Als u wilt weten welke taken en verantwoordelijkheden u kunt verwachten en wat de financiële voordelen zijn van een virtuele assistent, lees dan deze functiebeschrijving tot het einde.
Net als secretarissen helpen virtuele assistenten hun werkgevers met administratieve taken.
Maar in tegenstelling tot secretaresses die dagelijks naar kantoor moeten, doet een virtuele assistent zijn of haar werk vanuit huis of een andere locatie die zij of de voorkeur geven.
Deze personen gebruiken internetdiensten om met hun werkgevers te communiceren, afspraken te plannen, reisafspraken te maken en e-mails te beantwoorden.
Om dit allemaal te doen, moet een goede virtuele assistent details krijgen en over goede tijdmanagement- en communicatieve vaardigheden beschikken.
Een ideale kandidaat moet een goede multitasker zijn en altijd gemotiveerd blijven.
Dit komt omdat ze vanuit huis werken en de neiging om bepaalde dingen over het hoofd te zien mogelijk is.
Lees verder: Functieomschrijving opleidingsmanager | Plichten
Wat doet een Virtueel Assistent?
Virtuele assistenten werken niet in kantoren en hoeven mogelijk niet in dezelfde staat van het land te werken als hun klanten.
Met andere woorden, een virtuele assistent is zijn of haar baas en werkt niet bepaald voor iemand.
De bedrijven waarvoor ze werken, lijken meer op klanten.
De meeste taken en verantwoordelijkheden die een virtuele assistent vervult, zijn vergelijkbaar met die van een assistent of secretaresse.
De specifieke verantwoordelijkheden van een virtuele assistent variëren van bedrijf tot bedrijf.
Ongeacht het bedrijf, enkele van de algemene taken van een virtuele assistent omvatten het organiseren van e-bestanden, het voorbereiden en bewerken van presentaties, documenten en PowerPoint-presentaties.
Ook plannen ze namens hun werkgever afspraken, regelen ze reizen en beantwoorden ze telefoontjes.
Virtuele assistenten werken doorgaans vanuit huis; daarom moeten ze voorzichtig zijn om oplichting te voorkomen.
Voordat u een document met een klant ondertekent, is het essentieel om uw onderzoek uit te voeren en er zeker van te zijn dat de organisatie legitiem is.
Lees verder: Functieomschrijving laboratoriumtechnicus | Plichten
Lees ook;
- Functieomschrijving accountmanager | Plichten
- Functieomschrijving accountant | Taken en verantwoordelijkheden [Bijgewerkt voor 2023]
- Functieomschrijving Administratief Medewerker | Plichten
- Functieomschrijving beheerder | Plichten
- Functieomschrijving architect | Plichten en verantwoordelijkheden
- Assistent Accountant Functieomschrijving | Plichten
Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden van een virtuele assistent?
U moet over goede netwerkdiensten beschikken om alle taken en verantwoordelijkheden van een virtuele assistent uit te voeren.
Dit is erg relevant omdat ze vanuit huis werken. Daarom worden vrijwel al hun taken online uitgevoerd.
Hier zijn enkele van de typische taken en verantwoordelijkheden van een virtuele assistent die meestal in de functiebeschrijving voorkomen:
1. Potentiële klanten overtuigen om met u samen te werken als hun virtuele assistent
Virtuele assistenten worden opgezadeld met de verantwoordelijkheid om klanten te overtuigen om met hen samen te werken.
Zij doen dit overtuigend en presenteren een goed portfolio en/of aanbeveling.
2. Maak reisafspraken
Zoals ik al zei, vervult een V/A bijna dezelfde taken en verantwoordelijkheden die secretarissen en assistenten vervullen.
Het maken van de nodige reisarrangementen en het boeken van hotelreserveringen behoort ook tot hun taken.
3. Zoek potentiële klanten
De verantwoordelijkheden van de virtuele assistent omvatten ook het zoeken en identificeren van potentiële klanten.
Ze doen dit door zich aan te melden voor freelanceplatforms en een uitstekend virtueel assistent-portfolio te creëren op sociale mediaplatforms zoals LinkedIn.
