Descrição do cargo de assistente executivo | Deveres e Responsabilidades

Ter um bom conhecimento da descrição do trabalho de um assistente executivo é um bom passo para se tornar um bom assistente executivo.

Os assistentes executivos executam uma ampla gama de tarefas administrativas e de escritório.

Pode ser um trabalho muito estressante e exigente, mas a experiência vale a pena.

A função é semelhante a assistentes administrativos, secretários or Assistente Pessoal.

No sentido de que seus papéis são todos de apoio. Eles fornecem suporte administrativo para indivíduos ou uma equipe.

Mas, a diferença é que o assistente executivo é uma função sênior atribuída a uma equipe executiva experiente.

Em organizações pequenas, a descrição do trabalho de um assistente executivo e a de um administrador e assistente pessoal se sobrepõem.

Em uma organização maior, todos esses são cargos com descrições de trabalho exclusivas.

descrição do cargo de assistente executivo

O que faz um Assistente Executivo?

Os assistentes executivos são funcionários de escritório sênior que supervisionam o trabalho de outros funcionários do escritório. Eles coordenam e monitoram as atividades que contribuem para o sucesso geral da empresa.

Eles fornecem suporte administrativo aos executivos ou outros funcionários seniores, realizando pesquisas, analisando documentos e apresentando relatórios.

Os assistentes executivos são parte integrante de qualquer organização e, como tal, são indispensáveis.

As responsabilidades de um assistente executivo incluem reunir e distribuir correspondência e memorandos, atender chamadas e marcar reuniões e compromissos.

A maioria dos assistentes executivos inicia suas carreiras assumindo o cargo de assistente administrativo.

Após anos de trabalho e qualificação, acabam sendo promovidos ao cargo de assistente executivo.

Você deve ser organizado e possuir excelentes habilidades gerenciais para ter sucesso nesta carreira.

Quais são os deveres e responsabilidades de um assistente executivo?

Alguns dos deveres e responsabilidades comumente apresentados nas descrições de cargos de um assistente executivo são:

1. Atuar como uma ponte entre funcionários e executivos

Um assistente executivo é uma ponte ou ponto de contato entre funcionários, executivos e parceiros.

Isso é possível porque eles são executivos, mas trabalham em estreita colaboração com outros funcionários.

2. Controle o Fluxo de Informações

Por ser um ponto de contato entre funcionários e executivos, também é responsabilidade de um assistente executivo gerenciar o fluxo de informações.

Eles transmitem as informações necessárias dos executivos aos funcionários e vice-versa.

3. Gerenciar calendários executivos

Os assistentes executivos também gerenciam o calendário dos diferentes executivos do escritório.

Eles mantêm o controle de reuniões e marcam compromissos.

4. Faça planos de viagem

Também é responsabilidade de um assistente executivo fazer novos arranjos de viagem para executivos.

A reserva de um meio de transporte para fazer reservas de hotel deve ser feita antes da viagem.

5. Acompanhe as despesas diárias

Os assistentes executivos mantêm registros de todas as despesas do escritório.

Além de fazer relatórios mensais, trimestrais e anuais.

6. Supervisione outros funcionários

Eles também supervisionam outros funcionários para garantir que todas as operações usem as melhores práticas.

Alguns outros deveres e responsabilidades de um assistente executivo são:

Faça atas durante as reuniões executivas
Atenda e direcione chamadas telefônicas para a correspondência certa.
Dê as boas-vindas aos visitantes e também decida se eles têm permissão para conhecer executivos.
Peça material de escritório.
Leia, analise e distribua memorandos e e-mails para os escritórios certos.
Faça planos e preparativos necessários para eventos de escritório.

Quais são os requisitos para se tornar um assistente executivo?

Ao contrário de secretário ou assistente administrativo, os empregos de nível básico não exigem anos de experiência.

Os futuros assistentes executivos devem ter adquirido experiência em funções de secretariado ou assistente administrativo ao longo dos anos.

Um diploma do ensino médio é a qualificação acadêmica mínima para se tornar um assistente executivo.

