エグゼクティブアシスタントの仕事内容 | 義務と責任

エグゼクティブアシスタントの職務内容について十分な知識を持つことは、優れたエグゼクティブアシスタントになるための良い一歩です.

エグゼクティブアシスタントは、幅広い管理および事務タスクを実行します。

非常にストレスがたまり、要求の厳しい仕事になる可能性がありますが、経験はそれだけの価値があります。

役割はに似ています管理アシスタント、秘書 or 個人秘書。

彼らの役割はすべてサポートしているという意味で。個人またはチームに管理サポートを提供します。

ただし、違いは、エグゼクティブアシスタントは経験豊富なエグゼクティブスタッフに割り当てられる上級職であるということです。

小規模な組織では、エグゼクティブアシスタントの職務内容と、管理者およびパーソナルアシスタントの職務内容が重複しています。

大規模な組織では、これらはすべて固有の職務記述書を持つ役職です。

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エグゼクティブアシスタントは何をしますか.

エグゼクティブアシスタントは、他のオフィススタッフの仕事を監督するシニアオフィススタッフです。彼らは、会社の全体的な成功に貢献する活動を調整および監視します。

彼らは、調査の実施、文書の分析、およびレポートの提示により、幹部またはその他の上級スタッフに管理上のサポートを提供します。

エグゼクティブアシスタントは、あらゆる組織の不可欠な部分であり、そのため不可欠です。

エグゼクティブアシスタントの責任には、メールとメモの照合と配布、電話への応答、会議と予定の設定が含まれます。

ほとんどのエグゼクティブアシスタントは、管理アシスタントの地位を占めることからキャリアをスタートさせます。

何年にもわたる仕事と資格の向上の後、彼らは最終的にエグゼクティブアシスタントの地位に昇進します。

このキャリアパスで成功するには、組織化され、優れた管理スキルを備えている必要があります。

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エグゼクティブアシスタントの義務と責任は何ですか?

エグゼクティブアシスタントの職務記述書で一般的に取り上げられている義務と責任のいくつかは次のとおりです。

1.社員と役員の架け橋となる

エグゼクティブアシスタントは、従業員、エグゼクティブ、およびパートナー間の架け橋または連絡先です。

これは、彼らが役員でありながら、他の従業員と緊密に連携しているために可能です。

2. 情報の流れを制御する

彼らは従業員とエグゼクティブの間の連絡先であるため、情報の流れを管理することもエグゼクティブアシスタントの責任です。

必要な情報を役員から従業員へ、またはその逆に中継します。

3. エグゼクティブカレンダーの管理

エグゼクティブアシスタントは、さまざまなオフィスエグゼクティブのカレンダーも管理します。

彼らは会議を追跡し、予定を設定します。

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4. 旅行の手配をする

また、役員のために新しい旅行の手配をすることも、役員補佐の責任です。

ホテルを予約するための交通手段の予約は、旅行の前に行う必要があります。

5.日々の支出を追跡する

エグゼクティブアシスタントは、すべての事務経費を記録します。

また、月次、四半期、年次のレポートを作成します。

6. 他のスタッフの監督

また、他のスタッフを監督して、すべての操作がベストプラクティスを使用していることを確認します。

エグゼクティブアシスタントのその他の義務と責任は次のとおりです。

役員会議で議事録を取る
電話に応答し、適切な連絡先に転送します。
訪問者を歓迎し、幹部との面会を許可するかどうかも決定します。
事務用品を注文します。
メモやメールを読んで分析し、適切なオフィスに配布します。
オフィスイベントに必要な計画と準備を行います。

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エグゼクティブアシスタントになるための要件は何ですか?

秘書や管理アシスタントとは異なり、初級レベルの仕事には長年の経験は必要ありません。

将来のエグゼクティブアシスタントは、長年にわたって秘書または管理アシスタントの職務で経験を積んでいる必要があります。

高校の卒業証書は、エグゼクティブアシスタントになるための最低限の学歴です。

しかし、ほとんどの組織は、経営管理、人事、または関連分野の学士号を持つ個人を採用することを好みます。

エグゼクティブアシスタントになるために必須の特別な資格はありません。

しかし、認定資格は、履歴書やポートフォリオに付加価値を与える可能性があります。それらはオンラインで入手でき、完了するのに長い時間はかかりません。

雇用主は、管理アシスタントまたはその他の関連分野の経験を持つ個人をエグゼクティブアシスタントの役割として雇用します。

経験と信頼のほとんどは、長年にわたる仕事で得られます。

雇用主は、マイクロソフトオフィススイートに習熟している従業員にも注意を払います。

エグゼクティブアシスタントに適したスキルと性格は?

ほとんどのエグゼクティブアシスタントの職務内容の投稿では、雇用主は常に特定のスキルを持つ人に気を配っています.

これは、これらのスキルが仕事をより簡単かつ迅速にするためです。

エグゼクティブアシスタントの職務記述書で一般的に取り上げられるスキルのいくつかは次のとおりです。

1.コミュニケーションスキル

エグゼクティブアシスタントは、優れたコミュニケーションスキルを必要とするいくつかの活動を行います.

発信者への対応から、経営陣に渡す必要がある情報の決定まで。

したがって、彼らは書面と口頭で適切にコミュニケーションをとることができなければなりません。

2.対人スキル

エグゼクティブアシスタントは、従業員や利害関係者と良好な関係を築く必要もあります。

これは、彼らがより良い労働条件と人間関係を育むのに今でも役立っています。

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3. 組織力

組織化スキルは、文書の記入、記録の維持、およびその他の多くの職務の遂行に関連しています。

したがって、すべての優れたエグゼクティブアシスタントは常に組織化されている必要があります.

4.カスタマーサービススキル

エグゼクティブアシスタントが電話に応答し、訪問者も歓迎します.

その結果、彼らは顧客志向でなければなりません。

顧客や訪問者を不当に扱うと、それらを永遠に失う可能性があるためです。

5 マルチタスク

一度に複数のことを実行できることは、エグゼクティブアシスタントにとって良いことです。

仕事が速くなるため、企業は限られた時間内により多くのタスクを実行できます。

ただし、マルチタスクが不可能な場合は常に、アクティビティに優先順位を付けることが最善の方法です。

より重要で緊急性の高いタスクを優先し、緊急性の低いタスクを除外すべきではありません。

6.時間管理スキル

エグゼクティブアシスタントの責任の XNUMX つは、他のエグゼクティブが自分の時間を管理できるように支援することです。

その結果、エグゼクティブアシスタントは優れた時間管理者になる必要があります。

他の幹部のためだけでなく、自分自身のためにも。

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7.裁量

この役割は管理職です。したがって、機密情報にアクセスできます。

したがって、エグゼクティブアシスタントは、個別かつ機密でなければなりません。

8.リーダーシップスキル

エグゼクティブアシスタントは、職務を適切に遂行するための優れたリーダーでもある必要があります。

従業員と接する際には、優れたリーダーシップの属性を持ち、それを示さなければなりません。

9.問題解決スキル

最後に、エグゼクティブアシスタントもトラブルシューティングを行う必要があります。

問題が発生したときはいつでも批判的に考えることができる必要があります。

エグゼクティブアシスタントはどこで働いていますか?

エグゼクティブアシスタントの義務は、すべての組織で実質的に不可欠です。

エグゼクティブアシスタントの典型的な雇用主の一部は次のとおりです。

学校
病院
政府機関
ホテル
レクリエーションセンター
製造会社

ただし、エグゼクティブアシスタントの必要性は、会社の規模によって異なります。

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エグゼクティブアシスタントの履歴書には何を含める必要がありますか?

による私の完璧な履歴書、優れたエグゼクティブアシスタントの履歴書には XNUMX つの特徴があります。

1。概要

要約では、次の点を強調する必要があります。

性格
第３章：濃度
業績

この情報は、エグゼクティブアシスタントに適したものと一致している必要があります.

それらは、短いステートメントまたは文章を使用して強調する必要があります。例: 「最高のプロのエグゼクティブと一緒に働いた 6 年の経験を持つ顧客志向のエグゼクティブアシスタント」。

2. スキル

管理能力に加えて、エグゼクティブアシスタントは戦略的スキルを備えている必要があります。

これらのスキルの一部は次のとおりです。

コミュニケーションスキル
組織力
裁量
リーダーシップスキル
優れた対人スキル
問題解決

これらのスキルを履歴書に記載することが重要です。エグゼクティブアシスタントの職務内容におけるそれらの関連性は上記で説明されています。

面接でもほぼ必ず参考にする必要があります。

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3。経験

このセクションには、会社の成功または特定のタスクへの貢献の一部を含める必要があります。

さて、私はこれが長い書簡になる可能性があることを知っています. ただし、短いステートメントまたは文にする必要があります。

リストとして書くべきだと言っているのではありません。

たとえば、「必要なときに参照目的で簡単に取り出せるように、記録を保持するための新しいより優れた方法を考案しました」。

4.学歴

アカデミック認定は、エグゼクティブアシスタントとしての仕事の資格を得るために必須ではありませんが、有利です。

したがって、何らかの形の学業証明書をお持ちの場合は、履歴書に含めてください。

経営管理またはその他の関連分野の学士号を取得していることが望ましいです。

エグゼクティブアシスタントの年収は？

平均して、米国のエグゼクティブアシスタントの年収は最大 59,340 ドルです。

経験が浅く資格のあるエグゼクティブアシスタントの年収は約 24,690 ドルです。

より経験豊富な、または資格のある同僚は、年間最大 64,230 ドルを稼ぐことができますが、

平均の下位 10% は $24,690 を稼ぎ、上位 10% は年間最大 $64,230 を稼ぎます。

これらの数値は、次の条件によって異なる場合があります。

地理上の位置
雇用者
会社の規模とセクター。

経験豊富なエグゼクティブアシスタントは、同僚よりも多くの収入を得ていることがわかります。

エグゼクティブアシスタントはストレスの多い仕事ですか?

はい、エグゼクティブアシスタントの仕事は非常にストレスが多く、要求が厳しい場合があります.
状況によっては、職務内容を超えて働かなければならないことさえあります。

また、課題や危機に直面した場合でも、他のスタッフや世界に対して冷静でいなければなりません。

しかし、その経験は価値があります。ストレスが間接的に吸収するスキルと性格は、それだけの価値があります。

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エグゼクティブアシスタントの作業環境とスケジュールはどのようなものですか?

エグゼクティブアシスタントは通常、オフィスで働き、訪問者、スタッフ、および他のエグゼクティブとやり取りします。

彼らは通常の勤務時間と曜日の範囲内で働いています。

必要に応じて、勤務時間を延長しなければならない場合があります。

エグゼクティブアシスタントは行き止まりの仕事ですか.

いいえ、エグゼクティブアシスタントのポジションは行き止まりの仕事ではありません.

エグゼクティブアシスタントになった後、昇進できるエキサイティングな役割やポジションは他にもたくさんあります。

これらの役職には次のようなものがあります。

オフィスマネージャー
プロジェクトマネージャ
人事マネージャー/コーディネーター
カスタマーサービスコーディネーター
セールスアソシエイト
事務補佐
リーガルアシスタント

したがって、エグゼクティブアシスタントとして数年間働いた後、これらのポジションのいずれかにさらに進んでください。

結論: エグゼクティブアシスタントの職務記述書ガイド

エグゼクティブアシスタントの職務記述書に関するこのガイドは、見込みのあるエグゼクティブアシスタントを念頭に置いて書かれていますが、求人情報を作成するための優れたテンプレートでもあります。

エグゼクティブアシスタントは、すべての組織で重要な役割を果たします。

したがって、雇用主は、従業員の間に有能な手を採用するように注意する必要があります。