Описание работы личного помощника | Обязанности и ответственности

Знание и понимание вашей должностной инструкции в качестве личного помощника — это первый шаг к тому, чтобы стать хорошим личным помощником.

Если вы не знаете, PA — это сокращенная форма для личной помощи.

Но PA также может означать физического помощника. Обратите внимание, что в этом контексте всякий раз, когда вы видите слово PA, оно означает «Личный помощник».

Описание работы личного помощника направлено на то, чтобы помочь вашему работодателю лучше управлять временем.

Личный помощник работает в качестве поддержки пожилых людей или должности в организации.

Часто людям, с которыми вы работаете, приходится отказываться от конфиденциальности. Поэтому вы всегда должны знать, что является конфиденциальным, и хранить это в тайне.

Многие этого не знают, но существуют разные типы личных помощников.

Различные типы будут объяснены в этом руководстве по должностной инструкции персонального помощника.

Подробнее: Диетолог Описание работы | Обязанности и ответственности

что-это-описание-работы-обязанности-и-ответственность-личного-ассистента

Что делает личный помощник?

Личные помощники выполняют административные и канцелярские обязанности для или от имени человека.

Эти люди обычно являются руководителями или старшими сотрудниками в частных или коммерческих организациях.

PA должен выполнять административные функции и давать исполнительной власти больше времени для выполнения более стратегических и важных задач.

Иногда PA может работать на богатую семью или отдельных лиц, и не обязательно на руководящих сотрудников.

В таких случаях описание работы может незначительно отличаться.

Уровень стажа в роли личного помощника зависит от типа организации или человека, на которого вы работаете.

В некоторых организациях личный помощник — это то же самое, что помощник руководителя.

Но, в других, они отличаются, и роль исполнительного помощника является более старшей ролью.

Каковы обязанности и ответственность личного помощника?

Описание работы личного помощника включает в себя то, что они выполняют некоторые обязанности и ответственность.

В некоторых организациях личный помощник также выполняет функции администратора.

В других случаях администратор может быть повышен до личного помощника после нескольких лет работы.

1. Действуйте в качестве первого контактного лица

PA должен отвечать на звонки, собирать электронные письма и отвечать на них от имени руководителя.

Вот почему важно иметь хорошие навыки обслуживания клиентов.

2. Управляйте дневниками

Должностная инструкция личного помощника требует ведения учета событий.

Они готовят и организуют встречи, а также мероприятия.

3. Назначайте встречи в поездке

Персональный помощник организует необходимые поездки.

От бронирования транспортных средств до бронирования отелей в случае необходимости.

Подробнее: Кассир Описание работы | Обязанности и ответственность

4. Напомните руководителю о предстоящих мероприятиях

PA также должен напоминать руководителю о дневных мероприятиях и предстоящих событиях.

Вот почему хороший PA изобретает хороший метод отслеживания календаря.

Некоторые другие обязанности и ответственность личного помощника:

Управление базой данных и системой наполнения
Ведите учет расходов.
Убедитесь, что все задачи, выполняемые от имени исполнительной власти, выполняются с использованием лучших практик.
Убедитесь, что стандарты и правила соблюдаются.
Подготовка и организация конференц-зала для презентаций и совещаний сотрудников.
Готовим отчеты и презентации.

Личные помощники также могут выполнять некоторые домашние поручения от имени руководителя.

Персональный помощник, работающий дома или в семье, также несет ответственность за надлежащее выполнение всех домашних и домашних обязанностей.

Они также могут отвечать за наем, надзор и увольнение домашних или домашних работников.

В большинстве случаев персональный помощник может стать правой рукой своего работодателя.

Каковы требования для того, чтобы стать личным помощником?

В некоторых организациях личный помощник — это роль начального уровня. Поэтому опыт не требуется.

В других организациях требуется несколько лет опыта, и оплата может быть больше.

И в отличие от других профессиональных профессий, формальная академическая квалификация не является обязательной или стандартной.

Но, конечно, большинство работодателей предпочтут нанимать образованных людей.

Типичным требованием для того, чтобы стать личным помощником, является диплом средней школы / GED.

Большинство работодателей предпочитают степень младшего специалиста.

Знание Microsoft Office также является одним из требований. Иногда работодатели предпочитают нанимать тех, у кого есть действующие водительские права.

В должностной инструкции шаблона или публикации личного помощника некоторые организации четко указывают, что предпочитают выпускников колледжей.

В этом случае требуется степень бакалавра в области управления персоналом, управления, связей с общественностью или аналогичных областях.

Подробнее: Описание работы помощника по розничным продажам | Обязанности и ответственности

Какие навыки и характер подходят личному помощнику?

Чтобы выполнять обязанности и ответственность личного помощника, вот некоторые из навыков, которыми вы должны обладать.

1. Сохраняющая память

Ваш работодатель уже обременен множеством стратегических и важных задач и зависит от вас, чтобы всегда напоминать ему или ей о предстоящих событиях или мероприятиях.

Таким образом, вы, как PA, не должны разрабатывать способы отслеживания времени, деятельности и встреч.