Mas, a maioria das organizações prefere empregar pessoas com um diploma de bacharel em gestão de negócios, recursos humanos ou áreas afins.

Não há certificações especiais obrigatórias para se tornar um assistente executivo.

Mas a certificação pode agregar valor ao seu currículo ou portfólio. Eles estão disponíveis on-line e não levam muito tempo para serem concluídos.

Na medida em que os empregadores contratem pessoas com experiência em assistência administrativa ou outras áreas afins para a função de assistente executivo.

A maior parte da experiência e confiança são adquiridas no trabalho ao longo dos anos.

Os empregadores também procuram aqueles com proficiência no pacote de escritório da Microsoft.

Quais habilidades e personalidade se adequam a um assistente executivo?

Na maioria das postagens de descrição de cargo de assistente executivo, os empregadores sempre procuram aqueles com certas habilidades.

Isso ocorre porque essas habilidades tornam o trabalho mais fácil e rápido.

Algumas das habilidades comumente apresentadas na descrição do trabalho de assistentes executivos são:

1. Habilidades de Comunicação

Os assistentes executivos realizam diversas atividades que exigem grande habilidade de comunicação.

Desde responder aos chamadores até determinar quais informações devem ser passadas aos executivos.

Portanto, eles devem ser capazes de se comunicar adequadamente por escrito e verbalmente.

2. Habilidades interpessoais

Os assistentes executivos também precisam desenvolver bons relacionamentos com funcionários e partes interessadas.

Isso ainda os ajuda a promover melhores condições de trabalho e relacionamentos.

3. Habilidades organizacionais

As habilidades de organização são relevantes ao preencher documentos, manter registros e realizar muitas outras tarefas.

Portanto, todo bom assistente executivo deve estar sempre organizado.

4. Habilidades de atendimento ao cliente

Os assistentes executivos atendem às chamadas e também dão as boas-vindas aos visitantes.

Como resultado, eles devem ser orientados para o cliente.

Porque tratar um cliente ou visitante de forma errada pode resultar em perdê-los para sempre.

5 Multitarefa

É bom que um assistente executivo seja capaz de fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo.

Por tornar o trabalho mais rápido, mais tarefas podem ser realizadas por uma empresa em um tempo limitado.

Mas, sempre que a multitarefa é impossível, priorizar as atividades é a melhor alternativa.

Tarefas mais importantes e urgentes devem ter preferência, enquanto tarefas menos urgentes não devem ser deixadas de lado.

6. Habilidades de gerenciamento de tempo

Uma das responsabilidades de um assistente executivo é ajudar outros executivos a administrar seu tempo.

Como resultado, os assistentes executivos devem ser bons gerentes de tempo.

Não apenas para outros executivos, mas para eles próprios também.

7. Discrição

Essa função é uma função executiva; portanto, eles podem acessar informações confidenciais.

Portanto, os assistentes executivos devem ser discretos e confidenciais.

8. Habilidades de liderança

Os assistentes executivos também devem ser bons líderes para desempenhar suas funções adequadamente.

Eles devem possuir e exibir bons atributos de liderança ao lidar com os funcionários.

9. Habilidades de resolução de problemas

Por fim, os assistentes executivos também devem solucionar problemas.

Eles devem ser capazes de pensar criticamente sempre que surgirem problemas.

Onde os assistentes executivos trabalham?

A função de assistente executivo é praticamente indispensável em qualquer organização.

Alguns dos empregadores típicos de assistentes executivos são:

Escolas
hospitais
Organizações governamentais
Hotéis
Centros recreativos
Companhias de manutafuramento

Mas a necessidade de um assistente executivo depende do tamanho da empresa.

O que deve ser incluído em um currículo de assistente executivo?

De acordo com o meu currículo perfeito, existem quatro características de um bom currículo de assistente executivo.

1. Resumo

O resumo deve destacar o seguinte:

Competências
Fortalecimento
Realização

Esta informação deve estar de acordo com o que convém a um assistente executivo.

