Uma recepcionista é a primeira pessoa que você encontrará imediatamente ao entrar em qualquer organização. Como resultado da descrição de seu trabalho, eles sempre parecem elegantes e inteligentes.
O trabalho de recepcionista é muito interessante porque você conhece muitas pessoas diariamente. E você também atende muitos telefonemas.
Portanto, não fica chato a qualquer hora do dia.
Você provavelmente leu este artigo porque deseja trabalhar como recepcionista.
Ou você é um empregador que precisa de um modelo para a descrição do trabalho de recepcionista.
Qualquer que seja a categoria em que você se enquadra, este artigo responde à pergunta: 'Qual é a descrição do trabalho de uma recepcionista?'
O que um recepcionista faz?
Como recepcionista, você será o primeiro ponto de contato em qualquer organização. Você será responsável por receber os hóspedes que visitam as organizações.
Você também executará várias tarefas administrativas em toda a organização e cuidará do bom andamento de todas as atividades de recepção.
Para ser um bom recepcionista, você deve sempre parecer alegre e gentil e saber trabalhar bem sob pressão.
Atribuições e responsabilidades do recepcionista
As funções de uma recepcionista são as seguintes. Embora não se limite a isso.
- Cumprimentar e dar as boas-vindas aos visitantes da organização.
- Ajude os visitantes a navegar pela organização, direcionando-os para a pessoa ou escritório apropriado.
- Responda e direcione as chamadas recebidas para o escritório certo.
- Forneça as informações necessárias e corretas aos indivíduos por meio de ligações ou conversas físicas.
- Mantenha a segurança máxima na organização monitorando quem entra e sai e emitindo um crachá de visitante quando necessário.
- Faça um registro adequado de todos os visitantes da empresa por dia.
- Encomende os suprimentos necessários para o escritório da recepção e mantenha o registro do estoque.
- Verifique se os calendários estão atualizados e agende reuniões.
- Organizar as viagens oficiais necessárias e reservar alojamento.
- Preparar vouchers
- Mantenha registros atualizados de todas as despesas do escritório.
- Executar outras tarefas de escritório, como impressão, fotocópia, digitação e fax.
- Receber e distribuir as entregas do escritório para o escritório ou pessoa apropriada.
- Anuncie os visitantes ao escritório ou pessoa apropriada.
- Garantir que os visitantes na sala de espera sejam bem atendidos.
Seus deveres e responsabilidades podem ser mais ou menos dependendo da organização para a qual você trabalha.
Mas essas são as responsabilidades básicas de uma recepcionista, independentemente de seu empregador.
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Quais são as habilidades e personalidade que combinam com uma recepcionista?
As boas-vindas que um hóspede recebe imediatamente após entrar em uma organização determinam em grande parte sua percepção da empresa.
Portanto, antes de aceitar um emprego como recepcionista, ou contratar um, aqui estão algumas habilidades ou características pessoais a serem verificadas.
1. Dê atenção aos detalhes
Uma boa recepcionista deve ser capaz de prestar atenção a cada pequeno detalhe. Isso permitirá que você atenda a todas as tarefas sem deixar nenhuma de fora e também mantenha a segurança em todos os momentos.
2. Capacidade de multitarefa
As responsabilidades de uma recepcionista são inúmeras e todas importantes. Uma recepcionista deve ser capaz de fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo sem cometer erros.
3. Alegre o tempo todo
Como recepcionista, você será a primeira pessoa que cada visitante conhecerá imediatamente ao entrar em uma organização. Portanto, você deve estar alegre e expressar felicidade em todos os momentos.
4. Ótimas habilidades de comunicação
Um recepcionista deve ser eloquente em inglês ou em qualquer idioma exigido. Ela também deve ser capaz de se comunicar adequadamente com os hóspedes e outras equipes.
5. Proficiência no pacote de escritório MS
É vantajoso para uma recepcionista saber usar o Microsoft Office corretamente. Porque ela pode precisar usá-lo para manter registros.
