Description du poste d'administrateur | devoirs et responsabilités

Ce guide de description de poste d'administrateur est bien optimisé pour vous aider à atteindre l'objectif souhaité.

Le rôle d'un administrateur est un rôle supérieur dans toute organisation. Ils supervisent et coordonnent le travail du personnel administratif subalterne.

Les administrateurs sont responsables de nombreuses tâches organisationnelles ; ils planifient des rendez-vous et répondent aux appels et les redirigent.

En raison des devoirs et des responsabilités d'un administrateur, il est avantageux de posséder certaines compétences professionnelles.

Ces compétences rendront le travail plus facile et agréable et vous permettront également de vous démarquer dans le travail.

Je suppose que depuis que vous lisez cet article, vous êtes un demandeur d'emploi à la recherche d'un poste d'administrateur.

Eh bien, la première étape pour devenir un bon administrateur est de connaître et de comprendre votre description de poste, et c'est exactement le sujet de cet article.

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Que fait un administrateur ?

Un administrateur est chargé de fournir un soutien administratif aux individus ou à une équipe ; ils jouent un rôle intégral et vital dans le bon déroulement et l'efficacité des activités. La description de poste d'un administrateur de bureau indique qu'il s'acquitte de tâches telles que la réception d'appels, l'assistance aux visiteurs et la préparation de feuilles de calcul.

En dehors de cela, les administrateurs réalisent également certains projets et tâches de bureau et supervisent le personnel subalterne.

Un bon administrateur doit posséder d'excellentes compétences en service à la clientèle.

Quels sont les devoirs et responsabilités d'un administrateur?

Les devoirs et responsabilités d'un administrateur peuvent varier selon la taille et le secteur de l'entreprise.

Voici quelques-unes des tâches et responsabilités typiques d'un administrateur

1. Répondre aux appels entrants

Les administrateurs répondent aux appels entrants et les redirigent vers la personne ou le bureau approprié.

Chaque fois qu'il s'agit d'un appel auquel il est possible de répondre avec des redirections, ils donnent la réponse nécessaire.

C'est l'une des raisons pour lesquelles les compétences en service à la clientèle sont essentielles pour eux.

2. Prenez des minutes pendant les réunions

Lors des réunions officielles, ils rédigent un procès-verbal précis de la réunion.

Parfois, avant le début d'une réunion, on peut leur demander de lire le procès-verbal de la réunion précédente.

3. Tenue de registres

Dans le cadre de vos fonctions et responsabilités en tant qu'administrateur, vous êtes en charge de la tenue des registres de l'entreprise.

Les administrateurs conservent des enregistrements tels que les données du personnel, l'inventaire des stocks et les finances.

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4. Commander des fournitures de bureau

Avant même que les fournitures de bureau ne soient épuisées, les administrateurs doivent contacter les fournisseurs pour en obtenir de nouvelles.

Ils passent des commandes de fournitures de bureau et, lorsqu'ils arrivent, ils tiennent un registre nécessaire.

5. Créer et maintenir une bonne présence sur les réseaux sociaux

Toutes les entreprises n'attribuent pas ce travail à un administrateur.

Mais chez certains, c'est le cas. En tant que tel, l'administrateur doit régulièrement télécharger du contenu sur tous les pseudonymes des médias sociaux.

Le contenu doit être capable de déclencher des ventes de biens ou de services.

Certaines autres tâches et responsabilités de l'administrateur sont:

Rassemblement et distribution du courrier, des lettres, des télécopies et des mémos au bureau approprié.
Préparer les préparatifs de voyage et les réservations pour le personnel et les clients si nécessaire.
Prendre les dispositions nécessaires pour les événements, tant internes qu'externes.
Superviser les activités quotidiennes d'une entreprise.
Assurez-vous que toutes les politiques de l'entreprise sont respectées en tout temps.
Planifiez des arrangements et suivez le calendrier.
Aider à la tenue de livres et à la préparation du budget.
Tenir un registre de tout le personnel.

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De quelles qualifications ai-je besoin pour devenir administrateur ?

Bien qu'il ne soit pas obligatoire, un baccalauréat est avantageux.

Mais, le niveau minimum de certification scolaire est un diplôme d'études secondaires.

Dans la plupart des cas, les employeurs préfèrent employer des titulaires d'un baccalauréat en gestion, en ressources humaines ou dans d'autres domaines connexes.

Souvent, les employeurs préfèrent également embaucher des personnes ayant quelques années d'expérience professionnelle.

Parce que l'administrateur n'est pas un poste d'entrée de gamme.

L'expérience peut provenir d'un poste de secrétaire ou d'adjoint administratif.

La maîtrise de la suite Microsoft Office et la connaissance des principes comptables de base sont également un plus.

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Quelles compétences et personnalité conviennent à un administrateur ?

La description de poste d'un administrateur exige que vous possédiez certaines compétences et qualités pour mener à bien votre travail.

Les qualifications seules ne suffisent pas toujours pour décrocher un emploi et le conserver.

Voici quelques compétences que tout bon administrateur devrait posséder

1. Compétences en communication

Un bon administrateur doit être capable de communiquer les aspects techniques et non techniques de son travail.

Ils communiquent bien à l'oral comme à l'écrit.