2. Навыки общения

Предполагается, что личные помощники умеют эффективно общаться.

Вы должны быть в состоянии хорошо общаться в письменной или устной форме.

Как вы знаете, общение включает в себя и разговор, и слушание.

Чтобы преуспеть в качестве PA, вы должны быть хорошим слушателем.

3. Навыки обслуживания клиентов

Ответственность за прием звонков и ответы на электронные письма требует хорошей ориентации на обслуживание клиентов.

Поэтому хороший PA должен обладать навыками обслуживания клиентов. И выставлять их при необходимости.

Подробнее: Финансовый консультант Описание работы » вики полезно Обязанности и ответственности

4. Межличностные навыки

Как вы работаете личным помощником руководителя, не создавая с ним или с ней хороших рабочих отношений?

Персональный помощник должен установить очень хорошие профессиональные отношения со своим начальником.

5. Дискретный и надежный

Как я уже сказал, работодатели, которые работают с PA, отказываются от определенного уровня конфиденциальности.

Таким образом, как PA, вы должны быть осторожным и заслуживающим доверия.

Вы должны знать, что является конфиденциальным, и хранить это в тайне.

Где работают личные помощники?

Большинство старших сотрудников, граждан и знаменитостей всегда нуждаются в услугах личного помощника.

Поэтому для них есть много вакансий и перспектив.

Некоторые из типичных работодателей личных помощников:

Общественные организации
Частная организация
НПО

Большинство работодателей ищут PA напрямую или через кадровые агентства.

Таким образом, объявления о вакансиях личных помощников размещаются на досках объявлений, в агентствах по трудоустройству и в газетах.

Сколько зарабатывают личные помощники?

В США средняя зарплата личного помощника составляет около 26,350 XNUMX долларов в год.

Менее опытные и квалифицированные помощники могут зарабатывать около 19,000 XNUMX долларов в год.

Обратите внимание, что опытные, квалифицированные личные помощники зарабатывают до 43,000 XNUMX долларов в год.

Эти цифры говорят вам, что опыт и квалификация ставят вас в тупик.

Ваша заработная плата также может зависеть от вашего географического положения и работодателя.

Что я должен включить в свое резюме личного помощника?

При создании профессионального резюме вы должны указать свой опыт, навыки и квалификацию.

Не следует упускать из виду четкое указание этих вещей в вашем резюме и во время собеседования.

Из-за этого вам необходимо максимально использовать это руководство по описанию работы личного помощника, чтобы создать резюме, которое поддерживает вашу цель.

Подробнее: Описание работы ученого данных » вики полезно Обязанности и ответственность

Какие существуют типы личных помощников?

Согласно информации FutureLearn.com, вот некоторые из различных типов личных помощников:

1. Персонал ПА

В этом случае исполнитель не делится своей личной жизнью с ПА. Личный помощник делает только то, что ему говорят. PA более или менее похож на робота для руководителя.

Персональный помощник, работающий со злым и трудным начальником, может не получать удовольствия от своей работы.

2. Коллега Па

Это тот случай, когда коллеги выступают в качестве помощников друг для друга. Они являются членами одной команды и поддерживают друг друга в выполнении работы.

Будь то друзья или нет, они должны работать вместе для достижения общей цели.

3. Профессиональный ПА

В этом случае отношения руководителя и ПА носят строго профессиональный характер.

Должностная инструкция таких личных помощников требует, чтобы они мало или совсем ничего не знали о личной жизни руководителя.

PA работает только в оговоренные рабочие часы и вежлив, но очень формален с руководителем.

Когда задействованы профессионалы, руководитель ожидает, что работа будет выполнена в соответствии со стандартами.

4. Семейная ПА

Четвертый тип — семейная работа личного помощника.

В этом случае у исполнителя и его помощника хорошие отношения.

Они заботятся о благополучии друг друга и поддерживают друг друга в достижении целей.

Проблема с этим типом отношений заключается в том, что бизнес и эмоции могут смешиваться.

А еще они могут привязываться, а когда требуется разлука, становится тяжело.

5. Платный друг

Последний тип личного помощника — платный друг.

В этом случае работодатели и помощники работают скорее как друзья.

Они могут так много знать о личной жизни друг друга.

Всегда рекомендуется устанавливать ограничения. Помощнику не обязательно знать все о ценностях работодателя, семье и личной жизни.

Подробнее: Портье Описание работы » вики полезно Обязанности и ответственность

Является ли личный помощник хорошей работой?

Да, работа личным помощником — это хорошо. Однако иногда он может быть требовательным.

Если вы умеете работать с людьми и поддерживать их, вам может подойти работа личного помощника.

Заключение: Руководство по описанию работы личного помощника

Это руководство по описанию работы личного помощника оптимизировано для достижения вашей цели.

Поскольку он написан с учетом соискателей, он также может использоваться работодателями для создания объявления или шаблона описания работы личного помощника.

Подробнее: Исполнительный помощник Описание работы » вики полезно Обязанности и ответственности

Другие описания работы: