Descrição do trabalho de assistente administrativo

Qual é a descrição do trabalho de um assistente administrativo?

Esta deve ser a primeira pergunta a se fazer ao procurar e antes de assumir um emprego como assistente administrativo.

São profissionais que auxiliam os gestores, funcionários e visitantes de uma empresa.

Uma descrição do trabalho de assistente administrativo também requer lidar com todas as interações e transações entre a empresa e outras.

Eles garantem que todas as tarefas sejam produtivas e para o benefício da empresa.

Assumindo seus deveres e responsabilidades, existem certas habilidades e qualificações que um assistente administrativo deve possuir.

Se você deseja que seu currículo de assistente administrativo profissional atenda às suas metas, use este guia de descrição do trabalho para criar esse currículo.

O que um assistente administrativo faz?

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Os assistentes administrativos coordenam as tarefas administrativas e de escritório diárias de uma organização ou empresa. Eles apóiam gerentes, visitantes e funcionários para garantir que as atividades sejam realizadas de forma positiva e produtiva.

A descrição de seu trabalho inclui agendar viagens, agendar compromissos e atender telefonemas.

Quais são os deveres e responsabilidades de um assistente administrativo?

Seus deveres e responsabilidades podem depender do seu empregador, bem como do tamanho da empresa.

Os deveres e responsabilidades de um assistente administrativo são, mas não estão limitados a estes:

1. Atender e direcionar chamadas para o escritório ou pessoa certa

Os assistentes administrativos respondem às chamadas e atendem aos chamadores que precisam de respostas diretas.

Mas redirecione as chamadas para o escritório ou pessoa apropriada quando necessário.

2. Organização e agendamento de reuniões e compromissos

Os assistentes administrativos acompanham todas as reuniões e compromissos agendados e garantem que sejam realizados com sucesso.

Eles planejam, organizam e agendam reuniões ou compromissos.

3. Fazer Minutas Detalhadas Durante as Reuniões

Durante reuniões ou compromissos, eles fazem atas detalhadas da reunião.

Em alguns casos, eles podem ler a ata da reunião anterior antes de iniciar uma nova.

4. Digitação e distribuição de e-mails, memorandos, cartas, faxes e formulários

Os assistentes administrativos separam correspondências, cartas, formulários e memorandos e os distribuem para o escritório apropriado.

Sempre que necessário, eles também digitam cartas, memorandos e outras correspondências.

5. Organização e reserva de viagens.

Um assistente administrativo deve fazer todos os preparativos de viagem necessários.

Desde o meio de transporte até ao alojamento, a reserva deve ser planeada e reservada antes ou durante a viagem.

6. Fazer pedidos de material de escritório quando necessário

Como parte da descrição do trabalho de um assistente administrativo, eles fazem pedidos de todos os materiais de escritório.

Os pedidos devem ser feitos e entregues antes que a empresa fique sem esses suprimentos.

Leia também:

Algumas outras tarefas administrativas e de escritório que um assistente administrativo realiza são:

Auxiliar no planejamento e elaboração de relatórios programados.
Desenvolver um bom sistema para manter registros
Atualização e manutenção das políticas do escritório.
Acordar com os assistentes administrativos executivos e seniores sobre o tratamento de dúvidas e solicitações dos gerentes seniores.

Quais qualificações eu preciso para me tornar um assistente administrativo?

Um diploma de bacharel em administração ou outras áreas relacionadas pode não ser Manda, mas é vantajoso.

O nível mínimo de educação que um assistente administrativo deve ter é um diploma do ensino médio ou GED.

Os que concluíram o ensino médio podem treinar em uma escola vocacional em processamento de texto e procedimentos de escritório.

Mas os titulares de diploma de bacharel são melhores assistentes administrativos na maioria das vezes.

Freqüentemente, os empregadores preferem contratar pessoas com alguns anos de experiência em gerenciamento de escritório ou para trabalhar como secretária.

Quais habilidades e personalidade combinam com um assistente administrativo?

Para desempenhar com eficácia todos os seus deveres e responsabilidades, conforme declarado na descrição do cargo de assistente administrativo fornecida a você pelo seu empregador, existem algumas habilidades que você deve possuir.

Considerando a descrição do trabalho de um assistente administrativo, aqui estão algumas dessas habilidades e atributos que os empregadores procuram.

1. Habilidades organizacionais

As habilidades organizacionais estão entre as habilidades mais valiosas que qualquer assistente administrativo deve ter.

Você deve ser capaz de manter a si mesmo e aos outros bem organizados.

2. Habilidades de Comunicação

Um bom assistente administrativo deve possuir excelentes habilidades de comunicação.

Você deve ser capaz de se comunicar verbalmente e por escrito.

Comunicar-se bem com palavras ajuda um assistente administrativo a se relacionar bem com colegas e visitantes.

