Qual è la descrizione del lavoro di un assistente amministrativo?
Questa dovrebbe essere la prima domanda da porsi quando si cerca e prima di accettare un lavoro come assistente amministrativo.
Sono professionisti che aiutano manager, dipendenti e visitatori di un'azienda.
Una descrizione del lavoro di assistente amministrativo richiede anche la gestione di tutte le interazioni e transazioni tra l'azienda e gli altri.
Garantiscono che tutte le attività siano produttive ea vantaggio dell'azienda.
Assumendo i propri doveri e responsabilità, ci sono alcune abilità e qualifiche che un assistente amministrativo dovrebbe possedere.
Se vuoi che il tuo curriculum da assistente amministrativo professionale soddisfi i tuoi obiettivi, usa questa guida alla descrizione del lavoro per creare quel curriculum.
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Cosa fa un assistente amministrativo?
Gli assistenti amministrativi coordinano le attività amministrative e di segreteria quotidiane di un'organizzazione o di un'impresa. Supportano manager, visitatori e dipendenti per garantire che le attività siano svolte in modo positivo e produttivo.
La loro descrizione del lavoro include la prenotazione di viaggi, la pianificazione di appuntamenti e la risposta alle telefonate.
Quali sono i doveri e le responsabilità di un assistente amministrativo?
I tuoi doveri e responsabilità possono dipendere dal tuo datore di lavoro e dalle dimensioni dell'azienda.
I compiti e le responsabilità di un assistente amministrativo sono ma non sono limitati a questi:
1. Rispondere e indirizzare le chiamate all'ufficio o alla persona giusta
Gli assistenti amministrativi rispondono alle chiamate e rispondono ai chiamanti che necessitano di risposte dirette.
Ma reindirizza le chiamate all'ufficio o alla persona appropriata quando necessario.
2. Organizzazione e programmazione di riunioni e appuntamenti
Gli assistenti amministrativi tengono traccia di tutte le riunioni e gli appuntamenti programmati e assicurano che si svolgano con successo.
Pianificano, organizzano e programmano riunioni o appuntamenti.
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3. Prendere verbali dettagliati durante le riunioni
Durante le riunioni o gli appuntamenti, redigono un dettagliato verbale della riunione.
In alcuni casi, possono leggere il verbale della riunione precedente prima di iniziarne una nuova.
4. Digitazione e distribuzione di e-mail, promemoria, lettere, fax e moduli
Gli assistenti amministrativi smistano posta, lettere, moduli e promemoria e li distribuiscono all'ufficio appropriato della persona.
Ogni volta che è necessario, scrivono anche lettere, appunti e altra corrispondenza.
5. Organizzazione e prenotazione del viaggio.
Un assistente amministrativo deve provvedere a tutte le disposizioni di viaggio necessarie.
Dal mezzo di trasporto all'alloggio, la prenotazione deve essere pianificata e prenotata prima o durante il viaggio.
6. Effettuazione di ordini per forniture per ufficio quando necessario
Come parte della descrizione del lavoro di un assistente amministrativo, effettuano ordini per tutte le forniture per ufficio.
Gli ordini devono essere effettuati e consegnati prima che l'azienda esaurisca tali scorte.
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Alcuni altri compiti amministrativi e d'ufficio che un assistente amministrativo intraprende sono:
- Aiutare nella pianificazione e preparazione di report programmati.
- Sviluppare un buon sistema per tenere i registri
- Aggiornamento e mantenimento delle politiche d'ufficio.
- Concordare con gli assistenti amministrativi esecutivi e senior sulla gestione delle domande e delle richieste dei dirigenti senior.
Di quali qualifiche ho bisogno per diventare un assistente amministrativo?
Una laurea in management o altri campi correlati potrebbe non essere Manda, ma è vantaggiosa.
Il livello minimo di istruzione che un assistente amministrativo dovrebbe avere è un diploma di scuola superiore o GED.
Chi ha abbandonato la scuola superiore può formarsi in una scuola professionale in elaborazione di testi e procedure d'ufficio.
Ma i titolari di una laurea triennale sono assistenti amministrativi migliori per la maggior parte del tempo.
Spesso i datori di lavoro preferiscono assumere persone con qualche anno di esperienza nella gestione d'ufficio o lavorare come segretarie.
Quali competenze e personalità si adattano a un assistente amministrativo?
Per svolgere efficacemente tutti i tuoi doveri e le tue responsabilità, come indicato nella descrizione del lavoro dell'assistente amministrativo che ti è stata fornita dal tuo datore di lavoro, ci sono alcune abilità che dovresti possedere.
Considerando la descrizione del lavoro di un assistente amministrativo, ecco alcune delle competenze e degli attributi che i datori di lavoro cercano.
1. Capacità organizzative
Le capacità organizzative sono tra le abilità più preziose che qualsiasi assistente amministrativo dovrebbe avere.
Dovresti essere in grado di mantenere te stesso e gli altri ben organizzati.
2. Abilità comunicative
Un buon assistente amministrativo dovrebbe possedere ottime capacità di comunicazione.
Dovresti essere in grado di comunicare verbalmente e per iscritto.
Comunicare bene con le parole aiuta un assistente amministrativo a relazionarsi bene con colleghi e visitatori.
Buone capacità di scrittura sono importanti per prendere verbali significativi delle riunioni e tenere registri.
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3. Capacità decisionali
Ad un certo punto, mentre lavori, potresti dover prendere decisioni indipendenti.
Pertanto una buona decisione è uno di quegli attributi che un assistente amministrativo dovrebbe possedere.
4. Servizio clienti orientato
L'importanza di buone capacità di servizio al cliente non può essere sopravvalutata.
Un assistente amministrativo assisterà i visitatori e risponderà alle loro chiamate; mentre lo fai, devi essere gentile.
5. Abilità di gestione del tempo
Un buon assistente amministrativo dovrebbe essere in grado di gestire il tempo nel miglior modo possibile.
Questo è l'unico modo per occuparti e portare a termine tutte le tue attività in modo efficace.
6. Capacità multitasking
Tutti i multitasker potrebbero non essere assistenti amministrativi, ma tutti gli assistenti amministrativi dovrebbero essere grandi multitasker.
Ogni volta che il multitasking non è possibile, dovresti dare la priorità alle tue attività.
Dare maggiore preferenza a compiti più critici rispetto a quelli meno importanti.
Dove lavorano gli assistenti amministrativi?
Così tante organizzazioni richiedono sempre i servizi di un assistente amministrativo.
I tipici datori di lavoro degli assistenti amministrativi vanno dalle organizzazioni governative alle aziende e alle imprese private.
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Quanto guadagnano gli assistenti amministrativi?
Il tuo stipendio o stipendio come assistente amministrativo dipende dal tuo datore di lavoro e dalla posizione geografica.
Ma in media gli assistenti amministrativi guadagnano $ 15.42 l'ora, secondo Indeed.
Gli assistenti amministrativi più istruiti ed esperti guadagnano fino a $ 32,25 l'ora negli Stati Uniti.
Oltre alla posizione geografica e al datore di lavoro, è evidente che anche la tua qualifica ed esperienza determinano la tua retribuzione.
Le cifre sopra mostrano che gli assistenti amministrativi più esperti guadagnano di più dei loro colleghi meno professionali.
Cosa devo includere nel curriculum dell'assistente amministrativo?
La creazione di un buon curriculum inizia con la conoscenza e la comprensione della descrizione del lavoro di un assistente amministrativo.
Alcune delle cose che potresti voler includere sono le tue capacità, esperienza e qualifiche.
Non esitare a utilizzare questa guida sulla descrizione del lavoro di un assistente amministrativo per creare un curriculum professionale che supporti il tuo obiettivo.
Quali sono alcune domande per un colloquio di lavoro come assistente amministrativo?
Alcune domande che gli intervistatori possono porre durante un colloquio di lavoro per assistente amministrativo includono:
1. Quali sono i tuoi punti di forza?
Cerca di colpire nel segno quando rispondi a questa domanda il più possibile.
Parla loro della tua qualifica ed esperienza; ad esempio, potresti parlare loro del corso Microsoft Office che hai completato.
Molto brevemente, puoi anche parlare loro di lavori che hai gestito in passato che ti sono stati affidati grazie alla tua forza in una specifica area di competenza.
2. Come gestisci il tempo?
Nel rispondere a questa domanda, parla loro delle app o degli strumenti che usi per rendere possibile la gestione del tempo.
Puoi anche dire loro che dedichi sempre tempo a tutti i compiti che ti vengono assegnati.
E che rimani concentrato su ogni attività fino a quando non l'hai completata.
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3. Come lavori con un capo, un collega o un visitatore difficile?
Questa domanda ha lo scopo di analizzare le tue capacità di risoluzione dei problemi e anche di scoprire quanto bene puoi lavorare sotto pressione.
Racconta loro brevemente un'esperienza senza menzionare i nomi per rispondere alla domanda.
Spiega loro come la tua capacità di mantenere la calma durante i problemi o la pressione ti ha aiutato a lavorare meglio.
4. Qual è il ruolo di un assistente amministrativo in un ufficio?
Di solito, il motivo per porre questa domanda è sapere se comprendi la descrizione del lavoro di un assistente amministrativo.
Quando rispondi, sentiti libero di utilizzare questa guida sulla descrizione del lavoro di un assistente amministrativo.
5. Qual è la parte migliore di essere un assistente amministrativo?
Spiega loro cosa ti piace o ti piace dell'essere un assistente amministrativo per rispondere a questa domanda.
Amare il lavoro ti rende più produttivo.
6. Quali sono le tue aree di debolezza?
Quando rispondi a questa domanda, devi essere molto discreto.
La fiducia è che il tuo datore di lavoro non si aspetta esattamente che tu sia perfetto al 100%. Pertanto dire che non hai debolezze può essere una palese menzogna.
Ma poi, devi trovare un modo per rispondere a questa domanda per evitare di essere squalificato.
Alcune risposte che puoi dare sono:
- Presto troppa attenzione ai dettagli
- A volte trovo difficile lasciar andare finché non ho completato un progetto
- La maggior parte delle volte mi concentro così tanto sul mio lavoro che dedico poco tempo ad altre cose.
- Trovo difficile dire di no
Clicchi qui per saperne di più su come spiegare questi punti.
Il lavoro di un assistente amministrativo è stressante?
La verità è che a volte il lavoro di un assistente ammesso può essere stressante e impegnativo.
Anche se questo potrebbe non essere il caso tutti i giorni, alcuni giorni potrebbero essere meno stressanti.
Il modo migliore per gestire lo stress è rimanere motivati e vedere le situazioni stressanti come un'opportunità per migliorare le proprie capacità.
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Qual è l'orario di lavoro e l'ambiente di un assistente amministrativo?
Spesso gli assistenti amministrativi lavorano in un ufficio.
Nessuna parte della descrizione del lavoro richiede di lavorare in un campo.
Potresti dover lasciare l'ufficio solo se hai lettere o commissioni da consegnare ad altre organizzazioni.
L'orario di lavoro di un assistente amministrativo è il normale 8 ore di lavoro.
Quali sono alcuni altri titoli di lavoro per un assistente amministrativo?
Non tutti gli annunci di lavoro o gli annunci utilizzeranno il titolo "assistente amministrativo".
Alcuni altri titoli che significano la stessa cosa sono:
- Specialista Amministrativo
- Coordinatore Amministrativo
Qualunque sia il titolo utilizzato, la descrizione del lavoro è sempre la stessa.
Conclusione: guida alla descrizione del lavoro dell'assistente amministrativo
Questa guida sulla descrizione del lavoro di un assistente amministrativo è ben ottimizzata e risponde a tutte le domande che potresti avere.
Per favore, non esitare ad usarlo per raggiungere l'obiettivo desiderato.
Il lavoro di un assistente amministrativo è buono e non richiede un'elevata certificazione accademica per ottenere.
Questo dovrebbe essere un fattore incoraggiante per chi abbandona le scuole superiori.
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