Een receptioniste is de eerste persoon die je direct tegenkomt als je een organisatie binnenstapt. Als resultaat van hun taakomschrijving zien ze er altijd elegant en slim uit.
De job van receptioniste is erg interessant omdat je dagelijks veel mensen ontmoet. En je beantwoordt ook veel telefoontjes.
Zo wordt het op geen enkel moment van de dag saai.
Je leest dit artikel waarschijnlijk omdat je aan de slag wilt als receptioniste.
Of u bent een werkgever en heeft een sjabloon nodig voor de functiebeschrijving van een receptioniste.
In welke categorie u ook valt, dit artikel geeft antwoord op de vraag: 'Wat is de functieomschrijving van een receptioniste?'
Wat doet een receptioniste?
Als receptioniste ben jij het eerste aanspreekpunt binnen iedere organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het ontvangen van gasten die de organisaties bezoeken.
Daarnaast voer je diverse administratieve taken uit binnen de organisatie en zorg je voor een goed verloop van alle receptiewerkzaamheden.
Om een goede receptioniste te zijn, moet je altijd blij en vriendelijk overkomen en weten hoe je goed onder druk kunt werken.
Receptioniste taken en verantwoordelijkheden
De taken van een receptioniste zijn als volgt. Hoewel niet daartoe beperkt.
- Begroet en verwelkom bezoekers van de organisatie.
- Help bezoekers door de organisatie te navigeren door ze naar de juiste persoon of het juiste kantoor te leiden.
- Beantwoord en stuur inkomende oproepen door naar het juiste kantoor.
- Via telefoongesprekken of fysieke gesprekken de nodige en correcte informatie verstrekken aan individuen.
- Zorg voor optimale veiligheid in de organisatie door te monitoren wie er in en uit gaat en indien nodig een bezoekersbadge uit te geven.
- Registreer alle bedrijfsbezoeken per dag goed.
- Bestel de benodigde benodigdheden voor de receptie en houd de voorraad bij.
- Zorg ervoor dat de agenda's up-to-date zijn en plan vergaderingen.
- Regel de noodzakelijke officiële reizen en boek accommodatie.
- Vouchers klaarmaken
- Houd een up-to-date overzicht van alle kantoorkosten.
- Andere kantoortaken uitvoeren, zoals printen, kopiëren, typen en faxen.
- Ontvang en distribueer kantoorleveringen naar het juiste kantoor of de juiste persoon.
- Kondig bezoekers aan bij het juiste kantoor of de juiste persoon.
- Zorg ervoor dat bezoekers in de wachtkamer goed worden verzorgd.
Afhankelijk van de organisatie waarvoor je werkt, kunnen jouw taken en verantwoordelijkheden min of meer variëren.
Maar dit zijn de basisverantwoordelijkheden van een receptioniste, ongeacht hun werkgever.
LEES OOK
- 10 voordelen van het bezoeken van privéscholen in Abu Dhabi
- 10 beste acteerscholen in Chicago | 2023 beste ranglijsten
- 10 beste acteerscholen in Houston | Beste ranglijst 2023
- 10 beste acteerscholen in Los Angeles | 2023 beste ranglijsten
- 10 beste acteerscholen in New York | Beste ranglijst 2023
- 10 beste acteerscholen in Toronto | 2023 beste ranglijsten
Wat zijn de vaardigheden en persoonlijkheid die bij een receptionist passen?
Het welkom dat een gast krijgt direct nadat hij in een organisatie is binnengekomen, bepaalt voor een groot deel zijn perceptie van het bedrijf.
Daarom zijn hier enkele vaardigheden of persoonlijke eigenschappen die u kunt bekijken voordat u een baan als receptioniste aanneemt of er een in dienst neemt.
1. Besteed aandacht aan details
Een goede receptioniste moet op elk klein detail kunnen letten. Hierdoor kunt u elke taak uitvoeren zonder iemand buiten beschouwing te laten en te allen tijde de veiligheid behouden.
2. Mogelijkheid tot multitasken
De verantwoordelijkheden van een receptioniste zijn talrijk en allemaal belangrijk. Een receptioniste moet meer dan één ding tegelijk kunnen doen zonder fouten te maken.
3. Altijd vrolijk
Als receptioniste ben jij de eerste persoon die elke bezoeker tegenkomt zodra hij een organisatie binnenstapt. Daarom moet je altijd opgewekt zijn en blijk geven van geluk.
4. Geweldige communicatieve vaardigheden
Een receptioniste moet welsprekend zijn in het Engels of een andere vereiste taal. Ze moet ook in staat zijn om goed en effectief te communiceren met gasten en ander personeel.
