Functieomschrijving Administratief Medewerker

Wat is de functieomschrijving van een administratief medewerker?

Dit zou de eerste vraag moeten zijn die je jezelf moet stellen bij het zoeken naar en voordat je een baan als administratief medewerker aanneemt.

Het zijn professionals die de managers, werknemers en bezoekers van een bedrijf helpen.

De functiebeschrijving van een administratief assistent vereist ook het afhandelen van alle interacties en transacties tussen het bedrijf en anderen.

Ze zorgen ervoor dat alle taken productief zijn en ten goede komen aan het bedrijf.

Gezien hun taken en verantwoordelijkheden, zijn er bepaalde vaardigheden en kwalificaties die een administratief medewerker moet bezitten.

Als u wilt dat uw professionele administratief assistent-cv uw doelen bereikt, gebruik dan deze functiebeschrijvingsgids om dat cv te maken.

Lees verder: Functieomschrijving casemanager | Plichten

Wat doet een Administratief Medewerker?

wat-is-de-functieomschrijving-taken-en-verantwoordelijkheden-van-een-administratief-assistent

Administratieve assistenten coördineren de dagelijkse administratieve en administratieve taken van een organisatie of bedrijf. Ze ondersteunen managers, bezoekers en medewerkers om ervoor te zorgen dat activiteiten positief en productief worden uitgevoerd.

Hun taakomschrijving omvat het boeken van reizen, het plannen van afspraken en het beantwoorden van telefoontjes.

Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van een administratief medewerker?

Uw taken en verantwoordelijkheden kunnen afhankelijk zijn van uw werkgever en van de grootte van het bedrijf.

De taken en verantwoordelijkheden van een administratief medewerker zijn, maar zijn niet beperkt tot:

1. Oproepen beantwoorden en doorverbinden naar het juiste kantoor of de juiste persoon

Administratieve assistenten beantwoorden oproepen en beantwoorden bellers die duidelijke antwoorden nodig hebben.

Maar schakel de oproepen indien nodig door naar het juiste kantoor of de juiste persoon.

2. Organiseren en plannen van vergaderingen en afspraken

Administratieve assistenten houden alle geplande vergaderingen en afspraken bij en zorgen ervoor dat ze met succes worden gehouden.

Ze plannen, organiseren en plannen vergaderingen of afspraken.

Lees verder: Functieomschrijving marketingmanager | Plichten

3. Gedetailleerde notulen maken tijdens vergaderingen

Tijdens vergaderingen of afspraken maken zij gedetailleerde notulen van de vergadering.

In sommige gevallen kunnen ze de notulen van de vorige vergadering lezen voordat ze aan een nieuwe beginnen.

4. E-mails, memo's, brieven, faxen en formulieren typen en verspreiden

Administratieve assistenten sorteren post, brieven, formulieren en memo's en distribueren ze naar het juiste kantoor.

Wanneer het nodig is, typen ze ook brieven, memo's en andere correspondentie.

5. Reisarrangementen maken en boeken.

Een administratief medewerker moet alle noodzakelijke reisarrangementen maken.

Van het vervoermiddel tot de accommodatie moet de boeking voor of tijdens de reis worden gepland en geboekt.

6. Bestellingen plaatsen voor kantoorbenodigdheden indien nodig

Als onderdeel van de functieomschrijving van een administratief medewerker plaatsen ze bestellingen voor alle kantoorbenodigdheden.

Bestellingen moeten worden geplaatst en afgeleverd voordat het bedrijf geen voorraad meer heeft.

Lees verder: Functieomschrijving beheerder | Plichten

Lees ook:

Enkele andere administratieve en administratieve taken die een administratief medewerker uitvoert, zijn:

Helpen bij het plannen en opstellen van geplande rapportages.
Een goed systeem voor het bijhouden van gegevens ontwikkelen
Updaten en onderhouden van kantoorbeleid.
Maak afspraken met uitvoerende en senior administratieve assistenten over het afhandelen van vragen en verzoeken van senior managers.

Welke kwalificaties heb ik nodig om Administratief Medewerker te worden?

Een bachelordiploma in management of andere verwante gebieden is misschien geen Manda, maar het is een voordeel.

Het minimale opleidingsniveau dat een administratief medewerker moet hebben, is een middelbare schooldiploma of GED.

Middelbare schoolverlaters kunnen op een vakschool een opleiding volgen in tekstverwerking en kantoorprocedures.

Maar houders van een bachelordiploma zijn meestal betere beheerdersassistenten.

Werkgevers geven er vaak de voorkeur aan om mensen in dienst te nemen met enkele jaren ervaring in officemanagement of om als secretaresse te werken.

Welke vaardigheden en persoonlijkheid passen bij een administratief medewerker?

Om al uw taken en verantwoordelijkheden effectief uit te voeren, zoals vermeld in de functiebeschrijving van de administratief medewerker die u van uw werkgever heeft gekregen, zijn er enkele vaardigheden die u moet bezitten.

Gezien de functieomschrijving van een administratief medewerker, zijn hier enkele van die vaardigheden en eigenschappen waar werkgevers naar uitkijken.

1. Organisatorische vaardigheden

Organisatorische vaardigheden behoren tot de meest waardevolle vaardigheden die elke administratief medewerker zou moeten hebben.

Je moet jezelf en anderen goed georganiseerd kunnen houden.

2. Communicatieve vaardigheden

Een goede administratief medewerker moet beschikken over uitstekende communicatieve vaardigheden.

Je moet mondeling en schriftelijk kunnen communiceren.

Goed communiceren met woorden helpt een administratief medewerker om goed om te gaan met collega's en bezoekers.

Goede schrijfvaardigheid is belangrijk voor het maken van zinvolle notulen van vergaderingen en het bijhouden van de administratie.

Lees verder: Functieomschrijving financieel manager | Plichten

3. Besluitvaardigheid

Op een gegeven moment, terwijl u aan het werk bent, moet u misschien onafhankelijke beslissingen nemen.

Daarom is een goede beslissing een van die eigenschappen die een administratief medewerker moet bezitten.

4. Klantenservicegericht

Het belang van goede vaardigheden op het gebied van klantenservice kan niet worden overschat.

Een administratief medewerkster staat bezoekers bij en beantwoordt hun oproepen; terwijl je dit doet, moet je vriendelijk zijn.

5. Tijdmanagementvaardigheden

Een goede administratief medewerker moet in staat zijn om de tijd zo goed mogelijk te beheren.

Dit is de enige manier om al uw taken effectief uit te voeren en uit te voeren.

6. Multitasking vermogen

Alle multitaskers zijn misschien geen administratieve medewerkers, maar alle administratieve medewerkers zouden geweldige multitaskers moeten zijn.

Wanneer multitasking niet mogelijk is, moet u prioriteit geven aan uw activiteiten.

Meer de voorkeur geven aan meer kritieke taken dan minder belangrijke.

Waar werken administratief medewerkers?

Zoveel organisaties hebben altijd de hulp nodig van een administratief medewerker.

De typische werkgevers van administratieve assistenten variëren van overheidsorganisaties tot particuliere bedrijven en bedrijven.

Lees verder: Functieomschrijving werktuigbouwkundig ingenieur | Plichten

Hoeveel verdienen Administratieve Assistenten?

Je salaris of loon als administratief medewerker is afhankelijk van je werkgever en geografische ligging.

Maar gemiddeld verdienen administratieve assistenten $ 15.42 per uur, volgens Indeed.

Meer opgeleide en ervaren administratief medewerkers verdienen tot $32,25 per uur in de Verenigde Staten.

Afgezien van uw geografische locatie en werkgever, is het duidelijk dat uw kwalificatie en ervaring ook bepalend zijn voor uw loon.

Bovenstaande cijfers laten zien dat meer ervaren administratief medewerkers meer verdienen dan hun minder professionele collega's.

Wat moet ik opnemen in mijn CV als administratief medewerker?

Het maken van een goed cv begint met het kennen en begrijpen van de functieomschrijving van een administratief medewerker.

Sommige van de dingen die u misschien wilt opnemen, zijn uw vaardigheden, ervaring en kwalificaties.

Aarzel niet om deze gids te gebruiken op de functiebeschrijving van een administratief medewerker om een professioneel cv te maken dat uw doel ondersteunt.

Wat zijn enkele vragen voor een sollicitatiegesprek voor een administratief medewerker?

Sommige vragen die interviewers kunnen stellen tijdens een sollicitatiegesprek voor administratief medewerker zijn:

1. Wat zijn uw sterke punten?

Probeer bij het beantwoorden van deze vraag zoveel mogelijk de spijker op de kop te slaan.

Vertel hen over uw kwalificaties en ervaring; u kunt hen bijvoorbeeld vertellen over de Microsoft Office-cursus die u hebt gevolgd.

Heel kort kun je ze ook vertellen over banen die je in het verleden hebt vervuld en die je zijn gegeven vanwege je sterke punten in een bepaald vakgebied.

2. Hoe ga je om met tijd?

Vertel ze bij het beantwoorden van deze vraag over apps of tools die je gebruikt om timemanagement mogelijk te maken.

Je kunt ze ook vertellen dat je altijd tijd besteedt aan alle taken die je worden gegeven.

En dat je gefocust blijft op elke taak totdat je deze hebt voltooid.

Lees verder: Functieomschrijving accountmanager | Plichten

3. Hoe werk je met een moeilijke baas, collega of bezoeker?

Deze vraag is bedoeld om uw probleemoplossende vaardigheden te analyseren en om erachter te komen hoe goed u onder druk kunt werken.

Vertel kort over een ervaring zonder namen te noemen om de vraag te beantwoorden.

Vertel hen hoe uw vermogen om kalm te blijven tijdens problemen of druk u heeft geholpen beter te werken.

4. Wat is de rol van een administratief medewerker op een kantoor?

Meestal is de reden voor het stellen van deze vraag om te weten of u de taakomschrijving van een administratief medewerker begrijpt.

Voel je vrij om bij je reactie deze wegwijzer te gebruiken op de functieomschrijving van een administratief medewerker.

5. Wat is het leukste aan een administratief medewerker zijn?

Vertel ze wat je leuk of leuk vindt aan het zijn van een administratief medewerker om deze vraag te beantwoorden.

Van je werk houden, maakt je productiever.

6. Wat zijn uw zwakke punten?

Bij het beantwoorden van deze vraag moet u zeer discreet zijn.

Het vertrouwen is dat uw werkgever niet precies verwacht dat u 100% perfect bent. Daarom kan het een flagrante leugen zijn om te zeggen dat je geen zwakte hebt.

Maar dan moet je een manier vinden om deze vraag te beantwoorden om te voorkomen dat je wordt gediskwalificeerd.

Enkele antwoorden die u kunt geven zijn:

Ik let te veel op details
Soms vind ik het moeilijk om los te laten totdat ik een project heb afgerond
Meestal concentreer ik me zo op mijn werk dat ik weinig tijd besteed aan andere dingen.
Ik vind het moeilijk om nee te zeggen

Klik Kwaliteitsbeleid voor meer informatie over het uitleggen van deze punten.