Het kennen en begrijpen van uw functieomschrijving als persoonlijke assistent is de eerste stap om een goede PA te worden.
Mocht je het niet weten, PA is een verkort formulier voor persoonlijke assistentie.
Maar PA kan ook fysieke assistent betekenen. Houd er rekening mee dat wanneer u in deze context het woord PA ziet, dit persoonlijke assistent betekent.
De functieomschrijving van een persoonlijke assistent is er allemaal op gericht om uw werkgever te helpen de tijd beter te beheren.
Een persoonlijke assistent werkt als ondersteuning van senioren of een functie in een organisatie.
Vaak moeten de mensen met wie u werkt hun privacy opgeven. Daarom moet u altijd weten wat vertrouwelijk is en dat ook zo houden.
Veel mensen weten dit niet, maar er bestaan verschillende soorten persoonlijke assistenten.
De verschillende types worden toegelicht in deze gids over de functiebeschrijving van een PA.
Lees verder: Functieomschrijving voedingsdeskundige | Plichten
Wat doet een Persoonlijk Assistent?
Persoonlijke assistenten voeren administratieve en administratieve taken uit voor of namens een persoon.
Deze personen zijn meestal leidinggevenden of senior medewerkers in particuliere of commerciële organisaties.
De PA moet administratieve functies op zich nemen en de uitvoerende macht meer tijd geven om meer strategische en kritieke taken uit te voeren.
Soms kan een PA werken voor een rijke familie of individuen en niet per se een hoger personeel.
In dergelijke gevallen kan de functiebeschrijving enigszins afwijken.
Het anciënniteitsniveau in de rol van een persoonlijke assistent hangt af van het type organisatie of persoon waarvoor u werkt.
In sommige organisaties is een persoonlijke assistent hetzelfde als een uitvoerend assistent.
Maar in andere verschillen ze, en de rol van de uitvoerend assistent is een meer Senior-rol.
Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van een persoonlijke assistent?
De functiebeschrijving van een persoonlijke assistent houdt in dat zij enkele taken en verantwoordelijkheden uitvoeren.
In sommige organisaties voert een persoonlijke assistent ook de taken en verantwoordelijkheden van een beheerder uit.
In andere landen kan een administrateur na enkele jaren werk worden gepromoveerd tot persoonlijke assistent.
1. Fungeren als eerste aanspreekpunt
Een PA moet oproepen beantwoorden, e-mails verzamelen en erop reageren namens de leidinggevende.
Daarom is het hebben van goede klantenservice-vaardigheden essentieel.
2. Beheer dagboeken
De taakomschrijving van een persoonlijke assistent vereist het bijhouden van gebeurtenissen.
Ze bereiden en organiseren zowel afspraken als evenementen.
3. Maak reisafspraken
Een PA regelt de nodige reisarrangementen.
Van het boeken van het vervoermiddel tot het reserveren van hotelboekingen indien nodig.
Lees verder: Functieomschrijving Kassier | Plichten en verantwoordelijkheden
4. Herinner de leidinggevende aan aankomende activiteiten
Een PA moet de leidinggevende ook herinneren aan de activiteiten van de dag en aankomende evenementen.
Daarom bedenkt een goede PA een goede methode om de kalender bij te houden.
Enkele andere taken en verantwoordelijkheden van een persoonlijke assistent zijn:
- Database- en vulsysteembeheer
- Houd een kostenoverzicht bij.
- Zorg ervoor dat alle taken die namens de leidinggevende worden uitgevoerd, worden uitgevoerd met behulp van best practices.
- Zorg ervoor dat de normen en het beleid worden nageleefd.
- Voorbereiden en organiseren van de vergaderruimte voor presentaties en personeelsbijeenkomsten.
- Opstellen van rapportages en presentaties.
Persoonlijke assistenten kunnen ook enkele huishoudelijke boodschappen doen namens de leidinggevende.
Een PA die thuis of voor een gezin werkt, is er ook verantwoordelijk voor dat alle huishoudelijke en huishoudelijke taken correct worden uitgevoerd.
Ze kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het inhuren, begeleiden en ontslaan van huishoudelijk of huishoudelijk personeel.
Meestal kan een PA uiteindelijk de rechterhand van hun werkgever worden
Lees ook;
- Functieomschrijving zoöloog | Plichten
- Functieomschrijving webontwikkelaar | Taken en verantwoordelijkheden [Bijgewerkt voor 2023]
- Functieomschrijving magazijnbeheerder | Plichten
- Functieomschrijving magazijnbeheerder | Plichten
- Functieomschrijving virtuele assistent | Plichten
- Functieomschrijving video-editor | Plichten
Wat zijn de vereisten om een persoonlijke assistent te worden?
In sommige organisaties is een persoonlijke assistent een rol op instapniveau. Daarom is geen ervaring vereist.
Sommige jaren ervaring zijn vereist in andere organisaties, en het loon kan hoger zijn.
En in tegenstelling tot andere professionele banen, is geen formele academische kwalificatie verplicht of een standaard.
Maar de meeste werkgevers zullen er natuurlijk de voorkeur aan geven geschoolde mensen in dienst te nemen
De typische vereiste om een persoonlijke assistent te worden is een middelbare schooldiploma/GED.
De meeste werkgevers geven de voorkeur aan een associate degree.
Vaardigheid in Microsoft office is ook een van de vereisten. Soms geven werkgevers er de voorkeur aan mensen met een geldig rijbewijs in dienst te nemen.
In de functiebeschrijving van een personal assistant-sjabloon of -posting geven sommige organisaties duidelijk hun voorkeur aan afgestudeerden.
In dat geval is een bachelordiploma in human resources, management, public relations of vergelijkbare gebieden vereist.
Lees verder: Functieomschrijving verkoopmedewerker detailhandel | Plichten
Welke vaardigheden en persoonlijkheid passen bij een persoonlijke assistent?
Om de taken en verantwoordelijkheden van een persoonlijke assistent uit te voeren, zijn hier enkele van de vaardigheden die u moet bezitten.
1. Retentief geheugen
Uw werkgever heeft al zoveel strategische en belangrijke taken te doen en is afhankelijk van u om hem of haar altijd te herinneren aan aankomende evenementen of activiteiten.
Daarom mag je als PA manieren ontwikkelen om tijd, activiteiten en afspraken bij te houden.
2. Communicatieve vaardigheden
Persoonlijke assistenten worden verondersteld te weten hoe ze effectief kunnen communiceren.
Je moet goed schriftelijk of mondeling kunnen communiceren.
Zoals u weet, omvat communicatie ook praten en luisteren.
Om als PA te slagen, moet je goed kunnen luisteren.
3. Vaardigheden op het gebied van klantenservice
De verantwoordelijkheid voor het aannemen van oproepen en het beantwoorden van e-mails vereist een goede klantenservice.
Daarom moet een goede PA beschikken over vaardigheden op het gebied van klantenservice. En laat ze zien als dat nodig is.
Lees verder: Functieomschrijving financieel adviseur | Plichten
4. Interpersoonlijke vaardigheden
Hoe werk je als persoonlijke assistent van een leidinggevende zonder een goede werkrelatie met hem of haar op te bouwen?
Een PA moet een zeer goede professionele relatie met zijn of haar baas ontwikkelen.
5. Discreet en betrouwbaar
Zoals ik al zei, geven werkgevers die met een PA werken daarvoor een stukje privacy op.
Daarom moet je als PA discreet en betrouwbaar zijn.
Je moet weten wat vertrouwelijk is en dat ook zo houden.
Waar werken persoonlijke assistenten?
De meeste senior medewerkers, burgers en beroemdheden hebben altijd de hulp van een persoonlijke assistent nodig.
Daarom zijn er veel kansen op werk en vooruitzichten voor hen.
Enkele van de typische werkgevers van persoonlijke assistenten zijn:
- Publieke organisaties
- Particuliere organisatie
- NGO's
De meeste werkgevers zoeken rechtstreeks of via wervingsbureaus een PA.
Als zodanig worden vacatures voor persoonlijke assistenten geadverteerd op vacaturesites, wervingsbureaus en kranten.
Hoeveel verdienen persoonlijke assistenten?
In de Verenigde Staten is het gemiddelde salaris van een persoonlijke assistent ongeveer $ 26,350 per jaar.
Minder ervaren en gekwalificeerde PA's kunnen ongeveer $ 19,000 per jaar verdienen.
Let op: ervaren, gekwalificeerde persoonlijke assistenten verdienen jaarlijks tot $ 43,000.
Deze cijfers vertellen u dat ervaring en kwalificaties u een voorsprong geven.
Uw salaris kan ook afhangen van uw geografische locatie en werkgever.
Wat moet ik opnemen in mijn persoonlijke assistent-cv?
Bij het maken van een professioneel cv moet u uw ervaring, vaardigheden en kwalificaties opnemen.
Het duidelijk vermelden van deze zaken in je cv en tijdens een sollicitatiegesprek mag niet over het hoofd worden gezien.
Daarom moet u maximaal gebruik maken van deze gids over de functiebeschrijving van een persoonlijke assistent om een cv te maken dat uw doel ondersteunt.
Lees verder: Functieomschrijving datawetenschapper | Plichten en verantwoordelijkheden
Wat zijn de verschillende soorten persoonlijke assistenten?
Think futurelearn.com, hier zijn enkele van de verschillende soorten persoonlijke assistenten:
1. Personeel PA
In dit geval deelt de leidinggevende zijn persoonlijke leven niet met de PA. De persoonlijke assistent doet alleen wat hem wordt opgedragen. De PA is min of meer een robot voor de leidinggevende.
Een personeels-PA die met een gemene en moeilijke baas werkt, vindt zijn of haar werk misschien niet leuk.
2. Collega Pa
Dit is een geval waarbij collega's als PA's voor elkaar dienen. Ze zijn lid van één team en ondersteunen elkaar om het werk gedaan te krijgen.
Of ze nu vrienden zijn of niet, ze moeten samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken.
3. Professionele PA
In dit geval is de relatie tussen leidinggevende en PA strikt professioneel.
De functieomschrijving van dergelijke persoonlijke assistenten vereist dat ze weinig of niets weten over het persoonlijke leven van de leidinggevende.
De PA werkt alleen op de afgesproken werktijden en is beleefd maar zeer formeel met de leidinggevende.
Als er professionals bij betrokken zijn, verwacht de leidinggevende dat er volgens de norm wordt gewerkt.
4. Familie-achtige PA
Het vierde type is de gezinsachtige persoonlijke assistent-taak.
In dit geval hebben de leidinggevende en zijn assistent een goede relatie.
Ze geven om elkaars welzijn en ondersteunen elkaar bij het bereiken van doelen.
Het probleem met dit soort relaties is dat zaken en emoties gemengd kunnen zijn.
En ze kunnen ook gehecht raken, en wanneer scheiding vereist is, wordt het moeilijk.
5. Betaalde vriend
Het laatste type persoonlijke assistent is een betaalde vriend.
In dit geval werken de werkgevers en assistenten meer als vrienden.
Ze weten misschien zoveel over elkaars persoonlijke leven.
Het is altijd aan te raden om limieten te trekken. De assistent hoeft niet alles te weten over de waarden, het gezin en het persoonlijke leven van de werkgever.
Lees verder: Functieomschrijving receptioniste | Plichten en verantwoordelijkheden
Is persoonlijke assistent een goede baan?
Ja, een baan als persoonlijke assistent is goed. Het kan echter soms veeleisend zijn.
Als je een flair hebt voor het werken met en het ondersteunen van mensen, kan de baan van een persoonlijke assistent goed voor je zijn.
Conclusie: Personal Assistant Job Description Guide
Deze gids over de functiebeschrijving van een persoonlijke assistent is geoptimaliseerd om uw doel te ondersteunen.
Voor zover het is geschreven met sollicitanten in gedachten, kan het ook door werkgevers worden gebruikt om een persoonlijke assistent-functiebeschrijving of -sjabloon te maken.
Lees verder: Functieomschrijving uitvoerend assistent | Plichten
Andere functiebeschrijvingen:
Referenties:
Onze aanbeveling
