受付係は、組織に入るとすぐに会う人です。 彼らの職務内容の結果として、彼らは常にエレガントでスマートに見えます。
受付の仕事は、毎日たくさんの人に会うのでとても面白いです。 また、多くの電話に応答します。
そのため、一日中いつでも退屈することはありません。
この記事を読んでいるあなたは、受付の仕事をしたいと思っているのではないでしょうか。
または、あなたは受付係の職務内容のテンプレートを必要としている雇用主です。
あなたがどちらのカテゴリーに当てはまるかに関わらず、この記事は「受付係の職務内容は何ですか?」という質問に答えます。
受付係って何をするの？
受付係として、あなたはどの組織でも最初の連絡窓口となります。 団体を訪れたお客様のおもてなしを担当していただきます。
また、組織全体でさまざまな管理タスクを実行し、すべてのフロント デスク活動が円滑に運営されるようにします。
良い受付係になるためには、常に幸せで親切に見え、プレッシャーの下でうまく仕事をする方法を知っていなければなりません.
受付の義務と責任
受付係の業務は以下の通りです。 これに限定されませんが。
- 組織の訪問者に挨拶し、歓迎します。
- 訪問者を適切な担当者またはオフィスに誘導することで、訪問者が組織内を移動できるようにします。
- かかってきた電話に応答し、適切なオフィスに転送します。
- 電話または物理的な会話を通じて、個人に必要かつ正確な情報を提供します。
- 誰が出入りするかを監視し、必要に応じて訪問者バッジを発行することで、組織内の最適なセキュリティを維持します。
- 企業の訪問者全員を XNUMX 日あたり適切に記録します。
- フロントデスクに必要な備品を注文し、在庫を記録します。
- カレンダーが最新であることを確認し、会議をスケジュールします。
- 必要な公式旅行を手配し、宿泊施設を予約します。
- バウチャーを準備する
- すべてのオフィス経費の最新の記録を保管してください。
- 印刷、コピー、タイピング、FAX送信などのその他の事務作業も行います。
- オフィスの配達物を受け取り、適切なオフィスまたは担当者に配布します。
- 適切なオフィスまたは人物への訪問者をアナウンスします。
- 待合室にいる訪問者への対応が十分に行われていることを確認します。
あなたの義務と責任は、働いている組織に応じて多かれ少なかれ異なります。
しかし、これらは雇用主に関係なく、受付係の基本的な責任です。
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受付嬢に似合うスキル・性格とは？
ゲストが組織に入った直後に受け取る歓迎は、その会社に対する彼の認識を決定するのに大いに役立ちます。
したがって、受付の仕事に就く前、または採用する前に、チェックすべきスキルや個人的な特徴をいくつか紹介します。
1.細部に注意を払う
優れた受付係は、あらゆる細かい点に注意を払うことができなければなりません。 これにより、誰一人取り残されることなくすべてのタスクに取り組むことができ、常にセキュリティを維持することもできます。
2. マルチタスク能力
受付係の責任は多岐にわたり、どれも重要です。 受付係は、一度に複数のことを間違いなく行うことができなければなりません。
3. いつでも明るく
受付係として、あなたはすべての訪問者が組織に足を踏み入れるとすぐに出会う最初の人になります。 したがって、常に明るく、幸せを表現しなければなりません。
4.優れたコミュニケーションスキル
受付係は、英語またはその他の必要な言語で雄弁に話せなければなりません。 また、ゲストや他のスタッフと効果的にコミュニケーションを図ることができる必要があります。
5. MS オフィス スイートの習熟度
受付担当者にとって、Microsoft Officeの正しい使い方を知っていると有利です。 記録を残すためにそれを使用する必要があるかもしれないからです。
6.優れた顧客サービススキル
受付係は、電話であれ物理的な会話であれ、会話において礼儀正しくマナーを守らなければなりません。
レセプショニストになるために必要な資格とは？
受付係として働く前に学士号を取得している必要はありません。
ここでは、あなたを有利にするいくつかの資格のリストを示します。
- 常にプロフェッショナルな態度と外観。
- Msオフィスでの能力と証明書
- 優れたライティングスキルと口頭コミュニケーションスキル
- コピー機、ファックス、印刷機などの特定の機械を使用できること。
- 優れたマルチタスク能力と時間管理スキル。
- 優れた顧客ケアスキル。
- 高校の証明書。
- 受付係またはフロントデスクマネージャーとしての実務経験。
受付係はどこで働いていますか?
実際、あらゆる企業や組織は、何らかの形で受付係のサービスを必要としています。
そのような組織には次のようなものがあります。
- 政府機関
- 個人所有のビジネス
- 非政府組織または営利団体
- スーパーマーケット
- 宗教事務所
- 企業
受付係の年収は？
totaljobs.com によると、受付係の平均給与は年間約 19,000 ドルです。
受付係の給与は、勤務地、職歴、資格、雇用主によっても異なる場合があります。
先進国の受付係は、発展途上国の受付係よりも収入が高い。
受付の求人情報には何を含めるべきですか?
受付の仕事をリストするときは、従業員に期待するすべての義務と責任を含める必要があります。
従業員に期待する必要な資格やスキルも含める必要があります。
この記事の情報を使用して、あなたが雇用しようとしている受付係がそれぞれ行うべき職務、スキル、および資格をリストアップしてください。
受付の仕事の面接中に尋ねるべきいくつかの質問は何ですか?
質問は、組織の職務要件と同期している必要があります。
受付係の職務と資格は類似しているため、ここで質問する可能性があります。
- 説得力のある顧客にどのように対応しますか?
- 管理タスクを処理するためにテクノロジーをどのように使用できるでしょうか?
- 打ち合わせのために会議室を準備していると、お客様が入ってきて同時に電話が鳴ります。 これらのタスクにどのように優先順位を付けますか?
- マネージャーから会議のスケジュールを依頼された場合、彼の活動に合わせて会議を適切にスケジュールするには、どのような問い合わせを行う必要がありますか?
受付の面接ではどのようなスキルがテストされますか?
- 組織力
- マルチタスクスキル
- 経営スキル
- カスタマーサービスのスキル
- コミュニケーションスキル。
- Ms オフィス スイートの熟練度
結論：受付の仕事内容ガイド
受付係の仕事は非常に重要であるため、受付係は常に見栄えを良くしておく必要があります。
優れた受付係は、すべての訪問者にとって組織の顔となるため、組織をよく代表する必要があります。
他のキャリアを探索したい場合は、関連する職務内容のリストをご覧ください。
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