Das Kennen und Verstehen Ihrer Stellenbeschreibung als persönlicher Assistent ist der erste Schritt auf dem Weg zu einem guten PA.
Falls Sie es nicht wissen, PA ist eine Kurzform für persönliche Assistenz.
Aber PA kann auch körperliche Assistentin bedeuten. Bitte beachten Sie, dass in diesem Zusammenhang immer, wenn Sie das Wort PA sehen, es persönliche Assistentin bedeutet.
Die Stellenbeschreibung eines persönlichen Assistenten zielt ausschließlich darauf ab, Ihrem Arbeitgeber dabei zu helfen, seine Zeit besser zu verwalten.
Ein persönlicher Assistent arbeitet als Unterstützung für Senioren oder eine Position in einer Organisation.
Oft müssen die Menschen, mit denen Sie zusammenarbeiten, ihre Privatsphäre aufgeben. Deshalb müssen Sie immer wissen, was vertraulich ist, und es so halten.
Viele Menschen wissen das nicht, aber es gibt verschiedene Arten von persönlichen Assistenten.
Die verschiedenen Arten werden in diesem Leitfaden zur Stellenbeschreibung eines PA erläutert.
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Was macht ein persönlicher Assistent?
Persönliche Assistenten erledigen Verwaltungs- und Büroaufgaben für oder im Namen einer Person.
Diese Personen sind in der Regel Führungskräfte oder leitende Angestellte in privaten oder kommerziellen Organisationen.
Die PA muss administrative Funktionen übernehmen und der Exekutive mehr Zeit geben, um strategischere und kritischere Aufgaben auszuführen.
Manchmal arbeitet ein PA für eine wohlhabende Familie oder Einzelpersonen und nicht unbedingt für einen leitenden Angestellten.
In solchen Fällen kann die Stellenbeschreibung geringfügig variieren.
Das Dienstalter in der Rolle eines persönlichen Assistenten hängt von der Art der Organisation oder Person ab, für die Sie arbeiten.
In einigen Organisationen ist ein persönlicher Assistent dasselbe wie ein Assistent der Geschäftsführung.
In anderen Fällen unterscheiden sie sich jedoch, und die Rolle des Assistenten der Geschäftsleitung ist eher eine höhere Rolle.
Was sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines persönlichen Assistenten?
Zur Stellenbeschreibung eines persönlichen Assistenten gehört, dass er bestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten wahrnimmt.
In einigen Organisationen übernimmt ein persönlicher Assistent auch die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Administrators.
In anderen kann ein Administrator nach einigen Jahren Arbeit zu einem persönlichen Assistenten befördert werden.
1. Als erster Ansprechpartner fungieren
Ein PA muss Anrufe entgegennehmen, E-Mails sortieren und im Namen der Führungskraft darauf antworten.
Aus diesem Grund ist es unerlässlich, über gute Kundendienstfähigkeiten zu verfügen.
2. Tagebücher verwalten
Die Stellenbeschreibung eines persönlichen Assistenten erfordert die Aufzeichnung von Ereignissen.
Sie bereiten Termine und Veranstaltungen vor und organisieren diese.
3. Machen Sie Reisetermine
Eine PA trifft die notwendigen Reisevorbereitungen.
Von der Buchung der Transportmittel bis zur Reservierung von Hotelbuchungen bei Bedarf.
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4. Erinnern Sie den Vorstand an bevorstehende Aktivitäten
Ein PA muss die Führungskraft auch an die Aktivitäten des Tages und anstehende Ereignisse erinnern.
Aus diesem Grund entwickelt eine gute PA eine gute Methode, um den Kalender im Auge zu behalten.
Einige weitere Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines persönlichen Assistenten sind:
- Datenbank- und Abfüllsystemverwaltung
- Führen Sie Aufzeichnungen über die Ausgaben.
- Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben, die im Auftrag der Führungskraft ausgeführt werden, unter Verwendung bewährter Verfahren ausgeführt werden.
- Stellen Sie sicher, dass Standards und Richtlinien eingehalten werden.
- Bereiten Sie den Konferenzraum für Präsentationen und Mitarbeiterversammlungen vor und organisieren Sie ihn.
- Erstellen Sie Berichte und Präsentationen.
Persönliche Assistenten können im Auftrag der Führungskraft auch einige häusliche Besorgungen erledigen.