Lees verder: Functieomschrijving dermatoloog | Plichten
4. Beheer van de socialemediaplatforms van het bedrijf
Sommige klanten geven hun virtuele assistenten ook de leiding over hun socialemediaplatforms.
De V/A maakt originele en aansprekende berichten en reageert ook op berichten.
5. Reageren op telefoontjes
Hoewel ze zich niet op dezelfde locatie bevinden als hun werkgevers, zijn virtuele assistenten ook verantwoordelijk voor het beantwoorden van telefoontjes namens hun werkgevers.
Een goede V/A moet over goede vaardigheden op het gebied van klantenservice beschikken om deze taak uit te voeren.
Andere taken en verantwoordelijkheden van een virtuele assistent zijn de volgende:
- Het plannen van afspraken en vergaderingen voor klanten.
- Marktonderzoek uitvoeren.
- Administratieve vragen afhandelen.
- Opstellen van rapporten en presentaties.
Over het algemeen kan gerust worden gesteld dat virtuele assistenten administratieve taken uitvoeren voor hun klanten.
Welke kwalificaties heb ik nodig om een virtuele assistent te worden?
De minimale kwalificatie om virtueel assistent te worden is een middelbareschooldiploma.
Hoewel sommige virtuele assistenten een associate's of bachelor's degree hebben, wat hen een voorsprong geeft.
Particulieren kunnen een online trainingsprogramma volgen van online docenten zoals Udemy over wat het werk van een virtuele assistent inhoudt.
Sommige bedrijven en online docenten geven ook certificeringen af voor virtuele assistenten die hun tutorials voltooien en slagen voor een online of offline examen.
Ook kennis van VolP, desktop sharing en clouddiensten is vereist.
Net als bij bijna alle banen verwachten werkgevers ook dat potentiële virtuele assistenten enige jaren ervaring hebben met het uitvoeren van administratieve taken.
Vaardigheid in Microsoft Office Suite en online kalenders en planningssoftware is zowel relevant als voordelig.
Al deze vereisten zouden niet verrassend moeten zijn, omdat V/A's vanuit huis werken.
Blijf deze gratis gids over de functiebeschrijving van een virtuele assistent lezen om te weten welke essentiële vaardigheden en financiële voordelen een V/A respectievelijk moet bezitten en ontvangen.
Lees verder: Leraar Functieomschrijving | Plichten
Welke vaardigheden moet een Virtual Assistant hebben?
Deze gids over de functiebeschrijving van een virtuele assistent zal nooit compleet zijn zonder de essentiële vaardigheden op te nemen die hij of zij zou moeten bezitten.
Hoewel het taken- en verantwoordelijkhedengedeelte van elke functiebeschrijving een van de belangrijkste onderdelen is, kan geen enkele virtuele assistent deze taken goed uitvoeren zonder deze vaardigheden.
Als gevolg hiervan zoeken werkgevers naar potentiële virtuele assistenten met sommige of al deze vaardigheden of attributen.
1. Besteed aandacht aan details
Een goede virtuele assistent moet te allen tijde op details kunnen letten.
Zelfs als u niet naar kantoor hoeft, moet u uw taken toch met weinig of geen fouten uitvoeren.
2. Vermogen om te multitasken
Om meer dan één taak tegelijk uit te voeren, moet een goede virtuele assistent over multitasking-vaardigheden beschikken.
Op deze manier kun je in een beperkte tijd zoveel dingen bereiken.
Wanneer multitasken niet mogelijk is, is het belangrijk om prioriteit te geven aan uw taken.
Hoezeer de belangrijkste taken ook de voorkeur moeten krijgen, de minder belangrijke mogen niet worden overgeslagen.
3. Goede managementvaardigheden
Het belang van timemanagement als virtuele assistent kan niet genoeg worden benadrukt.
U bevindt zich misschien niet op dezelfde locatie als uw baas, maar u bent verantwoordelijk om hem of haar te helpen tijd te beheren.