2. Compétences organisationnelles

En tant que bon administrateur, vous devez être capable de rester organisé en tout temps.

Pouvoir hiérarchiser vos activités permet de rester organisé à tout moment plus facilement.

3. Compétences interpersonnelles

Il est également important pour un administrateur d'établir et de maintenir de bonnes relations de travail avec les autres membres du personnel.

Lorsque des relations de travail saines sont établies, cela aide le travail à se dérouler plus facilement.

4. Compétences en résolution de problèmes

Un bon administrateur doit être capable de résoudre les problèmes qui peuvent survenir pendant les heures de travail.

Chaque fois que le personnel subalterne a des malentendus, l'administrateur doit régler ces problèmes à l'amiable.

5. Compétences en leadership

L'administrateur est un rôle de leadership dans toute organisation. Par conséquent, tous les administrateurs doivent posséder tous les attributs de leadership.

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Où travaillent les administrateurs ?

Certains des employeurs typiques des administrateurs sont :

Associations à but non lucratif
Écoles
Les compagnies d'assurance
Bijoutiers
Grossistes
Entreprises informatiques
Entreprises de médias
Entreprises de fabrication

Les employeurs d'administrateurs ne sont pas tous limités dans cette liste. Il y a tellement d'entreprises qui ont besoin de leurs services.

Combien gagne un administrateur ?

En moyenne, les administrateurs aux États-Unis gagnent environ 15.66 $ de l'heure.

Ce chiffre peut varier en fonction de votre situation géographique et de votre employeur.

De plus, vos années d'expérience et vos qualifications peuvent déterminer votre salaire.

Que dois-je inclure dans mon CV d'administrateur ?

Lors de la création d'un CV, vous souhaiterez peut-être inclure toutes les informations susceptibles de convaincre un employé que vous êtes adapté au poste.

Certaines des choses que vous voudrez peut-être inclure sont votre qualification, vos années d'expérience et vos compétences.

N'hésitez pas à utiliser ce guide sur la description de poste d'un administrateur.

Il est bien optimisé pour vous permettre de créer un CV professionnel.

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Quelles sont les questions pour un entretien d'embauche d'administrateur ?

Certaines questions que les enquêteurs peuvent poser lors d'un entretien d'embauche d'administrateur incluent :

1. Quels sont vos points forts ?

En répondant à cette question, soyez aussi précis que possible.

Parlez brièvement à l'intervieweur de vos qualités et de votre expérience. Par exemple, vous pouvez leur parler d'une formation en ligne que vous avez suivie.

Vous pouvez également leur faire part de certaines tâches qui vous ont été demandées en raison de votre force dans ce domaine d'expertise.

2. Comment gérez-vous le temps ?

En répondant à cette question, vous voudrez peut-être leur parler des outils ou des applications que vous utilisez pour gérer efficacement le temps.

Vous pouvez également leur dire que vous allouez toujours du temps à toutes les tâches qui vous sont confiées.

Faites-leur également savoir que vous restez concentré sur chaque tâche pour éviter de dépenser plus que le temps alloué.

3. Comment travaillez-vous avec un patron difficile, des collègues ou des visiteurs ?

Des questions comme celle-ci sont souvent posées pour tester vos compétences en résolution de problèmes et en relations interpersonnelles et pour savoir dans quelle mesure vous pouvez gérer la pression.

Lorsque vous répondez, parlez-leur brièvement et intelligemment d'une expérience d'appel de noms.

Vous pouvez également ajouter que rester calme même lorsque les choses semblent difficiles vous aide à mieux travailler.

4. Quel est le rôle d'un administrateur dans un bureau ?

Cette question vise à tester vos connaissances sur la description de poste d'un administrateur.

Pour répondre correctement à ces questions, lisez attentivement et comprenez ce guide sur la description du travail d'un administrateur.

Et, bien sûr, n'hésitez pas à utiliser ces connaissances lors de l'entretien.

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5. Quelle est la meilleure partie d'être un administrateur ?

Avant de partir pour l'entretien, vous devez sincèrement vous dire la réponse à cette question. Pourquoi souhaitez-vous devenir administrateur ?

Pour répondre à la question, dites à l'intervieweur pourquoi vous aimez le travail d'administrateur.

Aimer sincèrement le travail le rend moins stressant

6. Quels sont vos domaines de faiblesse ?

Pour répondre à cette question, il faut être très discret.

Personne ne s'attend à ce que vous soyez parfait à 100 %. Mais l'ironie est que personne ne veut employer une personne imparfaite.

Par conséquent, vous devez trouver un moyen de répondre à cette question pour éviter d'être disqualifié.

Certaines réponses que vous pouvez donner sont :

Je fais trop attention aux détails
Parfois, j'ai du mal à lâcher prise jusqu'à ce que j'aie terminé un projet
Je me concentre souvent tellement sur mon travail que je consacre peu de temps à autre chose.
J'ai du mal à dire non

Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon d'expliquer ces points.

Résumé du guide de description de poste d'administrateur

Après quelques années d'expérience, et que vous décidez d'occuper un poste de direction dans une entreprise, devenir administrateur est une bonne option.

Ce guide sur la description de poste d'un administrateur est parfait pour vous expliquer tout ce que vous devez savoir.

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