6. Boas habilidades de atendimento ao cliente
Uma recepcionista deve ser educada e ter boas maneiras nas conversas, seja por telefone ou conversa física.
Quais são as qualificações necessárias para se tornar um recepcionista?
Não é necessário ter um diploma de bacharel antes de aceitar um emprego como recepcionista.
Aqui está uma lista de algumas qualificações que o colocam no limite.
- Atitude e aparência profissional em todos os momentos.
- Proficiência e certificado em Ms office
- Boa escrita e habilidades de comunicação verbal
- Capacidade de usar certas máquinas, como máquinas de fotocópia, fax e impressão.
- Boa capacidade de multitarefa e gerenciamento de tempo.
- Grandes habilidades de atendimento ao cliente.
- Certificado de ensino medio.
- Experiência profissional como recepcionista ou gerente de recepção.
Onde trabalham os recepcionistas?
Praticamente todos os negócios e organizações, de uma forma ou de outra, requerem o serviço de uma recepcionista.
Algumas dessas organizações incluem:
- Organizações governamentais
- Negócios de propriedade privada
- Organizações não governamentais ou com fins lucrativos
- Supermercados
- Escritórios religiosos
- Empresas
Quanto os recepcionistas ganham por ano?
De acordo com totaljobs.com, o salário médio de uma recepcionista é de cerca de US $ 19,000 por ano.
O salário de uma recepcionista também pode depender da localização, experiência de trabalho, qualificação e empregador.
Recepcionista em países mais desenvolvidos ganham mais do que os de países menos desenvolvidos.
O que devo incluir no meu anúncio de vaga de recepcionista?
Ao listar um trabalho de recepcionista, você deve incluir todos os deveres e responsabilidades que espera de seu funcionário.
Você também deve incluir as qualificações e habilidades necessárias que espera que o funcionário tenha
Use as informações deste artigo para listar as funções, habilidades e qualificações que a recepcionista que você pretende contratar deve ter e ter, respectivamente.
Quais são algumas perguntas a serem feitas durante uma entrevista de emprego de recepcionista?
As perguntas devem estar em sincronia com os requisitos de trabalho da organização.
Como as funções e qualificações de uma recepcionista são semelhantes, aqui estão algumas perguntas possíveis a serem feitas.
- Como você trata os clientes persuasivos?
- Como a tecnologia pode ser usada para lidar com tarefas administrativas?
- Ao preparar uma sala de conferência para uma reunião, um cliente entra e o telefone toca simultaneamente. Como você prioriza essas tarefas?
- Quando solicitado pelo gestor a agendar uma reunião, quais são algumas indagações a serem feitas para agendá-la adequadamente de acordo com suas atividades?
Quais habilidades são testadas durante uma entrevista de emprego de recepcionista?
- Habilidades organizacionais
- Habilidades de multitarefa
- Habilidades gerenciais
- Habilidades de atendimento ao cliente
- Habilidades de comunicação.
- Proficiência na suíte Ms Office
Conclusão: Guia de descrição do cargo de recepcionista
O trabalho de uma recepcionista é muito significativo, como resultado, uma recepcionista deve estar sempre apresentável.
Um bom recepcionista é o rosto da organização para todos os visitantes e, portanto, deve representar bem a organização.
se você quiser explorar outras carreiras, aqui está uma lista de descrições de cargos relacionadas
Referência
- Descrição do trabalho do gerente de programa | Deveres & Responsabilidades
- Descrição do trabalho do designer gráfico | Deveres & Responsabilidades
- Descrição do cargo de gerente de escritório | Deveres & Responsabilidades
- Descrição do trabalho de assistente dental | Deveres & Responsabilidades
- Descrição do cargo de representante de atendimento ao cliente | Deveres & Responsabilidades
- Descrição do trabalho de higienista dental | Deveres & Responsabilidades
- Descrição do trabalho do barman | Deveres & Responsabilidades
- Descrição do trabalho do assistente social | Deveres & Responsabilidades
- Descrição do cargo de gerente de operações | Deveres & Responsabilidades
- Descrição do trabalho do gerente de produção | Deveres & Responsabilidades