Lees verder: Functieomschrijving inkoopmanager | Plichten
4. Geweldige communicatieve vaardigheden
Een virtuele assistent moet welsprekend zijn in spraak.
Je moet zowel mondeling als schriftelijk effectief kunnen communiceren.
Ook moet een goede virtuele assistent over goede luistervaardigheden beschikken.
Dit is relevant bij het communiceren met hun klanten en het beantwoorden van oproepen.
5. Goede klantenservicevaardigheden
Alle virtuele assistenten die in dit carrièrepad zijn geslaagd of van plan zijn te slagen, moeten over goede vaardigheden op het gebied van klantenservice beschikken.
Een virtuele assistent is verantwoordelijk voor het beantwoorden van oproepen en e-mails.
Slecht spreken namens uw cliënt is een slechte zaak voor hem/haar.
Werkgevers kijken echter uit naar virtuele assistenten die blijk geven van professionaliteit bij het uitvoeren van hun taken.
Waar werken Virtuele Assistenten?
virtuele assistenten werken vanuit huis; zoals ik al zei, zij zijn hun baas; ze werken alleen voor klanten.
Enkele van de potentiële klanten van virtuele assistenten zijn onder meer:
- Overheidswerkers
- Banken
- Transportbureaus
- Logistieke bedrijven
- IT-bedrijven
Meestal zoeken klanten online naar virtuele assistenten of via bureaus die virtuele assistenten bemannen.
Hoeveel verdienen virtuele assistenten?
Het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics verzamelt geen afzonderlijke salarisgegevens voor virtuele assistenten.
Onderstaande cijfers gelden daarom voor secretaresses en administratief medewerkers.
Gemiddeld verdienen virtuele assistenten in de Verenigde Staten tot $ 38,880 per jaar, $ 18.69 per uur.
Hun salaris varieert van $24,690 per jaar tot $64,230 per jaar.
Dat is respectievelijk $ 11.87 per uur en $ 30.88 per uur.
Afhankelijk van uw geografische locatie zijn deze cijfers mogelijk niet hetzelfde voor u.
Enkele factoren die de beloning van een virtuele assistent kunnen bepalen, zijn onder meer:
- Locatie: virtuele assistenten die voor klanten werken op locaties waar de economie slecht is, krijgen mogelijk niet veel betaald.
- Ervaring: Meestal worden meer ervaren virtuele assistenten beter betaald dan hun minder ervaren collega's
- Kwalificatie: Degenen die minder kwalificaties hebben, worden doorgaans minder betaald.
- Werkgever: V/A's die voor welvarende werkgevers werken, krijgen meestal meer betaald.
Lees verder: Functieomschrijving beveiligingsbeambte | Plichten
Werkomgeving en planning voor virtuele assistenten
virtuele assistenten werken meestal vanuit huis; ze kunnen een kantoorruimte huren als ze dat willen.
Zij bepalen hun werktijden en -dagen. Soms moeten ze 's avonds en in het weekend werken.
De virtuele assistent Job Outlook
Helaas zal het aantal vacatures voor secretaresses naar verwachting tussen 5 en 2016 met 2026% dalen, volgens het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics.
Er zijn geen statistieken voor de geschatte vacatures voor virtuele assistenten bij het samenstellen van deze functiebeschrijving.
Conclusie: Gids voor de functieomschrijving van de virtuele assistent
Degenen die geïnteresseerd zijn in administratieve taken en thuis willen werken, zijn altijd goede virtuele assistenten.
Bij het maken van een cv voor een professionele virtuele assistent moeten potentiële virtuele assistenten zich vrij voelen om optimaal gebruik te maken van deze functieomschrijving.
Klanten kunnen het ook gebruiken als een sjabloon om hun versleten unieke functiebeschrijvingen te maken.
In dat opzicht kunnen klanten deze taakomschrijving aanpassen aan hun behoeften.
Lees verder: Hotel Receptie Functieomschrijving | Plichten
Andere taakomschrijving:
Referentienummer:
Onze aanbeveling
