Deze handleiding voor de functiebeschrijving van beheerders is goed geoptimaliseerd om u te helpen uw gewenste doel te realiseren.
De rol van een beheerder is een senior rol in elke organisatie. Ze houden toezicht op en coördineren het werk van junior administratief personeel.
Beheerders zijn verantwoordelijk voor veel organisatorische taken; ze plannen afspraken en beantwoorden oproepen en schakelen ze door.
Als gevolg van de taken en verantwoordelijkheden van een administrateur is het voordelig om enige professionele vaardigheden te bezitten.
Deze vaardigheden zullen het werk gemakkelijker en leuker maken en zorgen er ook voor dat je opvalt in het werk.
Ik vermoed dat u, aangezien u dit artikel leest, een werkzoekende bent die op zoek is naar de functie van beheerder.
Welnu, de eerste stap om een goede beheerder te worden, is uw functieomschrijving kennen en begrijpen, en dat is precies waar dit artikel over gaat.
Lees verder: Functieomschrijving financieel manager | Plichten
Wat doet een Beheerder?
Een beheerder is verantwoordelijk voor het verlenen van kantoorondersteuning aan individuen of een team; ze spelen een integrale en vitale rol bij het soepel en effectief laten verlopen van activiteiten. De taakomschrijving van een kantoorbeheerder omvat dat zij taken uitvoeren zoals het ontvangen van oproepen, het helpen van bezoekers en het opstellen van spreadsheets.
Daarnaast voeren administrateurs ook enkele kantoorprojecten en -taken uit en begeleiden ze junior medewerkers.
Een goede beheerder moet over uitstekende vaardigheden op het gebied van klantenservice beschikken.
Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van een beheerder?
De taken en verantwoordelijkheden van een Administrateur kunnen variëren, afhankelijk van de grootte en de sector van het kantoor.
Hier zijn enkele typische taken en verantwoordelijkheden van een beheerder
1. Beantwoord inkomende oproepen
Beheerders reageren op inkomende oproepen en leiden ze door naar de juiste persoon of het juiste kantoor.
Telkens wanneer het een oproep is die kan worden beantwoord met omleidingen, geven ze de nodige reactie.
Dit is een van de redenen waarom vaardigheden op het gebied van klantenservice essentieel voor hen zijn.
2. Notuleren tijdens vergaderingen
Tijdens officiële vergaderingen maken zij nauwkeurige notulen van de vergadering.
Soms wordt hen, voordat een vergadering begint, gevraagd de notulen van de vorige vergadering voor te lezen.
3. Administratie bijhouden
Als onderdeel van je taken en verantwoordelijkheden als administrateur ben je verantwoordelijk voor het bijhouden van de bedrijfsadministratie.
Beheerders houden gegevens bij zoals personeelsgegevens, voorraadinventarisatie en financiën.
Lees verder: Functieomschrijving werktuigbouwkundig ingenieur | Plichten
4. Kantoorbenodigdheden bestellen
Zelfs voordat kantoorbenodigdheden opraken, wordt van beheerders verwacht dat ze contact opnemen met leveranciers voor nieuwe.
Ze plaatsen bestellingen voor kantoorbenodigdheden en wanneer ze aankomen, houden ze een noodzakelijk register bij.
5. Een goede aanwezigheid op sociale media creëren en behouden
Niet alle bedrijven wijzen deze taak toe aan een beheerder.
Maar bij sommigen is dat wel het geval. Als zodanig moet de Beheerder regelmatig content uploaden op alle social media-handvatten.
De inhoud moet in staat zijn om de verkoop van goederen of diensten te stimuleren.
Enkele andere taken en verantwoordelijkheden van de beheerder zijn::
- Verzamelen en distribueren van post, brieven, faxen en memo's naar het juiste kantoor.
- Bereid indien nodig reisarrangementen en boekingen voor personeel en klanten voor.
- Het maken van de nodige afspraken voor evenementen, zowel intern als extern.
- Toezicht houden op de dagelijkse activiteiten van een bedrijf.
