Tener un buen conocimiento de la descripción del trabajo de un asistente ejecutivo es un buen paso para convertirse en un buen asistente ejecutivo.
Los asistentes ejecutivos realizan una amplia gama de tareas administrativas y de oficina.
Puede ser un trabajo muy estresante y exigente, pero la experiencia vale la pena.
El rol es similar al asistentes administrativos, Secretarios or asistente personal.
En el sentido de que sus roles son todos de apoyo. Brindan apoyo administrativo a individuos o a un equipo.
Pero, la diferencia es que el asistente ejecutivo es un puesto de alto nivel asignado a un personal ejecutivo con experiencia.
En organizaciones pequeñas, la descripción del trabajo de un asistente ejecutivo y la de un administrador y asistente personal se superponen.
En una organización más grande, todos estos son puestos con descripciones de trabajo únicas.
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¿Qué hace un Asistente Ejecutivo?
Los asistentes ejecutivos son personal de oficina superior que supervisa el trabajo de otro personal de oficina. Coordinan y supervisan las actividades que contribuyen al éxito general de la empresa.
Brindan apoyo administrativo a los ejecutivos u otro personal superior mediante la realización de investigaciones, el análisis de documentos y la presentación de informes.
Los asistentes ejecutivos son parte integral de cualquier organización y, como tales, son indispensables.
Las responsabilidades de un asistente ejecutivo incluyen recopilar y distribuir correo y memorandos, responder llamadas y programar reuniones y citas.
La mayoría de los asistentes ejecutivos comienzan sus carreras ocupando el puesto de asistente administrativo.
Después de años de trabajo y de mejorar sus calificaciones, finalmente son ascendidos al puesto de asistente ejecutivo.
Debe ser organizado y poseer excelentes habilidades gerenciales para tener éxito en esta carrera.
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¿Cuáles son los deberes y responsabilidades de un asistente ejecutivo?
Algunos de los deberes y responsabilidades más comunes en las descripciones de trabajo de un asistente ejecutivo son:
1. Actuar como puente entre empleados y ejecutivos
Un asistente ejecutivo es un puente o punto de contacto entre empleados, ejecutivos y socios.
Esto es posible porque son ejecutivos pero trabajan en estrecha colaboración con otros empleados.
2. Controle el flujo de información
Dado que son un punto de contacto entre empleados y ejecutivos, también es responsabilidad de un asistente ejecutivo administrar el flujo de información.
Transmiten la información necesaria de los ejecutivos a los empleados y viceversa.
3. Administrar calendarios ejecutivos
Los asistentes ejecutivos también gestionan el calendario de los diferentes ejecutivos de oficina.
Realizan un seguimiento de las reuniones y programan citas.
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4. Haz arreglos de viaje
También es responsabilidad de un asistente ejecutivo hacer nuevos arreglos de viaje para ejecutivos.
La reserva de un medio de transporte para hacer reservas de hotel debe hacerse antes del viaje.
5. Lleve un registro de los gastos diarios
Los asistentes ejecutivos mantienen registros de todos los gastos de oficina.
Así como realizar informes mensuales, trimestrales y anuales.
6. Supervisar a otro personal
También supervisan a otro personal para garantizar que todas las operaciones utilicen las mejores prácticas.
Algunos otros deberes y responsabilidades de un asistente ejecutivo son:
- Tomar actas durante las reuniones ejecutivas
- Contestar y dirigir llamadas telefónicas a la correspondencia adecuada.
- Dé la bienvenida a los visitantes y también decida si se les permite reunirse con ejecutivos.
- Solicita suministros de oficina.
- Lea, analice y distribuya memorandos y correos electrónicos a las oficinas adecuadas.
- Hacer los planes y preparativos necesarios para los eventos de la oficina.
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¿Cuáles son los requisitos para convertirse en asistente ejecutivo?
A diferencia de las secretarias o asistentes administrativos, los trabajos de nivel de entrada no requieren años de experiencia.
Los posibles asistentes ejecutivos deben haber adquirido experiencia en funciones de asistente administrativo o de secretaría a lo largo de los años.
Un diploma de escuela secundaria es la calificación académica mínima para convertirse en asistente ejecutivo.
