أنشطته؟.