5. Vaardigheid in MS Office-suite
Het is voor een receptioniste een voordeel om Microsoft office goed te kunnen gebruiken. Omdat ze het misschien moet gebruiken om gegevens bij te houden.
6. Goede vaardigheden op het gebied van klantenservice
Een receptioniste moet beleefd en welgemanierd zijn in het voeren van gesprekken, zowel via telefoongesprekken als via fysieke gesprekken.
Wat zijn de kwalificaties die nodig zijn om receptioniste te worden?
Het is niet nodig om een bachelordiploma te hebben voordat je als receptioniste aan de slag gaat.
Hier is een lijst met enkele kwalificaties waarmee u een voorsprong krijgt.
- Professionele houding en uitstraling te allen tijde.
- Vaardigheid en certificaat in MS Office
- Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Mogelijkheid om bepaalde machines te gebruiken, zoals fotokopieer-, fax- en printmachines.
- Goede multitasking- en tijdmanagementvaardigheden.
- Geweldige vaardigheden op het gebied van klantenservice.
- Certificaat van de middelbare school.
- Werkervaring als receptioniste of receptiemanager.
Waar werken receptionisten?
Vrijwel elk bedrijf en elke organisatie heeft op de een of andere manier behoefte aan de service van een receptioniste.
Sommige van dergelijke organisaties zijn onder meer:
- Overheidsorganisaties
- Particuliere bedrijven
- Niet-gouvernementele of winstorganisaties
- Supermarkten
- religieuze kantoren
- Bedrijven
Hoeveel verdienen receptionisten per jaar?
Volgens totaljobs.com bedraagt het gemiddelde salaris van een receptioniste ongeveer $19,000 per jaar.
Het salaris van een receptioniste kan ook afhankelijk zijn van locatie, werkervaring, kwalificatie en werkgever.
Receptionisten in meer ontwikkelde landen verdienen meer dan die in minder ontwikkelde landen.
Wat moet ik opnemen in mijn vacature voor receptioniste?
Wanneer u een baan als receptionist opgeeft, moet u alle taken en verantwoordelijkheden opnemen die u van uw werknemer verwacht.
U moet ook de noodzakelijke kwalificaties en vaardigheden vermelden die u van de werknemer verwacht
Gebruik de informatie in dit artikel om de taken, vaardigheden en kwalificaties op te sommen die de receptioniste die u in dienst wilt nemen respectievelijk zou moeten doen en hebben.
Wat zijn enkele vragen die u moet stellen tijdens een sollicitatiegesprek voor een receptioniste?
De vragen moeten aansluiten bij de functie-eisen van de organisatie.
Aangezien de taken en kwalificaties van een receptionist vergelijkbaar zijn, zijn hier mogelijke vragen die u kunt stellen.
- Hoe ga je om met overtuigende klanten?
- Hoe kan technologie worden gebruikt om administratieve taken uit te voeren?
- Tijdens het voorbereiden van een vergaderruimte voor een vergadering komt een klant binnen en tegelijkertijd gaat de telefoon. Hoe prioriteer je deze taken?
- Wanneer de manager hem vraagt een vergadering te plannen, wat zijn dan de vragen die hij moet stellen om deze goed te kunnen plannen, zodat hij bij zijn activiteiten past?
Welke vaardigheden worden getest tijdens een sollicitatiegesprek voor een receptioniste?
- Organisatorische vaardigheden
- Multitasking vaardigheden
- Managementvaardigheden
- Klanten service vaardigheden
- Communicatie vaardigheden.
- Vaardigheid in het kantoorpakket van mevrouw
Conclusie: Gids voor de beschrijving van receptionisten
De taak van een receptioniste is erg belangrijk, daarom moet een receptioniste te allen tijde presentabel blijven.
Een goede receptioniste is voor iedere bezoeker het gezicht van de organisatie en moet daarom de organisatie goed vertegenwoordigen.
Als je andere carrières wilt verkennen, dan is hier een lijst met gerelateerde functiebeschrijvingen
Referenties
- Functieomschrijving programmamanager | Plichten
- Functieomschrijving grafisch ontwerper | Plichten
- Functieomschrijving Office Manager | Plichten
- Functieomschrijving tandartsassistent | Plichten
- Functieomschrijving medewerker klantenservice | Plichten
- Functieomschrijving mondhygiënist | Plichten
- Functieomschrijving barman | Plichten
- Functieomschrijving maatschappelijk werker | Plichten
- Operationeel Manager Functieomschrijving | Plichten
- Functieomschrijving productiemanager | Plichten
