Исполнительный помощник Описание работы » вики полезно Обязанности и ответственность

Хорошее знание должностной инструкции помощника руководителя — хороший шаг к тому, чтобы стать хорошим помощником руководителя.

Помощники руководителя выполняют широкий спектр административных и канцелярских задач.

Это может быть очень напряженная и требовательная работа, но опыт того стоит.

Роль похожа на административные помощники, Секретари or личный ассистент.

В том смысле, что все их роли вспомогательные. Они обеспечивают административную поддержку отдельных лиц или группы.

Но разница в том, что помощник руководителя — это старшая роль, отведенная опытному руководящему персоналу.

В небольших организациях должностные обязанности помощника руководителя и администратора и личного помощника частично совпадают.

В более крупной организации все эти должности имеют уникальные должностные инструкции.

Подробнее: Описание работы менеджера по персоналу » вики полезно Обязанности и ответственности

Должностная инструкция исполнительного помощника

Чем занимается помощник руководителя?

Помощники руководителя - это старшие сотрудники офиса, которые контролируют работу других сотрудников офиса. Они координируют и контролируют деятельность, которая способствует общему успеху компании.

Они оказывают административную поддержку руководителям или другим старшим сотрудникам, проводя исследования, анализируя документы и представляя отчеты.

Помощники руководителя являются неотъемлемой частью любой организации, и поэтому они незаменимы.

В обязанности исполнительного помощника входит сбор и распространение почты и заметок, ответы на звонки и назначение встреч и встреч.

Большинство помощников руководителей начинают свою карьеру с должности помощника по административным вопросам.

После многих лет работы и повышения квалификации их в конечном итоге повышают до должности помощника руководителя.

Вы должны быть организованы и обладать отличными управленческими навыками, чтобы преуспеть в этой карьере.

Подробнее: Описание работы турагента | Обязанности и ответственности

Каковы обязанности и ответственность помощника руководителя?

Некоторые из часто упоминаемых обязанностей и ответственности в должностных инструкциях помощника руководителя:

1. Действуйте как мост между сотрудниками и руководителями

Помощник руководителя — это мост или точка контакта между сотрудниками, руководителями и партнерами.

Это возможно, потому что они руководители, но тесно сотрудничают с другими сотрудниками.

2. Контролируйте поток информации

Поскольку они являются точкой контакта между сотрудниками и руководителями, помощник руководителя также несет ответственность за управление информационным потоком.

Они передают необходимую информацию от руководителей к сотрудникам и наоборот.

3. Управление исполнительными календарями

Помощники руководителя также управляют календарем различных офисных руководителей.

Они отслеживают встречи и назначают встречи.

Подробнее: Помощник бухгалтера Описание работы » вики полезно Обязанности и ответственности

4. Организуйте поездку

В обязанности исполнительного помощника также входит организация новых поездок для руководителей.

Бронирование транспортных средств для резервации отелей должно быть сделано до поездки.

5. Следите за ежедневными расходами

Помощники руководителя ведут учет всех офисных расходов.

А также делать ежемесячные, квартальные и годовые отчеты.

6. Контролируйте других сотрудников

Они также контролируют других сотрудников, чтобы убедиться, что во всех операциях используются передовые методы.

Некоторые другие обязанности и ответственность исполнительного помощника:

Ведите протоколы во время совещаний руководителей
Отвечайте и направляйте телефонные звонки в нужную корреспонденцию.
Приветствуйте посетителей, а также решайте, разрешено ли им встречаться с руководителями.
Заказ канцелярских товаров.
Читайте, анализируйте и распределяйте заметки и электронные письма в нужные офисы.
Составьте необходимые планы и приготовления к офисным мероприятиям.

Подробнее: Должностная инструкция сотрудника полиции » вики полезно Обязанности и ответственности

Каковы требования для того, чтобы стать исполнительным помощником?

В отличие от секретаря или административного помощника, работа начального уровня не требует многолетнего опыта.

Потенциальные помощники руководителя должны иметь многолетний опыт работы секретарем или помощником по административным вопросам.

Диплом средней школы является минимальной академической квалификацией для того, чтобы стать исполнительным помощником.