- Zorg ervoor dat al het bedrijfsbeleid te allen tijde wordt nageleefd.
- Plan afspraken in en houd de kalender bij.
- Assisteren bij de boekhouding en het opstellen van de begroting.
- Het bijhouden van een administratie van al het personeel.
Lees ook;
- Functieomschrijving accountmanager | Plichten
- Functieomschrijving accountant | Taken en verantwoordelijkheden [Bijgewerkt voor 2023]
- Functieomschrijving Administratief Medewerker | Plichten
- Functieomschrijving beheerder | Plichten
- Functieomschrijving architect | Plichten en verantwoordelijkheden
- Assistent Accountant Functieomschrijving | Plichten
Welke kwalificaties heb ik nodig om beheerder te worden?
Hoewel het niet verplicht is, is een bachelordiploma voordelig.
Maar het minimale niveau van onderwijscertificering is een middelbare schooldiploma.
In de meeste gevallen geven werkgevers er de voorkeur aan mensen met een bachelordiploma in management, human resources of andere gerelateerde gebieden in dienst te nemen.
Vaak geven werkgevers er ook de voorkeur aan mensen met enkele jaren werkervaring in dienst te nemen.
Want de Administrateur is geen instapfunctie.
Ervaring kan voortkomen uit het werken als secretaresse of administratief medewerker.
Vaardigheid in Microsoft Office-suite en bekendheid met basisboekhoudprincipes is ook een pluspunt.
Lees verder: Functieomschrijving accountmanager | Plichten
Welke vaardigheden en persoonlijkheid passen bij een beheerder?
De functiebeschrijving van een beheerder vereist dat u over bepaalde vaardigheden en attributen beschikt om uw taak soepel uit te voeren.
Kwalificaties alleen zijn niet altijd voldoende om de baan te krijgen en te behouden.
Hier zijn enkele vaardigheden die elke goede beheerder zou moeten bezitten:
1. Communicatieve vaardigheden
Een goede administrateur moet in staat zijn om de technische en niet-technische aspecten van zijn werk te communiceren.
Ze communiceren zowel mondeling als schriftelijk goed.
2. Organisatievaardigheden
Als goede administrateur moet je te allen tijde in staat zijn om georganiseerd te blijven.
Als u uw activiteiten kunt prioriteren, wordt het gemakkelijker om altijd georganiseerd te blijven.
3. Interpersoonlijke vaardigheden
Het is ook belangrijk voor een beheerder om goede werkrelaties met ander personeel op te bouwen en te onderhouden.
Wanneer er gezonde werkrelaties worden opgebouwd, helpt dit het werk soepeler te laten verlopen.
4. Probleemoplossende vaardigheden
Een goede beheerder moet in staat zijn om problemen op te lossen die zich tijdens de werkuren kunnen voordoen.
Wanneer junior medewerkers misverstanden hebben, moet de beheerder dergelijke problemen in der minne oplossen.
5. Leiderschapsvaardigheden
De beheerder is een leidende rol in elke organisatie. Daarom moeten alle beheerders over alle leiderschapskenmerken beschikken.
Lees verder: Functieomschrijving operationeel directeur | Plichten
Waar werken beheerders?
Enkele van de typische werkgevers van Administrators zijn:
- Non-profitorganisaties
- scholen
- Verzekeringsbedrijven
- Retailers
- Groothandelaars
- IT-bedrijven
- Mediabedrijven
- Productiebedrijven
De werkgevers van Beheerders zijn niet allemaal beperkt in deze lijst. Er zijn zoveel bedrijven die hun diensten nodig hebben.
Hoeveel verdienen beheerders?
Gemiddeld verdienen beheerders in de Verenigde Staten ongeveer $ 15.66 per uur.
Dit cijfer kan variëren afhankelijk van uw geografische locatie en werkgever.
Ook kunnen uw jarenlange ervaring en kwalificaties uw loon bepalen.
Wat moet ik opnemen in mijn CV voor beheerders?
Wanneer u een cv maakt, wilt u misschien alle informatie opnemen die een werknemer ervan kan overtuigen dat u geschikt bent voor de baan.
