Avere una buona conoscenza della descrizione del lavoro di un assistente esecutivo è un buon passo per diventare un buon assistente esecutivo.
Gli assistenti esecutivi svolgono una vasta gamma di compiti amministrativi e d'ufficio.
Può essere un lavoro molto stressante e impegnativo, ma ne vale la pena.
Il ruolo è simile a assistenti amministrativi, Segretari or assistente personale.
Nel senso che i loro ruoli sono tutti di supporto. Forniscono supporto amministrativo a individui o un team.
Ma la differenza è che l'assistente esecutivo è un ruolo senior assegnato a uno staff esecutivo esperto.
Nelle piccole organizzazioni, la descrizione del lavoro di un assistente esecutivo e quella di un amministratore e assistente personale si sovrappongono.
In un'organizzazione più ampia, queste sono tutte posizioni con descrizioni del lavoro univoche.
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Cosa fa un assistente esecutivo?
Gli assistenti esecutivi sono impiegati senior che supervisionano il lavoro di altri impiegati. Coordinano e monitorano le attività che contribuiscono al successo complessivo dell'azienda.
Forniscono supporto amministrativo ai dirigenti o ad altro personale senior conducendo ricerche, analizzando documenti e presentando rapporti.
Gli assistenti esecutivi sono parte integrante di qualsiasi organizzazione e, come tali, sono indispensabili.
Le responsabilità di un assistente esecutivo includono la raccolta e la distribuzione di posta e promemoria, la risposta alle chiamate e l'organizzazione di riunioni e appuntamenti.
La maggior parte degli assistenti esecutivi inizia la propria carriera assumendo la posizione di assistente amministrativo.
Dopo anni di lavoro e miglioramento delle qualifiche, alla fine vengono promossi alla posizione di assistente esecutivo.
Devi essere organizzato e possedere ottime capacità manageriali per avere successo in questo percorso professionale.
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Quali sono i doveri e le responsabilità di un assistente esecutivo?
Alcuni dei doveri e delle responsabilità comunemente presenti nelle descrizioni del lavoro di un assistente esecutivo sono:
1. Agire da ponte tra dipendenti e dirigenti
Un assistente esecutivo è un ponte o un punto di contatto tra dipendenti, dirigenti e partner.
Questo è possibile perché sono dirigenti ma lavorano a stretto contatto con altri dipendenti.
2. Controllare il flusso di informazioni
Poiché sono un punto di contatto tra dipendenti e dirigenti, è anche responsabilità di un assistente esecutivo gestire il flusso di informazioni.
Trasmettono le informazioni necessarie dai dirigenti ai dipendenti e viceversa.
3. Gestire i calendari esecutivi
Gli assistenti esecutivi gestiscono anche il calendario dei diversi dirigenti d'ufficio.
Tengono traccia delle riunioni e fissano gli appuntamenti.
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4. Prendere accordi di viaggio
È anche responsabilità di un assistente esecutivo prendere nuove disposizioni di viaggio per i dirigenti.
La prenotazione di un mezzo di trasporto per effettuare prenotazioni alberghiere deve essere effettuata prima del viaggio.
5. Tieni traccia delle spese giornaliere
Gli assistenti esecutivi tengono un registro di tutte le spese d'ufficio.
Oltre a creare rapporti mensili, trimestrali e annuali.
6. Supervisionare altro personale
Supervisionano anche altro personale per garantire che tutte le operazioni utilizzino le migliori pratiche.
Alcuni altri doveri e responsabilità di un assistente esecutivo sono:
- Prendere i verbali durante le riunioni esecutive
- Rispondi e dirigi le telefonate alla giusta corrispondenza.
- Dai il benvenuto ai visitatori e decidi anche se possono incontrare i dirigenti.
- Ordina forniture per ufficio.
- Leggi, analizza e distribuisci promemoria ed e-mail agli uffici giusti.
- Fai i piani e i preparativi necessari per gli eventi d'ufficio.
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Quali sono i requisiti per diventare un assistente esecutivo?
A differenza del segretario o dell'assistente amministrativo, i lavori di livello base non richiedono anni di esperienza.
I potenziali assistenti esecutivi dovrebbero aver acquisito esperienza in mansioni di segreteria o di assistente amministrativo nel corso degli anni.
Il diploma di scuola superiore è il titolo accademico minimo per diventare assistente di direzione.
Tuttavia, la maggior parte delle organizzazioni preferisce assumere persone con una laurea in gestione aziendale, risorse umane o campi correlati.
Non ci sono certificazioni speciali obbligatorie per diventare un assistente esecutivo.
Ma la certificazione può aggiungere valore al tuo curriculum o portfolio. Sono disponibili online e non richiedono molto tempo per essere completati.
Nella misura in cui i datori di lavoro impiegano persone con esperienza nell'assistenza amministrativa o in altri campi correlati per il ruolo di assistente esecutivo.
La maggior parte dell'esperienza e della fiducia si acquisiscono sul posto di lavoro nel corso degli anni.
I datori di lavoro cercano anche quelli con competenza nella suite per ufficio Microsoft.
Quali competenze e personalità si adattano a un assistente esecutivo?
Nella maggior parte degli annunci di descrizione del lavoro dell'assistente esecutivo, i datori di lavoro cercano sempre quelli con determinate competenze.
Questo perché queste abilità rendono il lavoro più facile e veloce.
Alcune delle abilità comunemente presenti nella descrizione del lavoro degli assistenti esecutivi sono:
1. Abilità comunicative
Gli assistenti esecutivi svolgono diverse attività che richiedono grandi capacità comunicative.
Dalla risposta ai chiamanti alla determinazione delle informazioni da trasmettere ai dirigenti.
Pertanto, devono essere in grado di comunicare correttamente per iscritto e verbalmente.
2. Abilità interpersonali
Gli assistenti esecutivi devono anche sviluppare buoni rapporti con i dipendenti e le parti interessate.
Questo li aiuta ancora a promuovere migliori condizioni di lavoro e relazioni.
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3. Capacità organizzative
Le capacità organizzative sono rilevanti quando si compilano documenti, si conservano registri e si svolgono molti altri compiti.
Pertanto ogni buon assistente esecutivo deve essere organizzato in ogni momento.
4. Abilità del servizio clienti
Gli assistenti esecutivi rispondono alle chiamate e accolgono anche i visitatori.
Di conseguenza, devono essere orientati al cliente.
Perché trattare in modo errato un cliente o un visitatore può comportarne la perdita per sempre.
5. Multitasking
È positivo per un assistente esecutivo essere in grado di fare più di una cosa alla volta.
Poiché rende il lavoro più veloce, un'azienda può svolgere più attività in un tempo limitato.
Ma, ogni volta che il multitasking è impossibile, dare priorità alle attività è l'alternativa migliore.
Dovrebbero essere privilegiati i compiti più importanti e urgenti, mentre i compiti meno urgenti non dovrebbero essere esclusi.
6. Abilità di gestione del tempo
Una delle responsabilità di un assistente esecutivo è aiutare altri dirigenti a gestire il proprio tempo.
Di conseguenza, gli assistenti esecutivi dovrebbero essere buoni gestori del tempo.
Non solo per gli altri dirigenti, ma anche per se stessi.
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7. Discrezione
Questo ruolo è un ruolo esecutivo; pertanto, possono accedere a informazioni sensibili.
Pertanto gli assistenti esecutivi devono essere discreti e riservati.
8. Capacità di leadership
Gli assistenti esecutivi devono anche essere buoni leader per svolgere correttamente i propri compiti.
Devono possedere ed esibire buone doti di leadership quando hanno a che fare con i dipendenti.
9. Abilità di risoluzione dei problemi
Infine, anche gli assistenti esecutivi dovrebbero occuparsi della risoluzione dei problemi.
Dovrebbero essere in grado di pensare in modo critico ogni volta che sorgono problemi.
Dove lavorano gli assistenti esecutivi?
Il compito di un assistente esecutivo è praticamente indispensabile in ogni organizzazione.
Alcuni dei datori di lavoro tipici degli assistenti esecutivi sono:
- Scuole
- Ospedali
- Organizzazioni governative
- Alberghi
- Centri ricreativi
- Compagnie manifatturiere
Ma la necessità di un assistente esecutivo dipende dalle dimensioni dell'azienda.
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Cosa dovrebbe essere incluso in un curriculum di assistente esecutivo?
Secondo il mio curriculum perfetto, ci sono quattro caratteristiche di un buon curriculum per assistente esecutivo.
1. Riassunto
La sintesi dovrebbe evidenziare quanto segue:
- Abilità
- Forza
- Traguardo
Queste informazioni dovrebbero essere in linea con ciò che si addice a un assistente esecutivo.
Dovrebbero essere evidenziati usando affermazioni o frasi brevi. Esempio: "assistente esecutivo orientato al cliente con 6 anni di esperienza di lavoro con i migliori dirigenti professionisti".
2. Abilità
Oltre alle capacità amministrative, un assistente esecutivo dovrebbe avere competenze strategiche.
Alcune di queste abilità includono:
- Abilità comunicative
- Capacità organizzative
- Discrezione
- Capacità di leadership
- Ottime capacità relazionali
- Problem-solving
È importante dichiarare queste abilità nel tuo curriculum. La loro rilevanza nella descrizione del lavoro di un assistente esecutivo è spiegata sopra.
Anche durante le interviste, è quasi necessario farvi sempre riferimento.
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3. esperienza
Questa sezione dovrebbe contenere alcuni dei tuoi contributi al successo di un'azienda o compiti specifici.
Ora, so che questa può essere una lunga epistola. Tuttavia, devi renderlo una breve dichiarazione o frase in modo intelligente.
Non sto dicendo che dovresti scriverlo come una lista, NO!
Ad esempio, "ho ideato un metodo nuovo e migliore per conservare i registri che ha reso più facile individuarli quando necessario a scopo di riferimento".
4. Background educativo
Sebbene le certificazioni accademiche non siano obbligatorie per qualificarsi per un lavoro come assistente esecutivo, sono vantaggiose.
Pertanto, se hai una qualsiasi forma di certificazione accademica, includila nel tuo curriculum.
È preferibile una laurea in amministrazione e gestione aziendale o altri campi correlati.
Quanto guadagnano gli assistenti esecutivi?
In media, gli assistenti esecutivi negli Stati Uniti guadagnano fino a $ 59,340 all'anno.
Gli assistenti esecutivi meno esperti e qualificati guadagnano circa $ 24,690 all'anno.
Mentre i loro colleghi più esperti o qualificati possono guadagnare fino a $ 64,230 all'anno
Il 10% più povero della media guadagna $ 24,690, mentre il 10% più ricco guadagna fino a $ 64,230 all'anno.
Queste cifre possono variare a seconda di quanto segue:
- Posizione geografica
- Datore di lavoro
- Dimensioni e settore dell'impresa.
Puoi dire che gli assistenti esecutivi più esperti guadagnano più dei loro colleghi.
L'assistente esecutivo è un lavoro stressante?
Sì, il lavoro di un assistente esecutivo può essere molto stressante e impegnativo.
Potrebbe anche essere necessario lavorare oltre la descrizione del lavoro in alcune situazioni.
Devi anche mantenere la calma con gli altri membri del personale e con il mondo di fronte a una sfida o a una crisi.
Ma l'esperienza vale la pena. Le abilità e il carattere che lo stress assorbe indirettamente in te valgono la pena.
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Come sono l'ambiente di lavoro e il programma di un assistente esecutivo?
Gli assistenti esecutivi in genere lavorano negli uffici, interagendo con visitatori, personale e altri dirigenti.
Lavorano nei normali orari e giorni di lavoro.
Ogni volta che è necessario, possono dover prolungare l'orario di lavoro.
L'assistente esecutivo è un lavoro senza uscita?
No, la posizione di assistente esecutivo non è un lavoro senza uscita.
Dopo essere diventato un assistente esecutivo, ci sono così tanti altri ruoli o posizioni interessanti a cui puoi essere promosso.
Alcune di queste posizioni includono:
- Capo ufficio
- Responsabile del progetto
- Responsabile/coordinatore delle risorse umane
- Coordinatore del servizio clienti
- addetto alle vendite
- Assistente amministrativo esecutivo
- Assistente legale
Pertanto, dopo alcuni anni di lavoro come assistente esecutivo, ti preghiamo di passare a una di queste posizioni.
Conclusione: guida alla descrizione del lavoro dell'assistente esecutivo
Sebbene questa guida sulla descrizione del lavoro di un assistente esecutivo sia stata scritta pensando ai potenziali assistenti esecutivi, è anche un buon modello per creare un annuncio di lavoro.
Gli assistenti esecutivi svolgono un ruolo fondamentale in ogni organizzazione.
Pertanto, i datori di lavoro devono fare attenzione a reclutare mani capaci mentre i dipendenti.
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