Eles devem ser destacados usando declarações ou frases curtas. Exemplo: ”assistente executivo orientado para o cliente com 6 anos de experiência trabalhando com executivos profissionais de alto nível”.

2. Habilidades

Além das capacidades administrativas, um assistente executivo deve ter habilidades estratégicas.

Algumas dessas habilidades incluem:

Habilidades de comunicação
Habilidades organizacionais
Critério
Habilidades de liderança
Excelentes habilidades interpessoais
Resolução de problemas

É importante declarar essas habilidades em seu currículo. Sua relevância na descrição do trabalho de um assistente executivo é explicada acima.

Mesmo durante as entrevistas, é quase necessário sempre mencioná-los.

3. experiência

Esta seção deve conter algumas de suas contribuições para o sucesso de uma empresa ou tarefas específicas.

Agora, eu sei que esta pode ser uma longa epístola. No entanto, você deve fazer uma declaração ou frase curta de forma inteligente.

Não estou dizendo que você deve escrevê-lo como uma lista, NÃO!

Por exemplo, “eu desenvolvi um método novo e melhor para manter registros que tornou mais fácil selecioná-los quando necessário para fins de referência”.

4. Formação educacional

Embora as certificações acadêmicas não sejam obrigatórias para se qualificar para um trabalho como assistente executivo, elas são vantajosas.

Portanto, se você possui alguma forma de certificação acadêmica, inclua-a em seu currículo.

Um diploma de bacharel em administração e gestão de empresas ou outras áreas afins é o preferido.

Quanto ganha um assistente executivo?

Em média, os assistentes executivos nos Estados Unidos ganham até $ 59,340 por ano.

Assistentes executivos menos experientes e qualificados ganham cerca de $ 24,690 por ano.

Enquanto seus colegas mais experientes ou qualificados podem ganhar até $ 64,230 por ano

Os 10% inferiores da média ganham US$ 24,690, enquanto os 10% superiores ganham até US$ 64,230 por ano.

Esses números podem diferir dependendo do seguinte:

Localização geográfica
Empregador
Tamanho e setor da empresa.

Você pode dizer que os assistentes executivos mais experientes ganham mais do que seus colegas.

O assistente executivo é um trabalho estressante?

Sim, o trabalho de um assistente executivo pode ser muito estressante e exigente.
Você pode até ter que trabalhar além da descrição do trabalho em algumas situações.

Você também deve manter a calma com outros funcionários e com o mundo diante de um desafio ou crise.

Mas, a experiência vale a pena. As habilidades e o caráter que o estresse indiretamente absorve em você valem a pena.

Como são o ambiente de trabalho e o horário de um assistente executivo?

Os assistentes executivos geralmente trabalham em escritórios, interagindo com visitantes, funcionários e outros executivos.

Eles trabalham dentro dos horários e dias normais de trabalho.

Sempre que necessário, poderão ter de alargar o horário de trabalho.

O assistente executivo é um trabalho sem saída?

Não, o cargo de assistente executivo não é um trabalho sem saída.

Depois de se tornar um assistente executivo, há muitos outros cargos ou cargos interessantes para os quais você pode ser promovido.

Algumas dessas posições incluem:

Gerente
Gestor de projeto
Gerente/coordenador de recursos humanos
Coordenador de Serviços ao Cliente
Associado de vendas
Assistente administrativo executivo
Assistente legal

Portanto, após alguns anos trabalhando como assistente executivo, por favor, avance para qualquer um desses cargos.

Conclusão: Guia de Descrição do Trabalho de Assistente Executivo

Embora este guia sobre a descrição do trabalho de um assistente executivo tenha sido escrito com possíveis assistentes executivos em mente, também é um bom modelo para criar um anúncio de emprego.

Os assistentes executivos desempenham um papel vital em todas as organizações.

Portanto, os empregadores devem ter o cuidado de recrutar mãos capazes enquanto empregados.

Outra descrição do trabalho:

Descrição do cargo de assistente executivo | Deveres & Responsabilidades