Но большинство организаций предпочитают нанимать людей со степенью бакалавра в области управления бизнесом, человеческих ресурсов или смежных областях.

Обязательных специальных сертификатов для того, чтобы стать помощником руководителя, не требуется.

Но сертификация может повысить ценность вашего резюме или портфолио. Они доступны онлайн и не занимают много времени.

Поскольку работодатели нанимают лиц, имеющих опыт административной помощи или в других смежных областях, на роль помощника руководителя.

Большая часть опыта и доверия приобретается на работе с годами.

Работодатели также обращают внимание на тех, кто хорошо владеет офисным пакетом Microsoft.

Какие навыки и характер подходят помощнику руководителя?

В большинстве объявлений о вакансиях помощника руководителя работодатели всегда обращают внимание на тех, кто обладает определенными навыками.

Это потому, что эти навыки облегчают и ускоряют работу.

Некоторые из часто упоминаемых навыков в описании работы помощников руководителя:

1. Навыки общения

Помощники руководителя выполняют несколько видов деятельности, требующих больших коммуникативных навыков.

От ответов на звонки до определения того, какая информация должна быть передана руководителям.

Поэтому они должны быть в состоянии правильно общаться в письменной и устной форме.

2. Межличностные навыки

Исполнительные помощники также должны развивать хорошие отношения с сотрудниками и заинтересованными сторонами.

Это по-прежнему помогает им улучшать условия труда и отношения.

Подробнее: Менеджер ресторана Описание работы » вики полезно Обязанности и ответственности

3. Организационные навыки

Организационные навыки актуальны при заполнении документов, ведении учета и выполнении многих других обязанностей.

Поэтому каждый хороший исполнительный помощник должен быть всегда организован.

4. Навыки обслуживания клиентов

Помощники руководителя отвечают на звонки и встречают посетителей.

Поэтому они должны быть ориентированы на клиента.

Потому что неправильное обращение с клиентом или посетителем может привести к их потере навсегда.

5. многозадачность

Для помощника руководителя хорошо иметь возможность делать несколько дел одновременно.

Поскольку это ускоряет работу, компания может выполнить больше задач за ограниченное время.

Но когда многозадачность невозможна, лучшей альтернативой является расстановка приоритетов.

Следует отдавать предпочтение более важным и срочным задачам, а менее срочные задачи не следует упускать из виду.

6. Навыки тайм-менеджмента

Одна из обязанностей помощника руководителя — помогать другим руководителям управлять своим временем.

В результате помощники руководителя должны быть хорошими тайм-менеджерами.

Не только для других руководителей, но и для себя.

Подробнее: Описание работы сетевого инженера » вики полезно Обязанности и ответственности

7. Осмотрительность

Эта роль является исполнительной ролью; следовательно, они могут получить доступ к конфиденциальной информации.

Поэтому исполнительные помощники должны быть дискретными и конфиденциальными.

8. Лидерские навыки

Помощники руководителя также должны быть хорошими руководителями, чтобы должным образом выполнять свои обязанности.

Они должны обладать и демонстрировать хорошие лидерские качества при работе с сотрудниками.

9. Навыки решения проблем

Наконец, исполнительные помощники также должны заниматься устранением неполадок.

Они должны быть способны мыслить критически всякий раз, когда возникают проблемы.

Где работают помощники руководителя?

Обязанность помощника руководителя практически незаменима в каждой организации.

Некоторые из типичных работодателей помощников руководителя:

Вузы
Больницы:
Правительственные организации
Отели
Центры отдыха
Производственные компании

Но потребность в помощнике руководителя зависит от размера фирмы.

Подробнее: Судебный психолог Описание работы » вики полезно Обязанности и ответственности

Что должно быть включено в резюме помощника руководителя?

Согласно информации мое идеальное резюме, есть четыре характеристики хорошего резюме помощника руководителя.

1. Резюме

В резюме следует выделить следующее:

Навыки и умения
Силы
Достижение

Эта информация должна соответствовать тому, что подходит помощнику руководителя.

