パーソナルアシスタントとしての職務内容を知り、理解することは、優れたPAになるための最初のステップです。
ご存じない場合は、PA はパーソナルアシスタンスの略です。
しかし、PA はフィジカル アシスタントを意味する場合もあります。 このコンテキストで、PA という単語が表示される場合はいつでも、パーソナル アシスタントを意味することに注意してください。
パーソナルアシスタントの職務記述書はすべて、雇用主が時間をより適切に管理できるようにすることを目的としています。
パーソナルアシスタントは、高齢者のサポートや組織内の役職として働きます。
多くの場合、一緒に働く人々はプライバシーを放棄しなければならない場合があります。 したがって、何が機密情報であるかを常に把握し、それを維持する必要があります。
多くの人はこれを知りませんが、さまざまな種類のパーソナル アシスタントが存在します。
さまざまなタイプについては、このガイドの PA の職務記述書で説明します。
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パーソナルアシスタントは何をしますか?
パーソナルアシスタントは、個人のために、または個人に代わって管理および事務の職務を遂行します。
これらの個人は、通常、私有または商業組織の幹部または上級スタッフです。
PA は管理機能を処理し、幹部がより戦略的で重要なタスクを実行するためにより多くの時間を与える必要があります。
時々、PAは裕福な家族や個人のために働くかもしれません、そして必ずしも上級スタッフではありません。
このような場合、職務内容は若干異なる場合があります。
パーソナルアシスタントの役割における年功序列のレベルは、あなたが働いている組織または個人のタイプによって異なります.
一部の組織では、パーソナル アシスタントはエグゼクティブ アシスタントと同じです。
しかし、他の人では、それらは異なり、エグゼクティブアシスタントの役割はより上級の役割です。
パーソナルアシスタントの義務と責任は何ですか?
パーソナルアシスタントの職務記述書には、彼らがいくつかの義務と責任を果たしていることが含まれています。
一部の組織では、個人秘書が管理者の義務と責任も果たします。
また、数年間勤務した後、管理者が個人秘書に昇進する場合もあります。
1. 最初の連絡先として行動する
PA は、電話に出て、電子メールを照合し、幹部に代わって返信する必要があります。
これが、優れた顧客サービススキルを持つことが不可欠である理由です.
2.日記を管理する
パーソナル アシスタントの職務内容には、イベントの記録を保持する必要があります。
彼らは予定やイベントを準備し、整理します。
3. 旅行の予約をする
PAは必要な旅行の手配をします。
交通手段の予約から必要に応じてホテルの予約まで。
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4. 今後の活動をエグゼクティブに思い出させる
PA はまた、その日の活動と今後のイベントについてエグゼクティブに通知する必要があります。
これが、優れた PA がカレンダーを追跡する優れた方法を考案する理由です。
パーソナルアシスタントのその他の義務と責任は次のとおりです。
- データベースと充填システムの管理
- 経費の記録をつけます。
- エグゼクティブに代わって実行されるすべてのタスクが、ベスト プラクティスを使用して実行されるようにします。
- 基準とポリシーが遵守されていることを確認してください。
- プレゼンテーションやスタッフ会議のために会議室を準備し、整理します。
- レポートとプレゼンテーションを準備します。
パーソナルアシスタントは、エグゼクティブに代わって国内の用事を実行することもできます。
自宅または家族のために働くPAは、すべての家事および家事が適切に行われるようにする責任もあります。
彼らはまた、家事労働者または家事労働者の雇用、監督、および解雇を担当する場合があります。
ほとんどの場合、PA は雇用主の右腕になる可能性があります。
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パーソナルアシスタントになるための要件は何ですか?
一部の組織では、個人秘書は初心者レベルの役割です。 したがって、経験は必要ありません。
他の組織では数年の経験が必要であり、給与はそれ以上になる場合があります。
また、他の専門職とは異なり、正式な学歴は必須ではなく、標準でもありません。
しかしもちろん、ほとんどの雇用主は教育を受けた人々を雇用することを好むでしょう
パーソナルアシスタントになるための典型的な要件は、高校の卒業証書/ GEDです。
ほとんどの雇用主は準学士号を好みます。
Microsoft Office に精通していることも要件の XNUMX つです。 雇用主は、有効な運転免許証を持っている人を雇用することを好む場合があります。
パーソナルアシスタントテンプレートまたは投稿の職務記述書では、一部の組織は大学卒業生に対する好みを明確に述べています。
その場合、人事、経営、広報などの学士号が必要です。
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パーソナルアシスタントに適したスキルと性格は?
パーソナルアシスタントの義務と責任を遂行するために、ここにあなたが持っていなければならないスキルのいくつかがあります.
1.保持メモリ
あなたの雇用主は、すでに非常に多くの戦略的かつ重要なタスクを抱えており、今後のイベントや活動を常に思い出させることをあなたに依存しています。
したがって、PA として、時間、活動、および予定を追跡する方法を開発することは例外です。
2.コミュニケーションスキル
パーソナルアシスタントは、効果的なコミュニケーションの方法を知っているはずです。
書面または口頭でうまくコミュニケーションできるはずです。
ご存知のように、コミュニケーションには話したり聞いたりすることも含まれます。
PAとして成功するには、聞き上手でなければなりません。
3.カスタマーサービススキル
電話に出たり電子メールに返信したりする責任には、優れた顧客サービス志向が必要です。
したがって、優れたPAはカスタマーサービススキルを備えている必要があります。 そして、必要に応じて展示してください。
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4.対人スキル
幹部と良好な関係を築くことなく、幹部の個人秘書としてどのように働きますか？
PA は、上司と非常に良好な専門的関係を築く必要があります。
5. 離散的で信頼できる
すでに述べたように、PA と一緒に働く雇用主は、そのためにある程度のプライバシーを放棄します。
そのため、PA として、あなたは控えめで信頼できるものでなければなりません。
あなたは何が秘密であるかを知り、それをそのように保つ必要があります。
パーソナルアシスタントはどこで働いていますか?
ほとんどの上級職員、市民、有名人は、常に個人秘書のサービスを必要としています。
したがって、彼らには多くの雇用機会と見通しがあります。
パーソナルアシスタントの典型的な雇用主のいくつかは次のとおりです。
- 公的機関
- 民間組織
- NGOの
ほとんどの雇用主は、直接または人材紹介会社を通じて PA を探します。
そのため、パーソナルアシスタントの仕事は、求人掲示板、人材紹介会社、新聞で宣伝されています。
パーソナルアシスタントはいくら稼げますか?
米国では、個人秘書の平均年収は約 26,350 ドルです。
経験の浅い資格のあるPAは、年間約19,000ドルを稼ぐことができます。
経験豊富で資格のある個人秘書は、年間最大 43,000 ドルを稼いでいることに注意してください。
これらの数字は、経験と資格があなたを優位に立てることを示しています。
給与は、地理的な場所と雇用主によっても異なる場合があります。
パーソナル アシスタントの履歴書には何を含めるべきですか?
プロの履歴書を作成するときは、経験、スキル、資格を含める必要があります。
履歴書や面接でこれらのことを明確に記載することは、見落とされるべきではありません。
そのため、あなたはあなたの目標をサポートする履歴書を作成するためにパーソナルアシスタントの職務記述書でこのガイドを最大限に活用する必要があります。
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さまざまな種類のパーソナル アシスタントとは?
による futurelearn.com、さまざまな種類のパーソナル アシスタントの一部を次に示します。
1.スタッフPA
この場合、役員は私生活を PA と共有しません。 パーソナルアシスタントは、言われたことだけを行います。 PA は重役にとって多かれ少なかれロボットのようなものです。
意地悪で気難しい上司と一緒に働くスタッフPAは、自分の仕事を楽しく感じないかもしれません。
2.同僚Pa
これは、同僚がお互いにPAとして機能する場合です。 彼らはXNUMXつのチームのメンバーであり、仕事を成し遂げるためにお互いをサポートしています。
友達であろうとなかろうと、彼らは共通の目標を達成するために協力しなければなりません。
3.プロフェッショナルPA
この場合、エグゼクティブとPAの関係は厳密にプロです。
そのようなパーソナルアシスタントの職務記述書は、彼らがエグゼクティブの個人的な生活についてほとんどまたはまったく知らないことを要求します。
PA は合意された勤務時間内にのみ働き、礼儀正しく、重役に対して非常にフォーマルです。
専門家が関与する場合、エグゼクティブは仕事が標準に従って行われることを期待します。
4.家族のようなPA
XNUMXつ目は家庭的なパーソナルアシスタントの仕事です。
この場合、幹部とそのアシスタントは良好な関係にあります。
彼らはお互いの幸福を気遣い、目標を達成するためにお互いをサポートします。
このタイプの関係の問題は、ビジネスと感情が混在している可能性があることです。
また、付着することもあり、分離が必要な場合は困難になります。
5.有料フレンド
パーソナルアシスタントの最後のタイプは有料の友達です。
この場合、雇用主と助手はより友人のように働きます。
彼らはお互いの私生活について多くを知っているかもしれません。
制限を設けることが常に推奨されます。 アシスタントは、雇用主の価値観、家族、私生活についてすべてを知っている必要はありません。
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パーソナルアシスタントは良い仕事ですか？
はい、パーソナルアシスタントの仕事は良いです。 ただし、要求が厳しい場合もあります。
あなたが人々と一緒に働き、人々をサポートするためのフレアを持っているなら、パーソナルアシスタントの仕事はあなたにとって良いかもしれません。
結論：個人秘書の仕事内容ガイド
パーソナルアシスタントの職務記述書に関するこのガイドは、あなたの目標をサポートするために最適化されています。
求職者を念頭に置いて書かれている限り、雇用主がパーソナルアシスタントの職務記述書の投稿やテンプレートを作成するために使用することもできます.
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