Ein PA, der zu Hause oder für eine Familie arbeitet, ist auch dafür verantwortlich, dass alle Haus- und Haushaltspflichten ordnungsgemäß ausgeführt werden.
Sie können auch für die Einstellung, Beaufsichtigung und Entlassung von Haus- oder Haushaltsangestellten zuständig sein.
In den meisten Fällen wird ein PA zur rechten Hand seines Arbeitgebers
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Was sind die Voraussetzungen, um ein persönlicher Assistent zu werden?
In einigen Organisationen ist ein persönlicher Assistent eine Einstiegsrolle. Daher sind keine Erfahrungen erforderlich.
Einige Jahre Erfahrung in anderen Organisationen sind erforderlich, und die Bezahlung kann höher sein.
Und anders als bei anderen Berufsbildern ist kein formaler akademischer Abschluss zwingend oder ein Standard.
Aber natürlich ziehen es die meisten Arbeitgeber vor, gut ausgebildete Mitarbeiter zu beschäftigen
Die typische Voraussetzung für die Tätigkeit als persönlicher Assistent ist ein High-School-Abschluss/GED.
Die meisten Arbeitgeber bevorzugen einen Associate Degree.
Ein sicherer Umgang mit Microsoft Office gehört ebenfalls zu den Voraussetzungen. Manchmal ziehen es Arbeitgeber vor, Personen mit einem gültigen Führerschein einzustellen.
In der Stellenbeschreibung einer Vorlage oder Stellenausschreibung für einen persönlichen Assistenten geben einige Organisationen deutlich an, dass sie Hochschulabsolventen bevorzugen.
In diesem Fall ist ein Bachelor-Abschluss in Human Resources, Management, Public Relations oder ähnlichen Bereichen erforderlich.
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Welche Fähigkeiten und Persönlichkeit passen zu einem persönlichen Assistenten?
Um die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines persönlichen Assistenten zu erfüllen, sind hier einige der Fähigkeiten, die Sie besitzen müssen.
1. Remanenter Speicher
Ihr Arbeitgeber ist bereits mit so vielen strategischen und wichtigen Aufgaben belastet und darauf angewiesen, dass Sie ihn oder sie immer an bevorstehende Ereignisse oder Aktivitäten erinnern.
Daher sind Sie als PA davon ausgenommen, Wege zu entwickeln, um Zeit, Aktivitäten und Termine im Auge zu behalten.
2. Kommunikationsfähigkeiten
Persönliche Assistenten sollen wissen, wie man effektiv kommuniziert.
Sie sollten in der Lage sein, sich schriftlich oder mündlich gut zu verständigen.
Wie Sie wissen, gehört zur Kommunikation auch Sprechen und Zuhören.
Um als PA erfolgreich zu sein, müssen Sie ein guter Zuhörer sein.
3. Kundendienstfähigkeiten
Die Verantwortung für das Annehmen von Anrufen und das Beantworten von E-Mails erfordert eine gute Kundenorientierung.
Daher sollte ein guter PA über Kundendienstfähigkeiten verfügen. Und stellen Sie sie bei Bedarf aus.
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4. Zwischenmenschliche Fähigkeiten
Wie arbeitet man als persönlicher Assistent einer Führungskraft, ohne eine gute Arbeitsbeziehung zu ihr aufzubauen?
Ein PA muss eine sehr gute professionelle Beziehung zu seinem Chef aufbauen.
5. Diskret und vertrauenswürdig
Wie ich bereits sagte, geben Arbeitgeber, die mit einer PA zusammenarbeiten, dafür ein gewisses Maß an Privatsphäre auf.
Als solcher müssen Sie als PA diskret und vertrauenswürdig sein.
Man muss wissen, was vertraulich ist, und es auch so halten.
Wo arbeiten Persönliche Assistenten?
Die meisten leitenden Angestellten, Bürger und Prominenten benötigen immer die Dienste eines persönlichen Assistenten.
Daher gibt es viele Jobmöglichkeiten und Perspektiven für sie.
Zu den typischen Arbeitgebern persönlicher Assistenten gehören:
- Öffentliche Organisationen
- Private Organisation
- NGOs
Die meisten Arbeitgeber suchen einen PA direkt oder über Personalagenturen.
Daher werden Stellen für persönliche Assistenten in Jobbörsen, Personalagenturen und Zeitungen ausgeschrieben.
Wie viel verdienen Personal Assistants?
In den Vereinigten Staaten beträgt das durchschnittliche Gehalt eines persönlichen Assistenten etwa 26,350 US-Dollar pro Jahr.
Weniger erfahrene und qualifizierte PAs können etwa 19,000 US-Dollar pro Jahr verdienen.
Beachten Sie, dass erfahrene, qualifizierte persönliche Assistenten jährlich bis zu 43,000 US-Dollar verdienen.
Diese Zahlen zeigen Ihnen, dass Erfahrung und Qualifikation Sie im Vorteil sind.
Ihr Gehalt kann auch von Ihrem geografischen Standort und Ihrem Arbeitgeber abhängen.
Was sollte ich in meinen Personal Assistant-Lebenslauf aufnehmen?
Bei der Erstellung eines professionellen Lebenslaufs sollten Sie Ihre Erfahrungen, Fähigkeiten und Qualifikationen einbeziehen.
Es sollte nicht übersehen werden, diese Dinge in Ihrem Lebenslauf und während eines Vorstellungsgesprächs deutlich zu machen.
Aus diesem Grund müssen Sie diesen Leitfaden zur Stellenbeschreibung eines persönlichen Assistenten optimal nutzen, um einen Lebenslauf zu erstellen, der Ihr Ziel unterstützt.
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Was sind die verschiedenen Arten von persönlichen Assistenten?
Laut Futurelearn.com, hier sind einige der verschiedenen Arten von persönlichen Assistenten:
1. Personal-PA
In diesem Fall teilt die Führungskraft ihr Privatleben nicht mit der PA. Der persönliche Assistent tut nur, was ihm gesagt wird. Die PA ist mehr oder weniger wie ein Roboter für die Exekutive.
Ein Personalberater, der mit einem gemeinen und schwierigen Chef zusammenarbeitet, findet seine oder ihre Arbeit möglicherweise nicht angenehm.
2. Kollege Pa
Dies ist ein Fall, in dem Kollegen untereinander als Ansprechpartner fungieren. Sie sind Mitglieder eines Teams und unterstützen sich gegenseitig bei der Erledigung ihrer Arbeit.
Ob Freunde oder nicht, sie müssen zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
3. Professionelle PA
In diesem Fall ist die Beziehung zwischen Führungskraft und PA streng professionell.
Das Berufsbild solcher persönlicher Assistenten verlangt, dass sie wenig oder gar nichts über das Privatleben der Führungskraft wissen.
Die PA arbeitet nur zu den vereinbarten Arbeitszeiten und ist höflich, aber sehr förmlich mit der Führungskraft.
Wenn Fachleute beteiligt sind, erwartet die Führungskraft, dass die Arbeit dem Standard entspricht.
4. Familienähnliche PA
Der vierte Typ ist der familienähnliche Job als persönlicher Assistent.
In diesem Fall haben der Chef und sein Assistent ein gutes Verhältnis.
Sie kümmern sich um das Wohlergehen der anderen und unterstützen sich gegenseitig beim Erreichen von Zielen.
Das Problem bei dieser Art von Beziehung besteht darin, dass Geschäft und Emotionen vermischt sein können.
Außerdem können sie sich anhaften, und wenn eine Trennung erforderlich ist, wird es schwierig.
5. Bezahlter Freund
Die letzte Art von persönlichem Assistenten ist ein bezahlter Freund.
In diesem Fall arbeiten Arbeitgeber und Assistenten eher wie Freunde zusammen.
Sie wissen vielleicht so viel über das Privatleben des anderen.
Es wird immer empfohlen, Grenzen zu ziehen. Der Assistent muss nicht alles über die Werte, die Familie und das Privatleben des Arbeitgebers wissen.
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Ist Personal Assistant ein guter Job?
Ja, ein Job als persönlicher Assistent ist gut. Es kann jedoch manchmal anspruchsvoll sein.
Wenn Sie ein Gespür dafür haben, mit Menschen zu arbeiten und sie zu unterstützen, könnte der Job eines persönlichen Assistenten genau das Richtige für Sie sein.
Fazit: Personal Assistant Job Description Guide
Dieser Leitfaden zur Stellenbeschreibung eines persönlichen Assistenten ist darauf optimiert, Ihr Ziel zu unterstützen.
Da es für Stellenbewerber geschrieben wurde, kann es auch von Arbeitgebern verwendet werden, um eine Stellenbeschreibung oder Vorlage für einen persönlichen Assistenten zu erstellen.
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