Een goede kennis hebben van de functieomschrijving van een directieassistent is een goede stap om een goede directieassistent te worden.
Uitvoerend assistenten voeren een breed scala aan administratieve en administratieve taken uit.
Het kan een zeer stressvolle en veeleisende baan zijn, maar de ervaring is het waard.
De rol is vergelijkbaar met: administratieve assistenten, secretaresses or persoonlijke assistent.
In de zin dat hun rollen allemaal ondersteunend zijn. Zij bieden administratieve ondersteuning aan individuen of een team.
Maar het verschil is dat uitvoerend assistent een senior rol is die wordt toegewezen aan ervaren leidinggevend personeel.
In kleine organisaties overlappen de functieomschrijvingen van een directieassistent en die van een administrateur en persoonlijke assistent elkaar.
In een grotere organisatie zijn dit allemaal functies met unieke functieomschrijvingen.
Lees verder: Functieomschrijving Human Resource Manager | Plichten
Wat doet een Executive Assistant?
Uitvoerend assistenten zijn senior kantoormedewerkers die toezicht houden op het werk van ander kantoorpersoneel. Ze coördineren en bewaken activiteiten die bijdragen aan het algehele succes van het bedrijf.
Ze bieden administratieve ondersteuning aan de leidinggevenden of andere senior medewerkers door onderzoek te doen, documenten te analyseren en rapporten te presenteren.
Executive assistants zijn een integraal onderdeel van elke organisatie en als zodanig onmisbaar.
De verantwoordelijkheden van een uitvoerend assistent omvatten het verzamelen en verspreiden van post en memo's, het beantwoorden van oproepen en het opzetten van vergaderingen en afspraken.
De meeste directieassistenten beginnen hun loopbaan als administratief medewerker.
Na jaren van werk en het verbeteren van kwalificaties, worden ze uiteindelijk gepromoveerd tot de functie van uitvoerend assistent.
Je moet georganiseerd zijn en over uitstekende managementvaardigheden beschikken om te slagen in dit carrièrepad.
Lees verder: Functieomschrijving reisbureau | Plichten
Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van een uitvoerend assistent?
Enkele van de vaak voorkomende taken en verantwoordelijkheden in de functiebeschrijvingen van een uitvoerend assistent zijn:
1. Fungeren als een brug tussen werknemers en leidinggevenden
Een uitvoerend assistent is een brug of contactpunt tussen werknemers, leidinggevenden en partners.
Dit is mogelijk omdat ze leidinggevenden zijn, maar nauw samenwerken met andere werknemers.
2. Beheers de informatiestroom
Aangezien zij een aanspreekpunt zijn tussen werknemers en leidinggevenden, is het ook de verantwoordelijkheid van een directieassistent om de informatiestroom te beheren.
Ze geven noodzakelijke informatie door van leidinggevenden aan werknemers en vice versa.
3. Beheer uitvoerende agenda's
Executive assistenten beheren ook de agenda van de verschillende kantoormanagers.
Zij houden de vergaderingen bij en maken afspraken.
Lees verder: Assistent Accountant Functieomschrijving | Plichten
4. Maak reisarrangementen
Het is ook de verantwoordelijkheid van een uitvoerend assistent om nieuwe reisarrangementen voor leidinggevenden te maken.
Het boeken van een vervoermiddel om hotelreserveringen te maken moet vóór de reis worden gedaan.
5. Houd de dagelijkse uitgaven bij
Executive assistants houden een administratie bij van alle kantoorkosten.
Daarnaast maak je maand-, kwartaal- en jaarrapportages.
6. Toezicht houden op ander personeel
Ze houden ook toezicht op ander personeel om ervoor te zorgen dat alle operaties best practices toepassen.
Enkele andere taken en verantwoordelijkheden van een uitvoerend assistent zijn:
- Notuleren tijdens directievergaderingen
- Telefoongesprekken beantwoorden en doorsturen naar de juiste correspondentie.
- Verwelkom bezoekers en bepaal ook of ze leidinggevenden mogen ontmoeten.
- Kantoorartikelen bestellen.
- Lees, analyseer en verspreid memo's en e-mails naar de juiste kantoren.
- Maak de nodige plannen en voorbereidingen voor kantoorevenementen.
Lees verder: Functieomschrijving politieagent | Plichten
Lees ook;
- Echografie Technicus Functieomschrijving | Plichten
- Functieomschrijving verkoopvertegenwoordiger | Plichten en verantwoordelijkheden
- Bezorger Functieomschrijving | Plichten en verantwoordelijkheden
- Functieomschrijving bankbediende | Plichten en verantwoordelijkheden
- Functieomschrijving Barista | Plichten en verantwoordelijkheden
- Functieomschrijving chef-staf | Plichten en verantwoordelijkheden
Wat zijn de vereisten om uitvoerend assistent te worden?
In tegenstelling tot secretaresse of administratief medewerker is voor een baan op instapniveau geen jarenlange ervaring vereist.
Aspirant-executive assistants moeten in de loop der jaren ervaring hebben opgedaan in secretariële of administratieve assistent-functies.
Een middelbare schooldiploma is de minimale academische kwalificatie om uitvoerend assistent te worden.
Maar de meeste organisaties geven er de voorkeur aan mensen in dienst te nemen met een bachelordiploma in bedrijfsmanagement, human resources of aanverwante vakgebieden.
Er zijn geen verplichte speciale certificeringen om uitvoerend assistent te worden.
Maar certificering kan waarde toevoegen aan uw cv of portfolio. Ze zijn online beschikbaar en het duurt niet lang om ze te voltooien.
Voor zover werkgevers personen met ervaring in administratieve ondersteuning of andere gerelateerde gebieden in dienst hebben voor de rol van uitvoerend assistent.
De meeste ervaring en het vertrouwen zijn in de loop der jaren op het werk opgedaan.
Werkgevers letten ook op mensen met vaardigheid in de Microsoft Office-suite.
Welke vaardigheden en persoonlijkheid passen bij een Executive Assistant?
In de meeste vacatures voor functiebeschrijvingen van uitvoerend assistenten letten werkgevers altijd op mensen met bepaalde vaardigheden.
Dit komt omdat deze vaardigheden het werk gemakkelijker en sneller maken.
Enkele van de vaak voorkomende vaardigheden in de functiebeschrijving van uitvoerend assistenten zijn:
1. Communicatieve vaardigheden
Uitvoerend assistenten voeren verschillende activiteiten uit waarvoor goede communicatieve vaardigheden nodig zijn.
Van het beantwoorden van bellers tot het bepalen welke informatie moet worden doorgegeven aan leidinggevenden.
Daarom moeten ze in staat zijn om goed te communiceren in woord en geschrift.
2. Interpersoonlijke vaardigheden
Directieassistenten moeten ook goede relaties met werknemers en belanghebbenden ontwikkelen.
Dit helpt hen nog steeds om betere werkomstandigheden en relaties te bevorderen.
Lees verder: Functieomschrijving restaurantmanager | Plichten
3. Organisatorische vaardigheden
Organisatievaardigheden zijn relevant bij het invullen van documenten, het bijhouden van records en het uitvoeren van vele andere taken.
Daarom moet elke goede directieassistent te allen tijde georganiseerd zijn.
4. Vaardigheden op het gebied van klantenservice
Directieassistenten reageren op oproepen en verwelkomen ook bezoekers.
Daarom moeten ze klantgericht zijn.
Omdat een verkeerde behandeling van een klant of bezoeker ertoe kan leiden dat u ze voor altijd kwijtraakt.
5. multitasking
Het is goed voor een uitvoerend assistent om meer dan één ding tegelijk te kunnen doen.
Doordat het werk sneller gaat, kunnen er binnen een beperkte tijd meer taken door een bedrijf worden uitgevoerd.
Maar wanneer multitasken onmogelijk is, is het prioriteren van activiteiten het beste alternatief.
Belangrijkere en urgentere taken moeten de voorkeur krijgen, terwijl minder urgente taken niet mogen worden overgeslagen.
6. Tijdmanagementvaardigheden
Een van de verantwoordelijkheden van een uitvoerend assistent is om andere leidinggevenden te helpen hun tijd te beheren.
Als gevolg hiervan moeten uitvoerende assistenten goede tijdmanagers zijn.
Niet alleen voor andere leidinggevenden, maar ook voor zichzelf.
Lees verder: Netwerk Engineer Functieomschrijving | Plichten
7. Discretie
Deze rol is een uitvoerende rol; daarom hebben ze toegang tot gevoelige informatie.
Daarom moeten uitvoerend assistenten discreet en vertrouwelijk zijn.
8. Leiderschapsvaardigheden
Executive assistants moeten ook goede leiders zijn om hun taken goed te kunnen uitvoeren.
Ze moeten goede leiderschapseigenschappen bezitten en vertonen in de omgang met werknemers.
9. Probleemoplossende vaardigheden
Ten slotte moeten uitvoerende assistenten ook problemen oplossen.
Ze moeten in staat zijn kritisch na te denken wanneer zich problemen voordoen.
Waar werken Executive Assistants?
De taak van een directiesecretaresse is praktisch onmisbaar in elke organisatie.
Enkele van de typische werkgevers van uitvoerend assistenten zijn:
- scholen
- Ziekenhuizen
- Overheidsorganisaties
- Hotels
- Recreatieve centra
- Productiebedrijven
Maar de behoefte aan een uitvoerend assistent hangt af van de grootte van het bedrijf.
Lees verder: Functieomschrijving forensisch psycholoog | Plichten
Wat moet worden opgenomen in een cv van een uitvoerend assistent?
Think mijn perfecte CV, zijn er vier kenmerken van een goed cv voor een directieassistent.
1. Overzicht
De samenvatting moet het volgende benadrukken:
- vaardigheden
- Sterkte
- Prestatie
Deze informatie moet aansluiten bij wat past bij een directieassistent.
Ze moeten worden benadrukt met behulp van korte verklaringen of zinnen. Voorbeeld: "klantgerichte executive assistant met 6 jaar ervaring in het werken met professionele topmanagers".
2. Vaardigheden
Naast administratieve capaciteiten moet een uitvoerend assistent over strategische vaardigheden beschikken.
Sommige van deze vaardigheden zijn onder meer:
- Communicatie vaardigheden
- Organisatorische vaardigheden
- Goeddunken
- Leiderschapsvaardigheden
- Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden
- Probleemoplossing
Het is belangrijk om deze vaardigheden op je cv te vermelden. Hun relevantie in de functieomschrijving van een directieassistent is hierboven toegelicht.
Zelfs tijdens interviews is het bijna altijd nodig om ernaar te verwijzen.
Lees verder: Vet Tech Functieomschrijving | Plichten
3. ervaring
Deze sectie moet enkele van uw bijdragen aan het succes van een bedrijf of specifieke taken bevatten.
Nu, ik weet dat dit een lange brief kan worden. U moet er echter een korte verklaring of zin op een intelligente manier van maken.
Ik zeg niet dat je het als een lijst moet schrijven, NEE!
Bijvoorbeeld: "Ik heb een nieuwe en betere methode bedacht om gegevens bij te houden die het gemakkelijker maakten om ze eruit te halen als ze nodig waren voor referentiedoeleinden".
4. Educatieve achtergrond
Hoewel academische certificeringen niet verplicht zijn om in aanmerking te komen voor een baan als uitvoerend assistent, zijn ze wel voordelig.
Daarom, als je enige vorm van academische certificering hebt, neem deze dan op in je cv.
Een bachelordiploma in bedrijfskunde en management of een ander gerelateerd vakgebied heeft de voorkeur.
Hoeveel verdienen Executive Assistants?
Gemiddeld verdienen uitvoerende assistenten in de Verenigde Staten tot $ 59,340 per jaar.
Minder ervaren en gekwalificeerde uitvoerende assistenten verdienen ongeveer $ 24,690 per jaar.
Terwijl hun meer ervaren of gekwalificeerde collega's tot $ 64,230 per jaar kunnen verdienen
De onderste 10% van het gemiddelde verdient $24,690, terwijl de bovenste 10% tot $64,230 per jaar verdient.
Deze cijfers kunnen verschillen afhankelijk van het volgende:
- Geografische locatie
- Werkgever
- Omvang en sector van het bedrijf.
Je merkt dat meer ervaren executive assistants meer verdienen dan hun collega's.
Is uitvoerend assistent een stressvolle baan?
Ja, de baan van een uitvoerend assistent kan erg stressvol en veeleisend zijn.
In sommige situaties moet u misschien zelfs verder werken dan de functiebeschrijving.
Je moet ook kalm blijven tegenover ander personeel en de wereld in het geval van een uitdaging of crisis.
Maar de ervaring is het waard. De vaardigheden en het karakter die de stress indirect in je opneemt, zijn de moeite waard.
Lees verder: Functieomschrijving dierenarts | Plichten
Hoe zijn de werkomgeving en het schema van een uitvoerend assistent?
Uitvoerende assistenten werken meestal in kantoren en hebben contact met bezoekers, personeel en andere leidinggevenden.
Zij werken binnen de reguliere werktijden en -dagen.
Wanneer het nodig is, moeten ze mogelijk de werktijden verlengen.
Is Executive Assistant een doodlopende baan?
Nee, de functie van directiesecretaresse is geen doodlopende baan.
Nadat u uitvoerend assistent bent geworden, zijn er zoveel andere opwindende rollen of posities waarnaar u kunt promoveren.
Sommige van deze posities omvatten:
- Office Manager
- Projectleider
- HR-manager/coördinator
- Coordinator Klantendienst
- Verkoopmedewerker
- Uitvoerend administratief medewerkster
- Legale assistent
Daarom, na enkele jaren als uitvoerend assistent te hebben gewerkt, kun je doorgroeien naar een van deze functies.
Conclusie: Executive Assistant Job Description Guide
Hoewel deze handleiding over de functiebeschrijving van een uitvoerend assistent is geschreven met potentiële uitvoerend assistenten in gedachten, is het ook een goed sjabloon voor het maken van een vacature.
Executive assistants spelen een vitale rol in elke organisatie.
Daarom moeten werkgevers voorzichtig zijn met het werven van bekwame handen terwijl ze werknemers zijn.
Lees verder: Functieomschrijving leningfunctionaris | Plichten
Andere functieomschrijving:
Referenties:
Onze aanbeveling