Они должны быть выделены с помощью коротких утверждений или предложений. Пример: «ориентированный на клиента помощник руководителя с 6-летним опытом работы с высшими профессиональными руководителями».

2. Навыки

Наряду с административными способностями исполнительный помощник должен обладать стратегическими навыками.

Некоторые из этих навыков включают в себя:

Навыки общения
Организационные навыки
Усмотрение
Лидерские качества
Отличные навыки межличностного общения
Решение проблем

Важно указать эти навыки в вашем резюме. Их значимость в должностной инструкции помощника руководителя объясняется выше.

Даже во время интервью почти всегда необходимо ссылаться на них.

Подробнее: Ветеринар Tech Описание работы » вики полезно Обязанности и ответственности

3. опыт

Этот раздел должен содержать некоторые из ваших вкладов в успех компании или конкретные задачи.

Теперь я знаю, что это может быть длинное послание. Тем не менее, вы должны сделать это коротким утверждением или предложением с умом.

Я не говорю, что вы должны написать это в виде списка, НЕТ!

Например: «Я разработал новый и лучший метод ведения записей, который упростил их выборку, когда это необходимо для справочных целей».

4. Образование

Хотя академические сертификаты не являются обязательными для работы в качестве помощника руководителя, они являются преимуществом.

Поэтому, если у вас есть какая-либо академическая сертификация, включите ее в свое резюме.

Предпочтительно наличие степени бакалавра в области делового администрирования и управления или в других смежных областях.

Сколько зарабатывают помощники руководителя?

В среднем помощники руководителей в США зарабатывают до 59,340 XNUMX долларов в год.

Менее опытные и квалифицированные помощники руководителей зарабатывают около 24,690 XNUMX долларов в год.

В то время как их более опытные или квалифицированные коллеги могут зарабатывать до 64,230 XNUMX долларов в год.

Нижние 10% от среднего зарабатывают 24,690 10 долларов, а верхние 64,230% зарабатывают до XNUMX XNUMX долларов в год.

Эти цифры могут отличаться в зависимости от следующего:

Географическое положение
Работодатель
Размер и сектор фирмы.

Вы можете сказать, что более опытные помощники руководителей зарабатывают больше, чем их коллеги.

Является ли помощник руководителя стрессовой работой?

Да, работа помощника руководителя может быть очень напряженной и требовательной.
Возможно, в некоторых ситуациях вам даже придется работать сверх должностных инструкций.

Вы также должны сохранять спокойствие по отношению к другим сотрудникам и миру перед лицом проблемы или кризиса.

Но опыт того стоит. Навыки и характер, которые стресс косвенно впитывает в вас, стоят того.

Подробнее: Ветеринар Описание работы » вики полезно Обязанности и ответственности

Какова рабочая среда и расписание помощника руководителя?

Помощники руководителя обычно работают в офисах, взаимодействуя с посетителями, персоналом и другими руководителями.

Они работают в обычные рабочие часы и дни.

В случае необходимости им, возможно, придется продлить рабочий день.

Является ли помощник руководителя бесперспективной работой?

Нет, должность помощника руководителя — это не тупиковая работа.

После того, как вы станете исполнительным помощником, у вас будет много других захватывающих ролей или должностей, на которые вы можете получить повышение.

Некоторые из этих позиций включают в себя:

Руководитель бюро
Менеджер проекта
Менеджер по персоналу/координатор
Координатор по работе с клиентами
Продавец
Исполнительный помощник по административным вопросам
Помощник по правовым вопросам

Поэтому, после нескольких лет работы помощником руководителя, пожалуйста, переходите на любую из этих должностей.

Заключение: руководство по должностной инструкции помощника руководителя

Хотя это руководство по описанию работы помощника руководителя было написано с учетом потенциальных помощников руководителя, оно также является хорошим шаблоном для создания объявления о вакансии.

Помощники руководителя играют жизненно важную роль в каждой организации.

Таким образом, работодатели должны быть осторожны, чтобы нанять способные руки в то время как сотрудники.

Подробнее: Кредитный офицер Должностная инструкция » вики полезно Обязанности и ответственности

Другое описание работы: