¿Cuál es la descripción del trabajo de un asistente administrativo?
Esta debería ser la primera pregunta que debe hacerse al buscar y antes de aceptar un trabajo como asistente administrativo.
Son profesionales que asisten a los gerentes, empleados y visitantes de una empresa.
La descripción del trabajo de un asistente administrativo también requiere el manejo de todas las interacciones y transacciones entre la empresa y los demás.
Se aseguran de que todas las tareas sean productivas y en beneficio de la empresa.
Teniendo en cuenta sus deberes y responsabilidades, hay ciertas habilidades y calificaciones que debe poseer un asistente administrativo.
Si desea que su currículum de asistente administrativo profesional cumpla con sus objetivos, use esta guía de descripción de trabajo para crear ese currículum.
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¿Qué hace un asistente administrativo?
Los asistentes administrativos coordinan las tareas administrativas y de oficina diarias de una organización o empresa. Apoyan a los gerentes, visitantes y empleados para garantizar que las actividades se lleven a cabo de manera positiva y productiva.
La descripción de su trabajo incluye reservar viajes, programar citas y contestar llamadas telefónicas.
¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un asistente administrativo?
Sus deberes y responsabilidades pueden depender de su empleador, así como del tamaño de la empresa.
Los deberes y responsabilidades de un asistente administrativo son, entre otros, los siguientes:
1. Responder y dirigir llamadas a la oficina o persona adecuada
Los asistentes administrativos responden a las llamadas y responden a las personas que necesitan respuestas directas.
Pero redirija las llamadas a la oficina o persona apropiada cuando sea necesario.
2. Organización y programación de reuniones y citas
Los asistentes administrativos realizan un seguimiento de todas las reuniones y citas programadas y se aseguran de que se lleven a cabo con éxito.
Planifican, organizan y programan reuniones o citas.
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3. Tomar actas detalladas durante las reuniones
Durante las reuniones o citas, toman actas detalladas de la reunión.
En algunos casos, podrán leer el acta de la reunión anterior antes de iniciar una nueva.
4. Escribir y distribuir correos electrónicos, memorandos, cartas, faxes y formularios
Los asistentes administrativos clasifican el correo, las cartas, los formularios y los memorandos y los distribuyen a la oficina correspondiente de la persona.
Siempre que es necesario, también escriben cartas, memorandos y otra correspondencia.
5. Hacer arreglos de viaje y reservas.
Un asistente administrativo debe hacer todos los arreglos de viaje necesarios.
Desde el medio de transporte hasta el alojamiento, la reserva debe planificarse y reservarse antes o durante el viaje.
6. Realización de pedidos de suministros de oficina cuando sea necesario
Como parte de la descripción del trabajo de un asistente administrativo, realizan pedidos de todos los suministros de oficina.
Los pedidos deben realizarse y entregarse antes de que la empresa se quede sin esos suministros.
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Algunas otras tareas administrativas y de oficina que realiza un asistente administrativo son:
- Ayudar en la planificación y preparación de los informes programados.
- Desarrollar un buen sistema para llevar registros
- Actualización y mantenimiento de políticas de oficina.
- Acordar con los asistentes ejecutivos y administrativos senior el manejo de consultas y solicitudes de los gerentes senior.
¿Qué calificaciones necesito para convertirme en un asistente administrativo?
Una licenciatura en administración u otros campos relacionados puede no ser Manda, pero es ventajoso.
El nivel mínimo de educación que debe tener un asistente administrativo es un diploma de escuela secundaria o GED.
Los egresados de la escuela secundaria pueden capacitarse en una escuela vocacional en procesamiento de textos y procedimientos de oficina.
Pero los titulares de una licenciatura son mejores asistentes administrativos la mayor parte del tiempo.
A menudo, los empleadores prefieren contratar a personas con algunos años de experiencia en la gestión de oficinas o para trabajar como secretarias.
¿Qué habilidades y personalidad se adaptan a un asistente administrativo?
Para llevar a cabo de manera efectiva todos sus deberes y responsabilidades como se indica en la descripción del trabajo de asistente administrativo que le dio su empleador, hay algunas habilidades que debe poseer.
Teniendo en cuenta la descripción del trabajo de un asistente administrativo, estas son algunas de esas habilidades y atributos que buscan los empleadores.
1. Habilidades organizativas
Las habilidades organizativas se encuentran entre las habilidades más valiosas que cualquier asistente administrativo debe tener.
Debes ser capaz de mantenerte a ti mismo y a los demás también organizados.
2. Habilidades de comunicación
Un buen asistente administrativo debe poseer excelentes habilidades de comunicación.
Debe poder comunicarse verbalmente y por escrito.
Comunicarse bien con palabras ayuda a un asistente administrativo a relacionarse bien con colegas y visitantes.
Las buenas habilidades de escritura son importantes para tomar actas de reuniones significativas y llevar registros.
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3. Habilidades para la toma de decisiones
En algún momento, mientras trabaja, es posible que deba tomar decisiones independientes.
Por lo tanto, una buena decisión es uno de esos atributos que debe poseer un asistente administrativo.
4. Orientado al Servicio al Cliente
La importancia de las buenas habilidades de servicio al cliente no puede subestimarse.
Un asistente administrativo asistirá a los visitantes y responderá a sus llamadas; mientras haces esto, debes ser amable.
5. Habilidades de gestión del tiempo
Un buen asistente administrativo debe ser capaz de administrar el tiempo de la mejor manera posible.
Esta es la única manera de atender y completar todas sus tareas de manera efectiva.
6. Habilidad multitarea
Es posible que no todos los asistentes administrativos sean asistentes administrativos, pero todos los asistentes administrativos deben ser excelentes multitareas.
Siempre que la multitarea no sea posible, debe priorizar sus actividades.
Dar más preferencia a las tareas más críticas que a las menos importantes.
¿Dónde trabajan los asistentes administrativos?
Muchas organizaciones siempre requieren los servicios de un asistente administrativo.
Los empleadores típicos de los asistentes administrativos van desde organizaciones gubernamentales hasta firmas y negocios privados.
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¿Cuánto ganan los auxiliares administrativos?
Su sueldo o salario como asistente administrativo depende de su empleador y ubicación geográfica.
Pero, en promedio, los asistentes administrativos ganan $15.42 por hora, según Indeed.
Los asistentes administrativos más educados y experimentados ganan hasta $32,25 por hora en los Estados Unidos.
Aparte de su ubicación geográfica y empleador, es evidente que su calificación y experiencia también determina su salario.
Las cifras anteriores muestran que los asistentes administrativos más experimentados ganan más que sus colegas menos profesionales.
¿Qué debo incluir en mi currículum de asistente administrativo?
La creación de un buen currículum comienza con conocer y comprender la descripción del trabajo de un asistente administrativo.
Algunas de las cosas que puede querer incluir son sus habilidades, experiencia y calificaciones.
No dude en utilizar esta guía sobre la descripción del trabajo de un asistente administrativo para crear un currículum profesional que respalde su objetivo.
¿Cuáles son algunas preguntas para una entrevista de trabajo de asistente administrativo?
Algunas preguntas que los entrevistadores pueden hacer durante una entrevista de trabajo de asistente administrativo incluyen:
1. ¿Cuáles son sus fortalezas?
Trate de dar en el clavo al responder a esta pregunta tanto como sea posible.
Cuéntales sobre tu calificación y experiencia; por ejemplo, podría contarles sobre el curso de Microsoft Office que completó.
Muy brevemente, también puede contarles sobre los trabajos que tuvo en el pasado y que le fueron asignados debido a su fortaleza en un área específica de especialización.
2. ¿Cómo administra el tiempo?
Al responder a esta pregunta, cuéntales sobre las aplicaciones o herramientas que utilizas para hacer posible la gestión del tiempo.
También puedes decirles que siempre asignas tiempo a todas las tareas que se te asignan.
Y que te mantengas concentrado en cada tarea hasta que la hayas completado.
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3. ¿Cómo se trabaja con un jefe, colega o visitante difícil?
Esta pregunta tiene como objetivo analizar sus habilidades para resolver problemas y también descubrir qué tan bien puede trabajar bajo presión.
Cuéntales brevemente sobre una experiencia sin mencionar nombres para responder a la pregunta.
Dígales cómo su capacidad para mantener la calma durante los problemas o la presión le ha ayudado a trabajar mejor.
4. ¿Cuál es el Rol de un Asistente Administrativo en una Oficina?
Por lo general, la razón para hacer esta pregunta es saber si comprende la descripción del trabajo de un asistente administrativo.
Al responder, siéntase libre de usar esta guía en la descripción del trabajo de un asistente administrativo.
5. ¿Cuál es la mejor parte de ser asistente administrativo?
Dígales lo que disfruta o le gusta de ser un asistente administrativo para responder a esta pregunta.
Amar el trabajo te hace más productivo.
6. ¿Cuáles son sus áreas de debilidad?
A la hora de responder a esta pregunta, hay que ser muy discreto.
La confianza es que tu empleador no espera precisamente que seas 100% perfecto. Por lo tanto, decir que no tienes debilidad puede ser una mentira descarada.
Pero luego, tienes que encontrar una manera de responder a esta pregunta para evitar ser descalificado.
Algunas respuestas que puedes dar son:
- presto demasiada atención a los detalles
- A veces me resulta difícil dejarlo ir hasta que he completado un proyecto.
- La mayoría de las veces, me concentro tanto en mi trabajo que dedico poco tiempo a otras cosas.
- me cuesta decir que no
Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo explicar estos puntos.
¿Es estresante el trabajo de un asistente administrativo?
La verdad es que sí, a veces el trabajo de un asistente admitido puede ser estresante y exigente.
Aunque este puede no ser el caso todos los días, algunos días pueden ser menos estresantes.
La mejor manera de manejar el estrés es mantenerse motivado y ver las situaciones estresantes como una oportunidad para mejorar sus habilidades.
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¿Cuál es el horario de trabajo y el entorno de un asistente administrativo?
A menudo, los asistentes administrativos trabajan en una oficina.
Ninguna parte de la descripción del trabajo requiere trabajar en un campo.
Es posible que solo tenga que salir de la oficina si tiene cartas o mandados para entregar a otras organizaciones.
Las horas de trabajo de un asistente administrativo son las 8 horas regulares de trabajo.
¿Cuáles son algunos otros títulos de trabajo para un asistente administrativo?
No todas las ofertas de trabajo o anuncios usarán el título de 'asistente administrativo'.
Algunos otros títulos que significan lo mismo son:
- Especialista Administrativo
- Coordinador Administrativo
Cualquiera que sea el título que se use, la descripción del trabajo sigue siendo la misma.
Conclusión: Guía de descripción de puestos de asistente administrativo
Esta guía sobre la descripción del trabajo de un asistente administrativo está bien optimizada y responde todas las preguntas que pueda tener.
Por favor, no dude en usarlo para alcanzar su objetivo deseado.
El trabajo de un asistente administrativo es bueno y no requiere una alta certificación académica para obtenerlo.
Esto debería ser un factor alentador para los que terminan la escuela secundaria.
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