Enkele van de dingen die u misschien wilt opnemen, zijn uw kwalificaties, jarenlange ervaring en vaardigheden.
Aarzel niet om deze gids te gebruiken bij de taakomschrijving van een beheerder.
Het is goed geoptimaliseerd om u in staat te stellen een professioneel cv te maken.
Lees verder: Functieomschrijving civiel ingenieur | Plichten en verantwoordelijkheden
Wat zijn enkele vragen voor een sollicitatiegesprek met een beheerder?
Sommige vragen die interviewers kunnen stellen tijdens een sollicitatiegesprek met een beheerder zijn:
1. Wat zijn uw sterke punten?
Wees bij het beantwoorden van deze vraag zo specifiek mogelijk.
Vertel de interviewer kort over je kwaliteiten en ervaring. Je kunt ze bijvoorbeeld vertellen over een online training die je hebt gevolgd.
U kunt hen ook laten weten dat u bepaalde taken moet uitvoeren omdat u zo sterk bent op dat gebied.
2. Hoe ga je om met tijd?
Wanneer u deze vraag beantwoordt, wilt u ze misschien vertellen over tools of toepassingen die u gebruikt om uw tijd effectief te beheren.
Je kunt ze ook vertellen dat je altijd tijd besteedt aan alle taken die je worden gegeven.
Laat hen ook weten dat u gefocust blijft op elke taak om te voorkomen dat u meer dan de toegewezen tijd besteedt.
3. Hoe werk je met een moeilijke baas, collega's of bezoekers?
Vragen als deze worden vaak gesteld om uw probleemoplossende en interpersoonlijke vaardigheden te testen en om te weten hoe goed u met druk om kunt gaan.
Vertel bij het reageren kort en intelligent over een ervaring met schelden.
Je kunt er ook aan toevoegen dat kalm blijven, zelfs als de dingen ruw lijken, je helpt om beter te werken.
4. Wat is de rol van een beheerder in een kantoor?
Deze vraag is bedoeld om uw kennis van de functieomschrijving van een administrateur te testen.
Om dergelijke vragen goed te beantwoorden, dient u deze handleiding over de functiebeschrijving van een beheerder zorgvuldig te lezen en te begrijpen.
En voel je natuurlijk vrij om deze kennis te gebruiken tijdens het interview.
Lees verder: Functieomschrijving Business Analist | Plichten
5. Wat is het beste aan beheerder zijn?
Voordat je g verlaat voor het interview, moet je jezelf oprecht het antwoord op deze vraag vertellen. Waarom wil je beheerder worden?
Om de vraag te beantwoorden, vertelt u de interviewer waarom u van de baan van een administrateur houdt.
Oprecht van het werk houden maakt het minder stressvol
6. Wat zijn uw zwakke punten?
Bij het beantwoorden van deze vraag moet u zeer discreet zijn.
Niemand verwacht dat je 100% perfect bent. Maar de ironie is dat niemand een onvolmaakt persoon in dienst wil nemen.
Daarom moet u een manier vinden om deze vraag te beantwoorden om te voorkomen dat u wordt gediskwalificeerd.
Enkele antwoorden die u kunt geven zijn:
- Ik let te veel op details
- Soms vind ik het moeilijk om los te laten totdat ik een project heb afgerond
- Ik concentreer me vaak zo op mijn werk dat ik weinig tijd besteed aan andere dingen.
- Ik vind het moeilijk om nee te zeggen
Klik Kwaliteitsbeleid voor meer informatie over het uitleggen van deze punten.
Samenvatting van de Job Description Guide voor beheerders
Na enkele jaren ervaring, en je besluit een leidinggevende functie in een bedrijf op te nemen, is het een goede optie om Administrateur te worden.
Deze gids over de taakomschrijving van een beheerder is perfect om u alles te laten zien wat u moet weten.
Lees verder: Functieomschrijving architect | Plichten en verantwoordelijkheden
Zie andere Andere functiebeschrijvingen:
referenties;
Onze aanbeveling