Sin embargo, la mayoría de las organizaciones prefieren contratar a personas con una licenciatura en administración de empresas, recursos humanos o campos relacionados.
No hay certificaciones especiales obligatorias para convertirse en asistente ejecutivo.
Pero la certificación puede agregar valor a su currículum o cartera. Están disponibles en línea y no toman mucho tiempo para completar.
En la medida en que los empleadores empleen a personas con experiencia en asistencia administrativa u otros campos relacionados para el puesto de asistente ejecutivo.
La mayor parte de la experiencia y la confianza se obtienen en el trabajo a lo largo de los años.
Los empleadores también buscan a aquellos con competencia en la suite ofimática de Microsoft.
¿Qué habilidades y personalidad se adaptan a un asistente ejecutivo?
En la mayoría de las publicaciones de descripción de trabajo de asistente ejecutivo, los empleadores siempre buscan a aquellos con ciertas habilidades.
Esto se debe a que estas habilidades hacen que el trabajo sea más fácil y rápido.
Algunas de las habilidades comúnmente destacadas en la descripción del trabajo de los asistentes ejecutivos son:
1. Habilidades de comunicación
Los asistentes ejecutivos realizan varias actividades que requieren grandes habilidades de comunicación.
Desde responder a las personas que llaman hasta determinar qué información se debe pasar a los ejecutivos.
Por lo tanto, tienen que ser capaces de comunicarse correctamente por escrito y verbalmente.
2. Habilidades interpersonales
Los asistentes ejecutivos también tienen que desarrollar buenas relaciones con los empleados y las partes interesadas.
Esto todavía les ayuda a fomentar mejores condiciones de trabajo y relaciones.
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3. Habilidades organizativas
Las habilidades de organización son relevantes al llenar documentos, mantener registros y llevar a cabo muchas otras tareas.
Por lo tanto, todo buen asistente ejecutivo debe estar organizado en todo momento.
4. Habilidades de servicio al cliente
Los asistentes ejecutivos responden a las llamadas y también dan la bienvenida a los visitantes.
Como resultado, deben estar orientados al cliente.
Porque tratar mal a un cliente o visitante puede resultar en su pérdida para siempre.
5. Multitarea
Es bueno que un asistente ejecutivo pueda hacer más de una cosa a la vez.
Debido a que hace que el trabajo sea más rápido, una empresa puede realizar más tareas en un tiempo limitado.
Pero, cuando la multitarea es imposible, la priorización de actividades es la mejor alternativa.
Se debe dar preferencia a las tareas más importantes y urgentes, mientras que las tareas menos urgentes no deben quedar fuera.
6. Habilidades de gestión del tiempo
Una de las responsabilidades de un asistente ejecutivo es ayudar a otros ejecutivos a administrar su tiempo.
Como resultado, los asistentes ejecutivos deben ser buenos administradores del tiempo.
No solo para otros ejecutivos, sino también para ellos mismos.
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7. Discreción
Este rol es un rol ejecutivo; por lo tanto, pueden acceder a información sensible.
Por lo tanto, los asistentes ejecutivos deben ser discretos y confidenciales.
8. Habilidades de liderazgo
Los asistentes ejecutivos también deben ser buenos líderes para llevar a cabo sus funciones correctamente.
Deben poseer y exhibir buenos atributos de liderazgo al tratar con los empleados.
9. Habilidades para resolver problemas
Por último, los asistentes ejecutivos también deben solucionar problemas.
Deben ser capaces de pensar críticamente siempre que surjan problemas.
¿Dónde trabajan los asistentes ejecutivos?
El deber de un asistente ejecutivo es prácticamente indispensable en toda organización.
Algunos de los empleadores típicos de los asistentes ejecutivos son:
- Escuelas
- Hospitales
- Organizaciones gubernamentales
- Hoteles
- Centros recreativos
- Compañías manufactureras
Pero, la necesidad de un asistente ejecutivo depende del tamaño de la empresa.
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¿Qué debe incluirse en un currículum de asistente ejecutivo?
Según mi currículum perfecto, hay cuatro características de un buen currículum de asistente ejecutivo.
1. Resumen
El resumen debe resaltar lo siguiente:
- Habilidades
- Fortalecimiento
- Achievement
Esta información debe estar en línea con lo que conviene a un asistente ejecutivo.
Deben resaltarse mediante declaraciones u oraciones breves. Ejemplo: ”asistente ejecutivo orientado al cliente con 6 años de experiencia trabajando con altos ejecutivos profesionales”.
2. Habilidades
Además de las capacidades administrativas, un asistente ejecutivo debe tener habilidades estratégicas.
Algunas de estas habilidades incluyen:
- Habilidades comunicativas
- Habilidades organizativas
- Discreción
- Habilidades de liderazgo
- Habilidades interpersonales excelentes
- La resolución de problemas
Es importante indicar estas habilidades en su currículum. Su relevancia en la descripción del trabajo de un asistente ejecutivo se explica anteriormente.
Incluso durante las entrevistas, es casi necesario siempre hacer referencia a ellos.
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3. experiencia
Esta sección debe contener algunas de sus contribuciones al éxito de una empresa o tareas específicas.
Ahora, sé que esta puede ser una epístola larga. Sin embargo, debe convertirlo en una breve declaración u oración de manera inteligente.
No estoy diciendo que debas escribirlo como una lista, ¡NO!
Por ejemplo, "Ideé un método nuevo y mejor para llevar registros que hizo que fuera más fácil seleccionarlos cuando fuera necesario para fines de referencia".
4. Antecedentes educativos
Aunque las certificaciones académicas no son obligatorias para calificar para un trabajo como asistente ejecutivo, son ventajosas.
Por lo tanto, si tiene algún tipo de certificación académica, inclúyala en su currículum.
Se prefiere una licenciatura en administración y gestión de empresas u otros campos relacionados.
¿Cuánto ganan los asistentes ejecutivos?
En promedio, los asistentes ejecutivos en los Estados Unidos ganan hasta $59,340 por año.
Los asistentes ejecutivos menos experimentados y calificados ganan alrededor de $ 24,690 por año.
Mientras que sus colegas más experimentados o calificados pueden ganar hasta $64,230 por año
El 10% inferior del promedio gana $24,690, mientras que el 10% superior gana hasta $64,230 por año.
Estas cifras pueden diferir dependiendo de lo siguiente:
- Localización geográfica
- Empleador
- Tamaño y sector de la empresa.
Se nota que los asistentes ejecutivos más experimentados ganan más que sus colegas.
¿Es el asistente ejecutivo un trabajo estresante?
Sí, el trabajo de un asistente ejecutivo puede ser muy estresante y exigente.
Incluso puede que tenga que trabajar más allá de la descripción del trabajo en algunas situaciones.
También debe mantener la calma con el resto del personal y el mundo frente a un desafío o una crisis.
Pero, la experiencia vale la pena. Las habilidades y el carácter que el estrés imbuye indirectamente en ti valen la pena.
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¿Cómo es el ambiente de trabajo y el horario de un asistente ejecutivo?
Los asistentes ejecutivos suelen trabajar en oficinas, interactuando con visitantes, personal y otros ejecutivos.
Trabajan dentro de los horarios y días hábiles habituales.
Siempre que sea necesario, pueden tener que ampliar la jornada laboral.
¿Es el asistente ejecutivo un trabajo sin salida?
No, el puesto de asistente ejecutivo no es un trabajo sin salida.
Después de convertirte en asistente ejecutivo, hay muchos otros roles o puestos emocionantes a los que puedes ascender.
Algunas de estas posiciones incluyen:
- Director de la Oficina
- Gerente de proyecto
- Gerente/coordinador de recursos humanos
- Coordinador de Servicio al Cliente
- Asociado de ventas
- asistente administrativo ejecutivo
- Asistente legal
Por lo tanto, después de algunos años de trabajar como asistente ejecutivo, avance a cualquiera de estos puestos.
Conclusión: Guía de descripción de puestos de asistente ejecutivo
Si bien esta guía sobre la descripción del trabajo de un asistente ejecutivo se escribió pensando en posibles asistentes ejecutivos, también es una buena plantilla para crear una publicación de trabajo.
Los asistentes ejecutivos juegan un papel vital en cada organización.
Por lo tanto, los empleadores deben tener cuidado de reclutar manos capaces mientras son empleados.
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