Boas habilidades de redação são importantes para fazer atas de reuniões significativas e manter registros.

3. Habilidades de tomada de decisão

Em algum momento, durante o trabalho, você pode ter que tomar decisões independentes.

Portanto, uma boa decisão é um dos atributos que um auxiliar administrativo deve possuir.

4. Orientado para o Atendimento ao Cliente

A importância de boas habilidades de atendimento ao cliente não pode ser superestimada.

Um assistente administrativo atenderá os visitantes e atenderá suas ligações; ao fazer isso, você deve ser gentil.

5. Habilidades de gerenciamento de tempo

Um bom assistente administrativo deve ser capaz de administrar o tempo da melhor maneira possível.

Esta é a única maneira de atender e concluir todas as suas tarefas com eficiência.

6. Capacidade de multitarefa

Nem todos os multitarefas podem ser assistentes administrativos, mas todos os assistentes administrativos devem ser ótimos multitarefas.

Sempre que a multitarefa não for possível, você deve priorizar suas atividades.

Dar mais preferência às tarefas mais críticas do que às menos importantes.

Onde os assistentes administrativos trabalham?

Muitas organizações sempre exigem os serviços de um assistente administrativo.

Os empregadores típicos de assistentes administrativos variam de organizações governamentais a empresas e negócios privados.

Quanto ganha um auxiliar administrativo?

Seu salário ou salário como assistente administrativo depende do seu empregador e localização geográfica.

Mas, em média, os assistentes administrativos ganham US$ 15.42 por hora, de acordo com o Indeed.

Assistentes administrativos mais instruídos e experientes ganham até $ 32,25 por hora nos Estados Unidos.

Além de sua localização geográfica e empregador, é evidente que sua qualificação e experiência também determinam seu salário.

Os números acima mostram que os auxiliares administrativos mais experientes ganham mais do que os colegas menos profissionais.

O que devo incluir no meu currículo de assistente administrativo?

Criar um bom currículo começa com conhecer e entender a descrição do trabalho de um assistente administrativo.

Algumas das coisas que você pode querer incluir são suas habilidades, experiência e qualificações.

Não hesite em usar este guia sobre a descrição do trabalho de um assistente administrativo para criar um currículo profissional que apoie seu objetivo.

Quais são algumas perguntas para uma entrevista de emprego de assistente administrativo?

Algumas perguntas que os entrevistadores podem fazer durante uma entrevista de emprego de assistente administrativo incluem:

1. Quais são seus pontos fortes?

Tente acertar em cheio ao responder a esta pergunta, tanto quanto possível.

Conte-lhes sobre sua qualificação e experiência; por exemplo, você pode contar a eles sobre o curso do Microsoft Office que você concluiu.

Muito brevemente, você também pode contar a eles sobre trabalhos que você realizou no passado e que lhe foram atribuídos devido à sua força em uma área específica de especialização.

2. Como você administra o tempo?

Ao responder a essa pergunta, conte a eles sobre aplicativos ou ferramentas que você usa para possibilitar o gerenciamento do tempo.

Você também pode dizer a eles que sempre aloca tempo para todas as tarefas que lhe são dadas.

E que você fique focado em cada tarefa até que você a complete.

3. Como você trabalha com um chefe, colega ou visitante difícil?

Esta pergunta visa analisar suas habilidades de resolução de problemas e também descobrir o quão bem você pode trabalhar sob pressão.

Conte-lhes brevemente sobre uma experiência sem mencionar nomes para responder à pergunta.

Diga a eles como sua capacidade de manter a calma durante problemas ou pressão o ajudou a trabalhar melhor.

4. Qual é o papel de um assistente administrativo em um escritório?

Normalmente, o motivo para fazer essa pergunta é saber se você entende a descrição do trabalho de um assistente administrativo.

Ao responder, sinta-se à vontade para usar este guia sobre a descrição do trabalho de um assistente administrativo.

5. Qual é a melhor parte de ser um assistente administrativo?

Diga a eles o que você gosta ou gosta em ser um assistente administrativo para responder a esta pergunta.

Amar o trabalho torna você mais produtivo.

6. Quais são suas áreas de fraqueza?

Ao responder a esta pergunta, você deve ser muito discreto.

A confiança é que seu empregador não espera exatamente que você seja 100% perfeito. Portanto, dizer que você não tem fraqueza pode ser uma mentira descarada.

Mas então, você tem que encontrar uma maneira de responder a essa pergunta para evitar ser desqualificado.

Algumas respostas que você pode dar são:

Eu presto muita atenção aos detalhes
Às vezes acho difícil me desapegar até concluir um projeto
Na maioria das vezes, eu me concentro tanto no meu trabalho que dou pouco tempo para outras coisas.
Eu acho difícil dizer não

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